Wykaz dokumentów, które muszą być w każdej spółdzielni socjalnej

zarządzanie spółdzielnią socjalną

W tym wpisie przedstawiam listę dokumentów, które muszą być w każdej spółdzielni socjalnej, bez względu na jej obroty, liczbę pracowników czy rodzaj prowadzonej działalności. Wielu nie tylko początkujących spółdzielców jest przerażonych liczbą dokumentów, które trzeba stworzyć i prowadzić. Mam więc nadzieję, że ten wpis będzie pomocny i ułatwi zebranie wszystkich potrzebnych na ten temat informacji.

Zastrzeżenie

Podkreślę jeszcze raz, że koncentruję się na dokumentach, które muszą być w każdej spółdzielni, nie uwzględniam więc np.:

  • dokumentacji HACCP w gastronomii,
  • regulaminów wewnętrznych (np. zarządu czy rady nadzorczej), których wprowadzenie będzie uzależnione od postanowień statut spółdzielni,
  • rozliczeń VAT, bo nie każda spółdzielnia jest płatnikiem tego podatku.

Bez tego zastrzeżenia w zasadzie ciężko byłoby zamknąć ten wpis w jakiś rozsądnych rozmiarach 😊 Całość dokumentacji podzieliłem na kilka grup, które nieco ułatwiają przedstawienie sprawy.

Dokumenty podstawowe, w tym rejestrowe

Będą to:

  • postanowienie sądu o zarejestrowaniu spółdzielni i ewentualnych zmianach wpisu,
  • tekst jednolity statut ze wszystkimi wprowadzonymi zmianami.

Dokumentacja związana z pracą organów spółdzielni socjalnej

Powyższy punkt należy rozważyć odrębnie dla każdego z organów spółdzielni:

  • walne zgromadzenie:
    • potwierdzenie, że członkowie spółdzielni (+ co najmniej Krajowa Rada Spółdzielcza) otrzymali zawiadomienie o walnym zgromadzeniu w sposób i w terminach wynikających ze statutu (np. potwierdzenie odbioru zawiadomienia),
    • protokół, lista obecności i uchwały, które zostały podjęte na danym walnym zgromadzeniu,
  • rada nadzorcza:
    • protokół i lista obecności,
    • ew. uchwały podjęte na konkretnym posiedzeniu (dla celów dowodowych),
  • zarząd:
    • protokół i lista obecności,
    • ew. uchwały podjęte na konkretnym posiedzeniu (dla celów dowodowych)

Dokumentacja związana z zatrudnianiem pracowników

W tej grupie dokumentów znajdą się:

  • ocena ryzyka na poszczególnych stanowiskach pracy,
  • teczki osobowe (więcej info o zawartości teczek osobowych znajdziesz tutaj),
  • potwierdzenie przeszkolenia osób kierujących pracownikami w zakresie BHP,
  • dokumentacja dotyczącą podejrzeń o choroby zawodowe, chorób zawodowych, wypadków przy pracy i wypadków w drodze do / z pracy, a także świadczeń związanych z chorobami i wypadkami,
  • lista obecności, karta ewidencji czasu pracy, imienna karta (lista) wypłacanego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą,
  • dokumenty ZUS:
    • zgłoszeniowe np. potwierdzenie zgłoszenia zatrudnienia pracownika,
    • rozliczeniowe – potwierdzające wysokość odprowadzonych składek,
    • płatnicze – uwierzytelniają wszystkie uiszczone składki na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne, Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych.

Dokumentacja związana ze zgłaszaniem zmian w Krajowym Rejestrze Sądowym

Pamiętaj, że po wpisaniu spółdzielni w Krajowym Rejestrze Sądowym wszelkie zmiany danych objętych wpisem należy zgłosić do sądu. Typowe przykłady to:

  • zmiana w statucie,
  • zmiana w zarządzie,
  • zmiana w radzie nadzorczej,
  • zmiana adresu siedziby.

Dodatkowo corocznie składamy w KRS zatwierdzone sprawozdanie finansowe wraz z odpowiednimi dokumentami.

Dokumentacja związana ze sprawami finansowymi i księgowymi

W tej grupie dokumentów w pierwszej kolejności będzie polityka rachunkowości wprowadzona odpowiednią uchwałą zarządu. Do tego będzie to:

  • dokumentacja przychodów i kosztów np. faktury VAT,
  • dokumentacja związana z rozliczeniami z podatku dochodowego od osób prawnych CIT (w tym corocznie składana w urzędzie skarbowym deklaracja CIT-8),
  • sprawozdania finansowe za zamknięte lata obrotowe.

Dokumentacja związana ze sprawami członkowskimi

Będą to przede wszystkim:

  • rejestr członków (zestawienie członków prowadzone w sposób ciągły, czyli obejmujący wszystkie osoby, które są i były członkami spółdzielni),
  • deklaracje członkowskie poszczególnych osób tworzących spółdzielnię.

Poza tym będzie to ewentualna dokumentacja związana z ustaniem członkowska (np. uchwała właściwego organu w sprawie wykluczenia, czy też wypowiedzenie członkostwa przez daną osobę).

 

[Aktualizacja: 17.08.2019]

Dokumentacja związana z RODO

Będzie to przede wszystkim:

  • analiza ryzyka przetwarzania danych osobowych,
  • rejestr czynności przetwarzania.

Jeśli temat RODO Cię ciekawi, daj znać, a poświęcę mu jeden z kolejnych wpisów na blogu.

Dokumentacja związana z konsultacjami z pracownikami w niektórych spółdzielniach

Konsultacje z pracownikami dot. m.in. spółdzielni socjalnej składającej się z osób prawnych. Wśród dokumentów należy wymienić:

  • regulamin konsultacji zatwierdzony przez walne zgromadzenie spółdzielni,
  • protokoły z konsultacji z pracownikami,
  • listy obecności z przeprowadzonych konsultacji.

Inne

Spółdzielnia socjalna jako przedsiębiorca jest zobowiązana prowadzić i przechowywać w swojej siedzibie książkę kontroli, upoważnienia i protokoły kontroli (art. 81 ust. 1 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej). Wzór książki kontroli znajdziesz np. pod tym linkiem.

Możesz też skorzystać z moich gotowych wzorów i przykładów dokumentów

Przypominam, że jest jeszcze dostępny mój pakiet „Prawo w spółdzielni socjalnej. Niezbędnik praktyka”, na który składają się m.in. wzory i przykłady dokumentów typowych dla spółdzielni socjalnej (m.in. związanych z pracą organów spółdzielni czy zgłaszania zmian w Krajowym Rejestrze Sądowym). Nie znajdziesz tam oczywiście wszystkich dokumentów wymienionych w tym wpisie, ale znajdziesz dokumenty i rozwiązania, które są najmniej dostępne, bo dotyczą tylko spółdzielni, zwłaszcza socjalnych.

W poniższym nagraniu przedstawiam płytę, która dołączona jest do Niezbędnika praktyka.

Więcej informacji o Niezbędniku praktyka.

To tyle nt. dokumentów, które muszą znaleźć się w każdej spółdzielni socjalnej. Jeśli uważasz, że czegoś tu brakuje, daj mi znać, np. komentując poniżej, a uzupełnię powyższą listę. Zachęcam także do popularyzacji tego wpisu, np. w mediach społecznościowych.

  1. Karol Bankowy mówi:

    Powinniśmy zacząć bardziej się interesować życiem swojej spółdzielni mieszkaniowej, chodzić na zebrania i brać udział w głosowaniach. Szkoda, że często o tym zapominamy. Sam wpis bardzo przydatny, gratuluję.

  2. ecka24 mówi:

    Dzień dobry,

    Czy spółdzielnia socjalna, która powstała w ramach OWES-u i podlega monitoringowi funkcjonowania (PS musi spełniać określone warunki w okresie trwałości projektu) może uchwałą zarządu wprowadzić zapis dotyczący limitu wynagrodzeń. Nie jest to materia, która musi być uregulowana statutem, jednak niezbędny jest dokument, który to będzie potwierdzał. Stąd moje pytanie do Pana, czy tego typu wymóg może być podjęty w ramach uchwały zarządu?

    • Waldemar Żbik mówi:

      Dzień dobry,

      Tak, zarząd może podjąć tego rodzaju uchwałę, ale właściwszym wydaje mi się, by była to uchwała walnego zgromadzenia (ew. rady nadzorczej, jeśli takową powołano), bo to właśnie walne wybiera pełnomocników, którzy podpisują umowę z członkami zarządu i jednocześnie walne określa główne punkty tej umowy.

      pozdrowienia,
      Waldek Żbik

  3. ecka24 mówi:

    Dzień dobry,

    Zarząd spółdzielni socjalnej jest jednoosobowy, czy w takim wypadku na posiedzeniu zarządu będzie tylko jedna osoba i ona będzie podejmowała (w tym podpisywała) uchwałę zarządu w ramach swoich kompetencji?

    • Waldemar Żbik mówi:

      Dzień dobry,

      Z reguły w przypadku zarządu jednoosobowego nie ma posiedzeń zarządu (bo trudno organizować spotkania z samym sobą), co nie znaczy, że np. nie może być protokołu zawierającego decyzji podjętych przez zarząd. Poza tych w takiej sytuacji z reguły zamiast uchwał zarząd wydaje zarządzenia.

      pozdrawiam,
      Waldek Żbik

  4. Iwona mówi:

    Witam ponownie 🙂
    Mam pytanie odnośnie uchwał. Wiemy, że np. polityka rachunkowości musi być oparta uchwałą ale zastanawia mnie szereg innych decyzji jakie będziemy podejmować w zakresie działalności spółdzielni. Proszę powiedzieć czy np. wybór ośrodka medycyny pracy, zakup sprzętu z dotacji z OWES czy wybór banku, w którym założymy konto też musimy podejmować na walnym zgromadzeniu i do tego stworzyć stosowną uchwałę? Wiem, że moje pytanie może wydać się śmieszne ale proszę o podpowiedź 🙂

    • Waldemar Żbik mówi:

      Dzień dobry Pani Iwono,

      Przede wszystkim w podanych przez Panią przykładach można rozważać, czy jest tutaj potrzebna uchwała, ale nie walnego zgromadzenia, tylko zarządu. Nie są to bowiem sprawy zastrzeżone do kompetencji walnego zgromadzenia.

      Jeśli natomiast chodzi o decyzje zarządu, to generalnie organ kolegialny podejmuje decyzje w formie uchwał, ale w drobnych sprawach (np. kupno papieru do drukarki) decyzje podejmują w trybie bieżącego zarządzania członkowie zarządu. O tym, kiedy będą potrzebne uchwały, a kiedy nie może też decydować regulamin zarządu (warto rozważyć jego wprowadzenie). Moim zdaniem podane sprawy powinny być przedmiotem wspólnej refleksji członków zarządu, a to oznacza, że warto to zrobić na posiedzeniu zarządu (wystarczy wpisać treść decyzji w protokole, nie trzeba robić uchwały).

      pozdrawiam serdecznie,
      Waldek Żbik

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *