Wykaz dokumentów, które muszą być w każdej spółdzielni socjalnej

W tym wpisie przedstawiam listę dokumentów, które muszą być w każdej spółdzielni socjalnej, bez względu na jej obroty, liczbę pracowników czy rodzaj prowadzonej działalności. Wielu nie tylko początkujących spółdzielców jest przerażonych liczbą dokumentów, które trzeba stworzyć i prowadzić. Mam więc nadzieję, że ten wpis będzie pomocny i ułatwi zebranie wszystkich potrzebnych na ten temat informacji.

Zastrzeżenie

Podkreślę jeszcze raz, że koncentruję się na dokumentach, które muszą być w każdej spółdzielni, nie uwzględniam więc np.:

• dokumentacji HACCP w gastronomii,
• regulaminów wewnętrznych (np. zarządu czy rady nadzorczej), których wprowadzenie będzie uzależnione od postanowień statut spółdzielni,
• rozliczeń VAT, bo nie każda spółdzielnia jest płatnikiem tego podatku.

Bez tego zastrzeżenia w zasadzie ciężko byłoby zamknąć ten wpis w jakiś rozsądnych rozmiarach ? Całość dokumentacji podzieliłem na kilka grup, które nieco ułatwiają przedstawienie sprawy.

Dokumenty podstawowe, w tym rejestrowe

Będą to:

• postanowienie sądu o zarejestrowaniu spółdzielni i ewentualnych zmianach wpisu,
• tekst jednolity statut ze wszystkimi wprowadzonymi zmianami.

Dokumentacja związana z pracą organów spółdzielni socjalnej

Powyższy punkt należy rozważyć odrębnie dla każdego z organów spółdzielni:

• walne zgromadzenie:
  • potwierdzenie, że członkowie spółdzielni (+ co najmniej Krajowa Rada Spółdzielcza) otrzymali zawiadomienie o walnym zgromadzeniu w sposób i w terminach wynikających ze statutu (np. potwierdzenie odbioru zawiadomienia),
  • protokół, lista obecności i uchwały, które zostały podjęte na danym walnym zgromadzeniu,
• rada nadzorcza:
  • protokół i lista obecności,
  • ew. uchwały podjęte na konkretnym posiedzeniu (dla celów dowodowych),
• zarząd:
  • protokół i lista obecności,
  • ew. uchwały podjęte na konkretnym posiedzeniu (dla celów dowodowych)

Dokumentacja związana z zatrudnianiem pracowników

W tej grupie dokumentów znajdą się:

• ocena ryzyka na poszczególnych stanowiskach pracy,
• teczki osobowe (więcej info o zawartości teczek osobowych znajdziesz tutaj),
• potwierdzenie przeszkolenia osób kierujących pracownikami w zakresie BHP,
• dokumentacja dotyczącą podejrzeń o choroby zawodowe, chorób zawodowych, wypadków przy pracy i wypadków w drodze do / z pracy, a także świadczeń związanych z chorobami i wypadkami,
• lista obecności, karta ewidencji czasu pracy, imienna karta (lista) wypłacanego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą,
• dokumenty ZUS:
  • zgłoszeniowe np. potwierdzenie zgłoszenia zatrudnienia pracownika,
  • rozliczeniowe – potwierdzające wysokość odprowadzonych składek,
  • płatnicze – uwierzytelniają wszystkie uiszczone składki na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne, Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych.

Dokumentacja związana ze zgłaszaniem zmian w Krajowym Rejestrze Sądowym

Pamiętaj, że po wpisaniu spółdzielni w Krajowym Rejestrze Sądowym wszelkie zmiany danych objętych wpisem należy zgłosić do sądu. Typowe przykłady to:

• zmiana w statucie,
• zmiana w zarządzie,
• zmiana w radzie nadzorczej,
• zmiana adresu siedziby.

Dodatkowo corocznie składamy w KRS zatwierdzone sprawozdanie finansowe wraz z odpowiednimi dokumentami.

Dokumentacja związana ze sprawami finansowymi i księgowymi

W tej grupie dokumentów w pierwszej kolejności będzie polityka rachunkowości wprowadzona odpowiednią uchwałą zarządu. Do tego będzie to:

• dokumentacja przychodów i kosztów np. faktury VAT,
• dokumentacja związana z rozliczeniami z podatku dochodowego od osób prawnych CIT (w tym corocznie składana w urzędzie skarbowym deklaracja CIT-8),
• sprawozdania finansowe za zamknięte lata obrotowe.

Dokumentacja związana ze sprawami członkowskimi

Będą to przede wszystkim:

• rejestr członków (zestawienie członków prowadzone w sposób ciągły, czyli obejmujący wszystkie osoby, które są i były członkami spółdzielni),
• deklaracje członkowskie poszczególnych osób tworzących spółdzielnię.

Poza tym będzie to ewentualna dokumentacja związana z ustaniem członkowska (np. uchwała właściwego organu w sprawie wykluczenia, czy też wypowiedzenie członkostwa przez daną osobę).

[Aktualizacja: 17.08.2019]

Dokumentacja związana z RODO

Będzie to przede wszystkim:

• analiza ryzyka przetwarzania danych osobowych,
• rejestr czynności przetwarzania.

Jeśli temat RODO Cię ciekawi, daj znać, a poświęcę mu jeden z kolejnych wpisów na blogu.

Dokumentacja związana z konsultacjami z pracownikami w niektórych spółdzielniach

Konsultacje z pracownikami dot. m.in. spółdzielni socjalnej składającej się z osób prawnych. Wśród dokumentów należy wymienić:

• regulamin konsultacji zatwierdzony przez walne zgromadzenie spółdzielni,
• protokoły z konsultacji z pracownikami,
• listy obecności z przeprowadzonych konsultacji.

Inne

Spółdzielnia socjalna jako przedsiębiorca jest zobowiązana prowadzić i przechowywać w swojej siedzibie książkę kontroli, upoważnienia i protokoły kontroli (art. 81 ust. 1 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej). Wzór książki kontroli znajdziesz np. pod tym linkiem.

Możesz też skorzystać z moich gotowych wzorów i przykładów dokumentów

Przypominam, że jest jeszcze dostępny mój pakiet „Prawo w spółdzielni socjalnej. Niezbędnik praktyka”, na który składają się m.in. wzory i przykłady dokumentów typowych dla spółdzielni socjalnej (m.in. związanych z pracą organów spółdzielni czy zgłaszania zmian w Krajowym Rejestrze Sądowym). Nie znajdziesz tam oczywiście wszystkich dokumentów wymienionych w tym wpisie, ale znajdziesz dokumenty i rozwiązania, które są najmniej dostępne, bo dotyczą tylko spółdzielni, zwłaszcza socjalnych.

W poniższym nagraniu przedstawiam płytę, która dołączona jest do Niezbędnika praktyka.

Więcej informacji o Niezbędniku praktyka.

To tyle nt. dokumentów, które muszą znaleźć się w każdej spółdzielni socjalnej. Jeśli uważasz, że czegoś tu brakuje, daj mi znać, np. komentując poniżej, a uzupełnię powyższą listę. Zachęcam także do popularyzacji tego wpisu, np. w mediach społecznościowych.