Co zrobić, by spać spokojnie będąc członkiem zarządu spółdzielni socjalnej?

Dzisiaj przyjrzę się kilku sprawom, na które warto zwrócić uwagę, będąc członkiem zarządu. Są to rzeczy, które mogą ułatwić zarządzanie spółdzielnią, ale i zapewnić „spokojny sen” członkom zarządu. Zaczynajmy.

#1 Zadbaj o relacje z członkami spółdzielni

Jedna z najważniejszych spraw – dosyć w sumie oczywista: płynna współpraca z członkami spółdzielni będzie się bezpośrednio przekładała na spokojne zarządzanie spółdzielnią i spokojną głowę członków zarządu.

Warto też tutaj zwrócić uwagę na specyfikę spółdzielni socjalnej założonej przez osoby:

• fizyczne,

W tym przypadku istotne jest to, że członkowie spółdzielni są jednocześnie pracownikami. Zarząd, który organizuje pracę w spółdzielni i rozdziela zadania będzie raz w roku oceniany przez tych członków – pracowników. Z jednej strony zarząd musi więc egzekwować dobre wykonywanie pracy przez pracowników, a z drugiej strony negatywna ocena jego pracy przez członków – pracowników może doprowadzić do odwołania go z funkcji członka zarządu spółdzielni. Sytuacja jest więc dosyć specyficzna.

• prawne,

W przypadku takiej spółdzielni modele współpracy mogą być różne, zależnie od tego kto zakłada spółdzielnię i kto wchodzi do zarządu. Wygląda to jednak inaczej niż w przypadku spółdzielni socjalnej osób fizycznych. Współpraca z założycielami ogranicza się najczęściej do:

• • bieżącej informacji nt. sytuacji spółdzielni,
  • dokładnego przyjrzenia się sytuacji spółdzielni i oceny pracy zarządu raz w roku w ramach walnego sprawozdawczego,
  • ewentualnego wspólnego poszukiwania rozwiązania pojawiających się problemów.

Podsumowując, duże znaczenie ma w tym punkcie fakt, że członkowie spółdzielni wybierają zarząd. Brak umiejętności budowania relacji z członkami, przekonywania do własnej wizji, może więc prowadzić bezpośrednio do odwołania kogoś z zarządu.

#2 Zadbaj o własne bezpieczeństwo

Jest tutaj kilka spraw. Przede wszystkim warto znać zasady odpowiedzialności członków zarządu.

Pisałem o tym kilkukrotnie. Jest to m.in. odpowiedzialność:

• cywilna,
• za zobowiązania,
• karna.

Ważna jest przy tym świadomość działań, jakie należy podjąć w przypadku, gdy mamy kłopoty z płynnością finansową, w szczególności gdy majątek spółdzielni jest mniejszy od zobowiązań. W takim przypadku należy złożyć wniosek o upadłość. Wtedy jest szansa na uniknięcie odpowiedzialności prywatnym majątkiem, zwłaszcza za zobowiązania publiczno-prawne.

#3 Zadbaj o dokumentację wewnętrzną

O tym jaka dokumentacja powinna być w każdej spółdzielni socjalnej pisałem już jakiś czas temu. Odsyłam więc do tego wpisu.

Braki w dokumentacji mogą powodować szereg kłopotów, w tym narażać spółdzielnię na szkodę. Porządki w tym zakresie uważam więc za jeden z ważnych elementów spokojnego snu członka zarządu.

#4 Przestrzegaj przepisów ustawy o spółdzielniach socjalnych oraz prawa spółdzielczego

Mam tu na myśli zwłaszcza:

• przestrzeganie reguł i zasad, z nieprzestrzeganiem których ustawa wiąże obowiązek likwidacji spółdzielni (np. zasady podziału nadwyżki bilansowej, limit członków spółdzielni z grup defaworyzowanych w spn. s. osób fizycznych, minimalna liczba członków spółdzielni),
• zasady podejmowania decyzji przez organy spółdzielni (np. walnego zgromadzenia), które wynikają z prawa spółdzielczego oraz ze statutu spółdzielni – błędy w tym obszarze, zwłaszcza w przypadku konfliktów w spółdzielni, mogą powodować daleko idące skutki (np. przegrane sprawy sądowe).

Jeśli chcesz skorzystać z mojej pomocy w tematach #2, #3 i #4, to zachęcam do skorzystania z przedsprzedaży kursu on-line „Spółdzielnia socjalna bez tajemnic”.

#5 Monitoruj płynność finansową i prowadź budżet spółdzielni

Płynność finansowa podmiotu to jedna z kluczowych rzeczy, za które odpowiada zarząd spółdzielni. To właśnie zaniedbania w tym obszarze prowadzą często do upadłości podmiotu. Co tutaj warto robić? Przede wszystkim dbać o to, by być w stanie na bieżąco regulować swoje zobowiązania. Czasami może to oznaczać konieczność planowania przepływów finansowych (wpływów / wydatków), czasami podjęcia działań windykacyjnych, czy też minimalizacji kosztów.

Narzędziem do zarządzania finansami będzie również budżet. Pozwala on np. na analizę opłacalności poszczególnych produktów / usług, czy też ułatwia szukanie oszczędności w różnych obszarach.
Więcej informacji nt. budżetu znajdziesz tutaj. 

#6 Zadbaj o działania rozwojowe dla pracowników defaworyzowanych

Nie ulega wątpliwości, że pracownicy wywodzący się z grup defaworyzowanych wymagają wsparcia. Są to tzw. działania w zakresie reintegracji społecznej i zawodowej.

Jeśli chcesz by Twój zespół się rozwijał, a poszczególne osoby były w stanie brać na siebie coraz bardziej odpowiedzialne zadania skuteczna reintegracja jest niezbędna. W dalszej perspektywie jest to kolejny puzel przydatny dla spokojnego snu członka zarządu.

#7 Zadbaj o uporządkowanie procesów

Temat jest dosyć rozległy i tak naprawdę pewnie na kilka wpisów na blogu 😊 Chodzi o przyjrzenie się procesom, działaniom, które odbywają się w Twojej spółdzielni, a które są niezbędne, by spółdzielnia mogła świadczyć swoje usługi, sprzedawać produkty, czyli generować wartość dla klientów. Jednocześnie przy tym wszystkim zapewniając utrzymanie się podmiotu na rynku. W dalszych krokach warto przyjrzeć się:

• powiązaniom między poszczególnymi procesami,
• kto odpowiada za dany proces,
• gdzie się konkretne działanie zaczyna, a gdzie kończy,
• ile kosztuje obsługa danego procesu,
• jakie zachodzą powiązania między działami.

Narzędziem, które jest tutaj wykorzystywane jest tzw. mapa procesów.

Korzyści z pracy nad procesami są wielorakie – od optymalizacji kosztów, przez uporządkowanie sposobu działania, po doskonalenie jakości. Wszystko to wydaje mi się bardzo istotne w kontekście spokojnego snu członka zarządu.

Jeśli wątek zarządzania procesami wydaje Ci się ciekawy, daj znać np. poprzez komentarz poniżej, a przygotuję rozszerzenie tego tematu.

To tyle nt. spokojnej głowy członka zarządu spółdzielni socjalnej. Czy coś dodałbyś / dodałabyś do tej listy? Zachęcam do komentowania wpisu.