W ciągu ostatnich kilku miesięcy lustrowałem 3 spółdzielnie socjalne, a dodatkowo wiem, jakie błędy i problemy zauważono w ramach 3 kolejnych lustracji. Pomyślałem, że to już spora porcja wiedzy i warto zwrócić uwagę na błędy i nieprawidłowości, które często wychodzą w trakcie lustracji. Wszystkie błędy zostały przeze mnie podzielone na 7 obszarów.
Obszar #1 Statut
O kwestii niezgodności z przepisami prawa występującymi w statutach już kiedyś pisałem. Do tamtej listy dodałbym jeszcze:
- brak zmian po nowelizacji ustawy o spółdzielniach socjalnych (zmiany w ustawie o spółdzielniach socjalnych weszły w życie pod koniec marca zeszłego roku, spółdzielnie powinny dostosować swoje statuty do 30 września 2018, jednak duża część spółdzielni nie wyrobiła się w tym czasie),
- inne ważniejsze niezgodności z przepisami prawa:
- odpowiedzialność członków zarządu (np. ograniczenie jej do trzykrotności przeciętnej pensji, podczas gdy zasady tej odpowiedzialności określone są w prawie spółdzielczym i nie ma tutaj ograniczeń kwotowych),
- ograniczenie możliwości przyjmowania nowych członków tylko do osób fizycznych lub tylko do osób prawnych,
- zapis dot. reprezentacji dający prawo składania oświadczeń woli przez prezesa samodzielnie w przypadku zarządu wieloosobowego.
Obszar #2 Funkcjonowanie zarządu
Jeśli chodzi o podejmowanie decyzji przez zarząd, czy też szerzej funkcjonowanie zarządu, to często występują następujące braki / niezgodności:
- brak podpisów wszystkich obecnych członków zarządu na jego uchwałach,
- brak dokumentacji z pracy zarządu poza sprawozdaniem z działalności lub częstotliwość spotkań nie odpowiada wymaganiom statutu (np. statut stanowi, że zarząd odbywa posiedzenia raz na kwartał, a nie ma dokumentacji, która by to potwierdzała),
- wspólne absolutorium dla członków zarządu (przypominam, że na walnym sprawozdawczym głosuje się na absolutorium oddzielnie dla poszczególnych członków zarządu),
- brak sprawozdania z działalności,
- brak zatrudnienia członków zarządu (po nowelizacji ustawy o spółdzielniach socjalnych należy przyjąć, że członkowie zarządu spółdzielni socjalnej powinni być w niej zatrudnieni),
- umowa z członkiem zarządu zawarta niezgodnie z prawem spółdzielczym (pisałem już o tym kiedyś, więc zajrzyj tutaj),
- zgłaszanie zmian w Krajowym Rejestrze Sądowym (np. nowe osoby w radzie nadzorczej) z naruszeniem 7 dniowego terminu.
Obszar #3 Podejmowanie decyzji przez walne zgromadzenie
Często występujące braki / nieprawidłowości w tym obszarze:
- brak powiadomienia o walnym zgromadzeniu wszystkich członków, a zwłaszcza Krajowej Rady Spółdzielczej (o tym ostatnim spółdzielnie zapominają najczęściej),
- powiadomienie o walnym w sposób niezgodny ze statutem, np. powiadomienie osobiste za potwierdzeniem odbioru, mimo iż w statucie jest zapis o liście poleconym (zawiadomienie ma nastąpić w sposób określony w statucie, więc opisany sposób jest nieprawidłowością),
- brak podpisów sekretarza walnego zgromadzenia na uchwałach,
- brak umocowania osób występujących w imieniu członków (osób prawnych) – jeśli osobę prawną reprezentuje zarząd zgodnie z ogólnymi zasadami reprezentacji, to wszystko gra, ale każda inna osoba musi już mieć pełnomocnictwo,
- podejmowanie uchwał w sprawach wykraczających poza porządek obrad podany do wiadomości członkom spółdzielni,
- braki w dokumentacji, np. brak listy obecności, czy protokołu z walnego zgromadzenia (czasami zdarza się też, że brakuje jakichkolwiek dokumentów, bo np. wszystkie zostały wysłane do sądu).
Obszar #4 Finanse
W tym obszarze można często spotkać następujące błędy:
- stosowanie nieprawidłowych wzorów sprawozdań finansowych:
- dla jednostki małej bez uchwały organu zatwierdzającego,
- dla organizacji pozarządowej (według załącznika nr 6 do ustawy o rachunkowości),
- brak prawidłowych opisów na dokumentach księgowych, np. fakturach zakupowych (adnotacji o sprawdzeniu dokumentu pod względem formalnym, rachunkowym i merytorycznym wraz z podpisem osób upoważnionych).
| Jeśli chcesz uniknąć błędów i nieprawidłowości, polecam Twojej uwadze literaturę specjalistyczną dot. spółdzielczości socjalnej, a w szczególności pakiet „Prawo w spółdzielni socjalnej. Niezbędnik praktyka„, który zawiera wzory i przykłady różnych dokumentów niezębnych w prowadzeniu spółdzielni socjalnej. |
Obszar #5 Podział nadwyżki
Dosyć często występują też błędy w podziale nadwyżki, wydzieliłem więc to ze spraw finansowych do oddzielnego obszaru. Najczęściej są to:
- brak podziału nadwyżki zgodnie z ustawą o spółdzielniach socjalnych – całość przeznaczona na pokrycie straty (strata może być pokryta np. z funduszu zasobowego, natomiast nie ma możliwości przeznaczenia całości nadwyżki na ten cel, bo ustawa o spółdzielniach socjalnych dokładnie określa zasady podziału nadwyżki),
- brak uchwały o podziale nadwyżki bilansowej – zapis, że nadwyżka zostaje przeznaczona na cele statutowe.
Obszar #6 Kwestie członkowskie
Przykładowo:
- pozbawienie członkostwa na podstawie notatki służbowej bez uchwały o wykluczeniu / wykreśleniu,
- brak rejestru członków / brak prawidłowo prowadzonego rejestru członków (jest to zestawienie członków prowadzone w sposób ciągły, czyli obejmujący wszystkie osoby, które są i były członkami spółdzielni),
- brak podpisu drugiego członka zarządu na deklaracjach członkowskich (art. 17 §2 prawa spółdzielczego: Przyjęcie powinno być stwierdzone na deklaracji podpisem dwóch członków zarządu lub osób do tego przez zarząd upoważnionych z podaniem daty uchwały o przyjęciu. Obowiązuje to również przy zmianie danych dotyczących zadeklarowanych udziałów lub wkładów.),
- niespójność między deklaracjami a uchwałami o przyjęciu w poczet członków.
Obszar #7 Inne
W tym obszarze ująłem pozostałe sprawy:
- brak wpłat składek na Krajową Radę Spółdzielczą,
- brak wskazania osoby odpowiedzialnej za gotówkę w kasie i odpowiednich oświadczeń tej osoby (oświadczenia o przyjęciu odpowiedzialności za powierzone walory pieniężne oraz oświadczenia kasjera, o którym mowa w §6 ust 3 i 4 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących według załącznika nr 1 do ww. Rozporządzenia),
- brak regulaminów wewnętrznych mimo, że statut wymaga ich wprowadzenia,
- błędy w nazewnictwie – uchwały o zatwierdzeniu działalności zarządu spółki a nie spółdzielni,
- brak oceny ryzyka na poszczególnych stanowiskach pracy wymaganej zgodnie z kodeksem pracy (dla dociekliwych: art. 226 kodeksu pracy),
- brak zasad przydzielania pracownikom środków ochrony indywidualnej oraz dostarczania odzieży i obuwia roboczego, brak tabeli norm przydziału środków ochrony indywidualnej i dokumentacji związanej (dokumentacja wymagana §2378 oraz §2377 kodeksu pracy).
To tyle nt. błędów i nieprawidłowości, które ostatnio wykryliśmy podczas lustracji w spółdzielniach socjalnych. Na koniec dziękuję Ewie Roman, która podzieliła się swoimi spostrzeżeniami z przeprowadzonych lustracji i jej lista nieprawidłowości była pierwowzorem tego wpisu. W razie pytań lub niejasności, daj znać komentując poniżej.
Dzień Dobry.
Zarząd ma się spotykać raz na trzy miesiące wg statutu, Zarząd Spółdzielni Socjalnej jest jednoosobowy.
Czy oznacza to wprost, że mam się spotykać sam ze sobą ?
Czy mogę zwoływać zebrania członków spółdzielni z zarządem jednoosobowym wypełniając w ten sposób statut ?
Z góry dziękuję za odpowiedź
Dzień dobry Panie Marku,
Najprostszym rozwiązaniem jest dokumentowanie w formie krótkiego protokołu jakiejś decyzji raz na trzy miesiące. Protokół potwierdza, że odbyło się posiedzenie zarządu.
Zebranie członków i prezesa to nie posiedzenie zarządu.
pozdrawiam serdecznie,
Waldek Żbik