Wykaz dokumentów, które muszą być w każdej spółdzielni socjalnej

W tym wpisie przedstawiam listę dokumentów, które muszą być w każdej spółdzielni socjalnej, bez względu na jej obroty, liczbę pracowników czy rodzaj prowadzonej działalności. Wielu nie tylko początkujących spółdzielców jest przerażonych liczbą dokumentów, które trzeba stworzyć i prowadzić. Mam więc nadzieję, że ten wpis będzie pomocny i ułatwi zebranie wszystkich potrzebnych na ten temat informacji.

Zastrzeżenie

Podkreślę jeszcze raz, że koncentruję się na dokumentach, które muszą być w każdej spółdzielni, nie uwzględniam więc np.:

  • dokumentacji HACCP w gastronomii,
  • regulaminów wewnętrznych (np. zarządu czy rady nadzorczej), których wprowadzenie będzie uzależnione od postanowień statut spółdzielni,
  • rozliczeń VAT, bo nie każda spółdzielnia jest płatnikiem tego podatku.

Bez tego zastrzeżenia w zasadzie ciężko byłoby zamknąć ten wpis w jakiś rozsądnych rozmiarach 😊 Całość dokumentacji podzieliłem na kilka grup, które nieco ułatwiają przedstawienie sprawy.

Dokumenty podstawowe, w tym rejestrowe

Będą to:

  • postanowienie sądu o zarejestrowaniu spółdzielni i ewentualnych zmianach wpisu,
  • tekst jednolity statut ze wszystkimi wprowadzonymi zmianami.

Dokumentacja związana z pracą organów spółdzielni socjalnej

Powyższy punkt należy rozważyć odrębnie dla każdego z organów spółdzielni:

  • walne zgromadzenie:
    • potwierdzenie, że członkowie spółdzielni (+ co najmniej Krajowa Rada Spółdzielcza) otrzymali zawiadomienie o walnym zgromadzeniu w sposób i w terminach wynikających ze statutu (np. potwierdzenie odbioru zawiadomienia),
    • protokół, lista obecności i uchwały, które zostały podjęte na danym walnym zgromadzeniu,
  • rada nadzorcza:
    • protokół i lista obecności,
    • ew. uchwały podjęte na konkretnym posiedzeniu (dla celów dowodowych),
  • zarząd:
    • protokół i lista obecności,
    • ew. uchwały podjęte na konkretnym posiedzeniu (dla celów dowodowych)

Dokumentacja związana z zatrudnianiem pracowników

W tej grupie dokumentów znajdą się:

  • ocena ryzyka na poszczególnych stanowiskach pracy,
  • teczki osobowe (więcej info o zawartości teczek osobowych znajdziesz tutaj), 
  • potwierdzenie przeszkolenia osób kierujących pracownikami w zakresie BHP,
  • dokumentacja dotyczącą podejrzeń o choroby zawodowe, chorób zawodowych, wypadków przy pracy i wypadków w drodze do / z pracy, a także świadczeń związanych z chorobami i wypadkami,
  • lista obecności, karta ewidencji czasu pracy, imienna karta (lista) wypłacanego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą,
  • dokumenty ZUS:
    • zgłoszeniowe np. potwierdzenie zgłoszenia zatrudnienia pracownika,
    • rozliczeniowe – potwierdzające wysokość odprowadzonych składek,
    • płatnicze – uwierzytelniają wszystkie uiszczone składki na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne, Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych.

Dokumentacja związana ze zgłaszaniem zmian w Krajowym Rejestrze Sądowym

Pamiętaj, że po wpisaniu spółdzielni w Krajowym Rejestrze Sądowym wszelkie zmiany danych objętych wpisem należy zgłosić do sądu. Typowe przykłady to:

  • zmiana w statucie,
  • zmiana w zarządzie,
  • zmiana w radzie nadzorczej,
  • zmiana adresu siedziby.

Dodatkowo corocznie składamy w KRS zatwierdzone sprawozdanie finansowe wraz z odpowiednimi dokumentami.

Dokumentacja związana ze sprawami finansowymi i księgowymi

W tej grupie dokumentów w pierwszej kolejności będzie polityka rachunkowości wprowadzona odpowiednią uchwałą zarządu. Do tego będzie to:

  • dokumentacja przychodów i kosztów np. faktury VAT,
  • dokumentacja związana z rozliczeniami z podatku dochodowego od osób prawnych CIT (w tym corocznie składana w urzędzie skarbowym deklaracja CIT-8),
  • sprawozdania finansowe za zamknięte lata obrotowe.

Dokumentacja związana ze sprawami członkowskimi

Będą to przede wszystkim:

  • rejestr członków (zestawienie członków prowadzone w sposób ciągły, czyli obejmujący wszystkie osoby, które są i były członkami spółdzielni),
  • deklaracje członkowskie poszczególnych osób tworzących spółdzielnię.

Poza tym będzie to ewentualna dokumentacja związana z ustaniem członkowska (np. uchwała właściwego organu w sprawie wykluczenia, czy też wypowiedzenie członkostwa przez daną osobę).

Inne

Spółdzielnia socjalna jako przedsiębiorca jest zobowiązana prowadzić i przechowywać w swojej siedzibie książkę kontroli, upoważnienia i protokoły kontroli (art. 81 ust. 1 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej). Wzór książki kontroli znajdziesz np. pod tym linkiem.

Innym dokumentem, który musi być w każdej spółdzielni jest polityka bezpieczeństwa danych osobowych. Spółdzielnia jako osoba prawna przetwarzająca dane osobowe w związku z działalnością zarobkową, zawodową lub dla realizacji celów statutowych, mająca siedzibę albo miejsce zamieszkania na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej stosuje ustawę o ochronie danych osobowych. Jednym z podstawowych obowiązków jest wprowadzenie polityki bezpieczeństwa. Więcej informacji na ten temat pod tym linkiem.

Możesz też skorzystać z moich gotowych wzorów i przykładów dokumentów

Przypominam, że jest jeszcze dostępny mój pakiet „Prawo w spółdzielni socjalnej. Niezbędnik praktyka”, na który składają się m.in. wzory i przykłady dokumentów typowych dla spółdzielni socjalnej (m.in. związanych z pracą organów spółdzielni czy zgłaszania zmian w Krajowym Rejestrze Sądowym). Nie znajdziesz tam oczywiście wszystkich dokumentów wymienionych w tym wpisie, ale znajdziesz dokumenty i rozwiązania, które są najmniej dostępne, bo dotyczą tylko spółdzielni, zwłaszcza socjalnych.

W poniższym nagraniu przedstawiam płytę, która dołączona jest do Niezbędnika praktyka.

Więcej informacji o Niezbędniku praktyka.

To tyle nt. dokumentów, które muszą znaleźć się w każdej spółdzielni socjalnej. Jeśli uważasz, że czegoś tu brakuje, daj mi znać, np. komentując poniżej, a uzupełnię powyższą listę. Zachęcam także do popularyzacji tego wpisu, np. w mediach społecznościowych.

Etykiety:

Jeden komentarz do “Wykaz dokumentów, które muszą być w każdej spółdzielni socjalnej”

  1. Karol Bankowy 21 sierpnia 2017 na 12:00 #

    Powinniśmy zacząć bardziej się interesować życiem swojej spółdzielni mieszkaniowej, chodzić na zebrania i brać udział w głosowaniach. Szkoda, że często o tym zapominamy. Sam wpis bardzo przydatny, gratuluję.

Dodaj komentarz

Zabezpieczenie antyspamowe *

Zapisz się do naszego newslettera! Akceptuję 7 zasad prywatności