29 błędów i nieprawidłowości stwierdzonych podczas lustracji w spółdzielniach socjalnych

prawo w spółdzielni socjalnej
W ciągu ostatnich kilku miesięcy lustrowałem 3 spółdzielnie socjalne, a dodatkowo wiem, jakie błędy i problemy zauważono w ramach 3 kolejnych lustracji. Pomyślałem, że to już spora porcja wiedzy i warto zwrócić uwagę na błędy i nieprawidłowości, które często wychodzą w trakcie lustracji. Wszystkie błędy zostały przeze mnie podzielone na 7 obszarów. 
 

Obszar #1 Statut

O kwestii niezgodności z przepisami prawa występującymi w statutach już kiedyś pisałem.  Do tamtej listy dodałbym jeszcze:
  • brak zmian po nowelizacji ustawy o spółdzielniach socjalnych (zmiany w ustawie o spółdzielniach socjalnych weszły w życie pod koniec marca zeszłego roku, spółdzielnie powinny dostosować swoje statuty do 30 września 2018, jednak duża część spółdzielni nie wyrobiła się w tym czasie), 
  • inne ważniejsze niezgodności z przepisami prawa:
    • odpowiedzialność członków zarządu (np. ograniczenie jej do trzykrotności przeciętnej pensji, podczas gdy zasady tej odpowiedzialności określone są w prawie spółdzielczym i nie ma tutaj ograniczeń kwotowych), 
    • ograniczenie możliwości przyjmowania nowych członków tylko do osób fizycznych lub tylko do osób prawnych, 
    • zapis dot. reprezentacji dający prawo składania oświadczeń woli przez prezesa samodzielnie w przypadku zarządu wieloosobowego.

Obszar #2 Funkcjonowanie zarządu

Jeśli chodzi o podejmowanie decyzji przez zarząd, czy też szerzej funkcjonowanie zarządu, to często występują następujące braki / niezgodności:

Obszar #3 Podejmowanie decyzji przez walne zgromadzenie

Często występujące braki / nieprawidłowości w tym obszarze:
  • brak powiadomienia o walnym zgromadzeniu wszystkich członków, a zwłaszcza Krajowej Rady Spółdzielczej (o tym ostatnim spółdzielnie zapominają najczęściej), 
  • powiadomienie o walnym w sposób niezgodny ze statutem, np. powiadomienie osobiste za potwierdzeniem odbioru, mimo iż w statucie jest zapis o liście poleconym (zawiadomienie ma nastąpić w sposób określony w statucie, więc opisany sposób jest nieprawidłowością),
  • brak podpisów sekretarza walnego zgromadzenia na uchwałach,
  • brak umocowania osób występujących w imieniu członków (osób prawnych) – jeśli osobę prawną reprezentuje zarząd zgodnie z ogólnymi zasadami reprezentacji, to wszystko gra, ale każda inna osoba musi już mieć pełnomocnictwo, 
  • podejmowanie uchwał w sprawach wykraczających poza porządek obrad podany do wiadomości członkom spółdzielni,
  • braki w dokumentacji, np. brak listy obecności, czy protokołu z walnego zgromadzenia (czasami zdarza się też, że brakuje jakichkolwiek dokumentów, bo np. wszystkie zostały wysłane do sądu).

Obszar #4 Finanse

W tym obszarze można często spotkać następujące błędy:
  • stosowanie nieprawidłowych wzorów sprawozdań finansowych:
    • dla jednostki małej bez uchwały organu zatwierdzającego, 
    • dla organizacji pozarządowej (według załącznika nr 6 do ustawy o rachunkowości),
  • brak prawidłowych opisów na dokumentach księgowych, np. fakturach zakupowych (adnotacji o sprawdzeniu dokumentu pod względem formalnym, rachunkowym i merytorycznym wraz z podpisem osób upoważnionych).
Jeśli chcesz uniknąć błędów i nieprawidłowości, polecam Twojej uwadze literaturę specjalistyczną dot. spółdzielczości socjalnej, a w szczególności pakiet “Prawo w spółdzielni socjalnej. Niezbędnik praktyka“, który zawiera wzory i przykłady różnych dokumentów niezębnych w prowadzeniu spółdzielni socjalnej. 
 
-32%

Obszar #5 Podział nadwyżki 

Dosyć często występują też błędy w podziale nadwyżki, wydzieliłem więc to ze spraw finansowych do oddzielnego obszaru. Najczęściej są to:
  • brak podziału nadwyżki zgodnie z ustawą o spółdzielniach socjalnych – całość przeznaczona na pokrycie straty (strata może być pokryta np. z funduszu zasobowego, natomiast nie ma możliwości przeznaczenia całości nadwyżki na ten cel, bo ustawa o spółdzielniach socjalnych dokładnie określa zasady podziału nadwyżki),
  • brak uchwały o podziale nadwyżki bilansowej – zapis, że nadwyżka zostaje przeznaczona na cele statutowe.

Obszar #6 Kwestie członkowskie

Przykładowo:
  • pozbawienie członkostwa na podstawie notatki służbowej bez uchwały o wykluczeniu / wykreśleniu,
  • brak rejestru członków / brak prawidłowo prowadzonego rejestru członków (jest to zestawienie członków prowadzone w sposób ciągły, czyli obejmujący wszystkie osoby, które są i były członkami spółdzielni),
  • brak podpisu drugiego członka zarządu na deklaracjach członkowskich (art. 17 §2 prawa spółdzielczego: Przyjęcie powinno być stwierdzone na deklaracji podpisem dwóch członków zarządu lub osób do tego przez zarząd upoważnionych z podaniem daty uchwały o przyjęciu. Obowiązuje to również przy zmianie danych dotyczących zadeklarowanych udziałów lub wkładów.),
  • niespójność między deklaracjami a uchwałami o przyjęciu w poczet członków.

Obszar #7 Inne

 
W tym obszarze ująłem pozostałe sprawy:
  • brak wpłat składek na Krajową Radę Spółdzielczą
  • brak wskazania osoby odpowiedzialnej za gotówkę w kasie i odpowiednich oświadczeń tej osoby (oświadczenia o przyjęciu odpowiedzialności za powierzone walory pieniężne oraz oświadczenia kasjera, o którym mowa w §6 ust 3 i 4 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących według załącznika nr 1 do ww. Rozporządzenia),
  • brak regulaminów wewnętrznych mimo, że statut wymaga ich wprowadzenia,
  • błędy w nazewnictwie – uchwały o zatwierdzeniu działalności zarządu spółki a nie spółdzielni,
  • brak oceny ryzyka na poszczególnych stanowiskach pracy wymaganej zgodnie z kodeksem pracy (dla dociekliwych: art. 226 kodeksu pracy),
  • brak zasad przydzielania pracownikom środków ochrony indywidualnej oraz dostarczania odzieży i obuwia roboczego, brak tabeli norm przydziału środków ochrony indywidualnej i dokumentacji związanej (dokumentacja wymagana §2378 oraz §2377 kodeksu pracy).
 
To tyle nt. błędów i nieprawidłowości, które ostatnio wykryliśmy podczas lustracji w spółdzielniach socjalnych. Na koniec dziękuję Ewie Roman, która podzieliła się swoimi spostrzeżeniami z przeprowadzonych lustracji i jej lista nieprawidłowości była pierwowzorem tego wpisu. W razie pytań lub niejasności, daj znać komentując poniżej. 

2 komentarze o “29 błędów i nieprawidłowości stwierdzonych podczas lustracji w spółdzielniach socjalnych

  1. Marek mówi:

    Dzień Dobry.
    Zarząd ma się spotykać raz na trzy miesiące wg statutu, Zarząd Spółdzielni Socjalnej jest jednoosobowy.
    Czy oznacza to wprost, że mam się spotykać sam ze sobą ?
    Czy mogę zwoływać zebrania członków spółdzielni z zarządem jednoosobowym wypełniając w ten sposób statut ?

    Z góry dziękuję za odpowiedź

    • Waldemar Żbik mówi:

      Dzień dobry Panie Marku,

      Najprostszym rozwiązaniem jest dokumentowanie w formie krótkiego protokołu jakiejś decyzji raz na trzy miesiące. Protokół potwierdza, że odbyło się posiedzenie zarządu.

      Zebranie członków i prezesa to nie posiedzenie zarządu.

      pozdrawiam serdecznie,
      Waldek Żbik

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *