8 pytań dot. sprawozdania z działalności (sprawozdania zarządu) spółdzielni socjalnej

Czerwiec to moment, w którym w większości spółdzielni odbywają się walne zgromadzenia podsumowujące poprzedni rok działalności. Zanim do tego dojdzie, zarząd m.in. przygotowuje sprawozdanie z działalności. Pomyślałem, że to dobry czas, by odpowiedzieć na kilka pytań dot. właśnie sprawozdania z działalności. Do dzieła.

Pytanie #1 Czy sporządzenie sprawozdania z działalności jest obowiązkowe?

Tak (dla dociekliwych: art. 49. 1 ustawy o rachunkowości: W przypadku spółek (…) spółdzielni, (…) kierownik jednostki sporządza, wraz z rocznym sprawozdaniem finansowym, sprawozdanie z działalności jednostki), ale jako tzw. jednostka mikro, spółdzielnia może być zwolniona z tego obowiązku (o ile walne podejmie decyzję w tej sprawie). O tej kwestii już kiedyś pisałem – więcej o warunkach zwolnienia znajdziesz tutaj.

Pytanie #2 Co powinno zawierać sprawozdanie z działalności?

Określa to ustawa o rachunkowości. Sprawozdanie z działalności jednostki powinno obejmować istotne informacje o stanie majątkowym i sytuacji finansowej, w tym ocenę uzyskiwanych efektów oraz wskazanie czynników ryzyka i opis zagrożeń. Ustawa wymienia tutaj jako przykładową zawartość informacje o:

• zdarzeniach istotnie wpływających na działalność jednostki, jakie nastąpiły w roku obrotowym, a także po jego zakończeniu, do dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego,
• przewidywanym rozwoju jednostki,
• aktualnej i przewidywanej sytuacji finansowej,
• posiadanych przez jednostkę oddziałach (zakładach),
• instrumentach finansowych w zakresie:
  • ryzyka: zmiany cen, kredytowego, istotnych zakłóceń przepływów środków pieniężnych oraz utraty płynności finansowej, na jakie narażona jest jednostka,
  • przyjętych przez jednostkę celach i metodach zarządzania ryzykiem finansowym, łącznie z metodami zabezpieczenia istotnych rodzajów planowanych transakcji, dla których stosowana jest rachunkowość zabezpieczeń.

Dodam jeszcze, że celowo skróciłem powyższą listę (pełną znajdziesz w art. 49 ust. 2 ustawy o rachunkowości) koncentrując się na sprawach, które będą adekwatne do spółdzielni socjalnej.

Pytanie #3 Czy sprawozdanie z działalności należy również przygotować w formie elektronicznej?

Tak, przy czym nie opracowano struktury logicznej pliku do tego typu sprawozdania, więc dołącza się je w formie pliku np. PDF.

Pytanie #4 Kto może być zainteresowany naszym sprawozdaniem z działalności?

Na pewno sprawozdanie z działalności jest istotne dla członków spółdzielni. Otrzymują oni tutaj sporo informacji nt. spółdzielni i działań realizowanych przez zarząd. Jest to o tyle istotne, że po zatwierdzeniu sprawozdania będzie głosowana uchwała w sprawie udzielenia absolutorium członkom zarządu (ocena pracy poszczególnych osób i wyrażenia, bądź nie, zaufania). Dlatego też informacje zawarte w sprawozdaniu z działalności mogą być podstawą do oceny pracy zarządu.

Sprawozdanie z działalności nie ma jednak tylko charakteru wewnętrznego, bo informacjami tam zawartymi mogą być zainteresowani np.

• pracownicy spółdzielni,
• gmina, w której działa spółdzielnia,
• urząd pracy, w którym będziemy ubiegać się o wsparcie,
• potencjalni pracownicy lub kandydaci na członków spółdzielni (sprawozdanie zawiera w końcu informacje o planach jednostki),
• aktualni lub przyszli klienci spółdzielni,
• aktualni lub przyszli dostawcy spółdzielni,
• przyszli pożyczkodawcy.

Przykład sprawozdania z działalności spółdzielni socjalnej oraz wzory i przykłady wielu innych dokumentów znajdziesz w pakiecie “Prawo w spółdzielni socjalnej. Niezbędnik praktyka”.

Pytanie #5 Po co nam sprawozdanie z działalności?

Celem sporządzenia sprawozdania z działalności jest rozszerzenie informacji o spółdzielni zawartych w sprawozdaniu finansowym (m.in. bilansie i rachunku zysków i strat).

Możesz oczywiście podejść do tematu na zasadzie: kolejny nikomu niepotrzebny papier. Zachęcam jednak do tego, by wykorzystać sprawozdanie z działalności i zawrzeć tam, obok informacji wymaganych ustawą o rachunkowości, również rzeczy, które mogą być ciekawe dla wymienionych wyżej grup interesariuszy spółdzielni.

Ciekawym pomysłem może być np.:

• dołączenie sprawozdania z działalności (gdzie będzie opisane, co zrobiliśmy dla społeczności lokalnej, np. w zakresie działań aktywizujących osoby niepełnosprawne) do wniosku o zrefundowanie kosztów lustracji kierowanego do urzędu gminy,
• dołączanie tego sprawozdania do wniosku o refundacje składek ZUS w urzędzie pracy (wtedy w sprawozdaniu warto opisać, np. jakie działania w zakresie reintegracji zostały przez nas zrealizowane).

W tym kontekście rozważyłbym próbę oszacowania korzyści społecznych, które osiąga społeczność lokalna dzięki funkcjonowaniu spółdzielni.

Pytanie #6 Jakie powinno być sprawozdanie z działalności?

Kilka cech jest wartych uwagi:

• użyteczność, czyli sprawozdanie powinno być przydatne zarówno do celów wewnętrznych, jak i zewnętrznych,
• wiarygodność, czyli informacje prezentowane w sprawozdaniu muszą być prawdziwe, obiektywne, poprawne i zgodne ze sprawozdaniem finansowym,
• przydatność, czyli sprawozdanie powinno pomóc ocenić przeszłe, teraźniejsze i przyszłe zdarzenia dotyczące jednostki, albo potwierdzić lub skorygować dotychczasowe oceny tych zdarzeń,
• zrozumiałość, czyli sprawozdanie powinno być napisane prostym językiem, z właściwą prezentację danych (np. w formie wykresów / tabel wraz z opisem),
• porównywalność w czasie, czyli sprawozdanie powinno zawierać dane dotyczące tych samych okresów, za które sporządzone jest sprawozdanie finansowe (zaleca się wydłużenie okresu sprawozdania z działalności do 3-5 lat wstecz, by zobaczyć, jaka jest tendencja zmian).

Pytanie #7 Na co jeszcze warto zwrócić uwagę przygotowując sprawozdanie z działalności?

Co najmniej 2 sprawy:

• jeśli powtarzamy w sprawozdaniu z działalności dane ze sprawozdana finansowego, to należy je odpowiednio skomentować lub uzupełnić o dodatkowe szczegóły,
• jeżeli spółdzielnia nie odniosła się w sprawozdaniu do niektórych elementów wymienionych w art. 49 ust. 2 i 3 ustawy o rachunkowości (np. do działań w zakresie badań i rozwoju), bo np. nie miały miejsca lub nie były istotne, to w sprawozdaniu należy zamieścić informacje o tym, że było to zamierzone działanie zarządu.

Pytanie #8 Kto będzie miał dostęp do naszego sprawozdania z działalności?

Każdy. Dosłownie każdy może mieć taki dostęp. Nie trzeba nawet fatygować się do sądu (kilka lat temu dostęp wymagał wizyty w czytelni sądu). W tym momencie wystarczy wejść na portal ekrs.pl, wybrać z prawej strony Przeglądarkę dokumentów finansowych, następnie podać nr KRS, zaznaczyć, że nie jest się robotem ? i kliknąć szukaj. Potem z listy dokumentów wybieramy sprawozdanie z działalności, klikamy pokaż szczegóły (z prawej strony) oraz pobierz dokument (na dole okienka). I tyle.

Tym bardziej więc warto przyłożyć się do rzetelnego sporządzenia tego sprawozdania.

To tyle nt. sprawozdania z działalności. Tradycyjnie zachęcam do podzielenia się wpisem np. w mediach społecznościowych.