Jak prawidłowo przeprowadzić walne zgromadzenie podsumowujące poprzedni rok działalności?

W czerwcu w wielu spółdzielniach socjalnych będą się odbywać walne zgromadzenia podsumowujące poprzedni rok działalności (są to tzw. walne sprawozdawcze; zgodnie z prawem spółdzielczym walne zgromadzenie musi się odbyć przynajmniej raz w roku w ciągu 6 miesięcy po upływie roku obrachunkowego). Jak je przeprowadzić zgodnie z prawem i na co zwrócić uwagę?

Zaczynając od podstaw: oczywiście takie walne zgromadzenie musi zostać zwołane zgodnie z prawem, czyli wszyscy członkowie, Krajowa Rada Spółdzielcza i związek rewizyjny (jeśli spółdzielnia do niego należy) muszą dostać zawiadomienie o walnym w terminie określonym w statucie. W przypadku walnego zgromadzenia sprawozdawczego zawiadomienie o walnym powinno dotrzeć 14 dni przed planowanym terminem walnego (aby członkowie spółdzielni mieli czas na zapoznanie się z tym sprawozdaniem).

Jak może wyglądać porządek obrad takiego walnego zgromadzenia?

Będzie on zawierał następujące punkty:

  1. Otwarcie obrad
  2. Wybór Prezydium obrad (przewodniczący, sekretarz).
  3. Stwierdzenie quorum.
  4. Przyjęcie porządku obrad.
  5. Przedstawienie sprawozdania merytorycznego i finansowego przez zarząd Spółdzielni Socjalnej „Perła” za 2012 r., podjęcie uchwały w sprawie przyjęcia sprawozdań.
  6. Dyskusja oraz podjęcie uchwały w sprawie udzielenia absolutorium prezesowi zarządu Spółdzielni Socjalnej „Perła”.
  7. Dyskusja oraz podjęcie uchwały w sprawie sposobu podziału nadwyżki bilansowej spółdzielni za 2012 r.
  8. Wolne wnioski i dyskusja.
  9. Zamknięcie obrad.

Omówimy teraz najważniejsze punkty z powyższego porządku obrad. 

Jak zatwierdzić sprawozdania finansowe w spółdzielni socjalnej?

Treść uchwały o zatwierdzeniu sprawozdań powinna zawierać informacje umożliwiające zidentyfikowanie konkretnych sprawozdań – np. zatwierdza się sprawozdanie finansowe Spółdzielni Socjalnej „Perła” za rok 2012, na które składa się:

  • bilans sporządzony na dzień 31 grudnia 2012 roku, który po stronie aktywów i pasywów zamyka się sumą 10 000,00 zł;
  • rachunek zysków i strat za rok obrotowy od 1 stycznia do 31 grudnia 2012 roku wykazujący nadwyżkę bilansową w wysokości 10 426,00 zł.

Warto przy tym wiedzieć, że zatwierdzenie sprawozdania finansowego oznacza potwierdzenie prawdziwości zawartych w nim danych. 

Jak prawidłowo udzielić absolutorium członkom zarządu?

Przede wszystkim pamiętaj, że absolutorium to rodzaj wotum zaufania w stosunku do danego członka zarządu – udzielenie absolutorium oznacza, że walne ma zaufanie np. do prezesa spółdzielni.

Głosowanie w sprawie udzielenia absolutorium powinno odbywać się oddzielnie dla poszczególnych członków zarządu, a nie dla zarządu jako całości (dzięki temu można jednemu członkowi zarządu udzielić absolutorium, a drugiemu nie).

Warto też wiedzieć, że członek zarządu, któremu nie udzielono absolutorium może (ale nie musi) zostać odwołany. W takiej sytuacji uchwała w sprawie odwołania może zostać podjęta, nawet jeśli nie było jej w porządku obrad walnego zgromadzenia (wyjątek przewidziany w prawie spółdzielczym – dla dociekliwych art. 49 § 4). 

Jak prawidłowo podzielić nadwyżkę bilansową / pokryć stratę spółdzielni?

Jeśli w sprawozdaniu za poprzedni rok występuje nadwyżka bilansowa, to należy ją podzielić zgodnie z ustawą o spółdzielniach socjalnych, czyli:

  • minimum 40% nadwyżki musi być przeznaczone na fundusz zasobowy (więcej o tym funduszu przeczytasz tutaj),
  • minimum 40% na cele wynikające art. 2 ust. 2 i 3 ustawy o spółdzielniach socjalnych – w tym zakresie z reguły przeznacza się te środki na fundusz celowy przewidziany w statucie – co ważne warto dokładnie wskazać na co te środki mają zostać wydane np. jakie szkolenie lub organizację jakiego wydarzenia, i co jeszcze ważniejsze faktycznie przeznaczyć je na te cele,
  • reszta na fundusz inwestycyjny.

Jeśli z kolei występuje strata, to powinna zostać pokryta zgodnie ze statutem spółdzielni (oczywiście należy podjąć uchwałę w tym zakresie; najczęściej stosowane rozwiązania to pokrycie straty z funduszu zasobowego, udziałowego i inwestycyjnego; kolejność określa właśnie statut),

Na co jeszcze zwrócić uwagę w związku z walnym zgromadzeniem sprawozdawczym?

Pamiętaj, że zgodnie z prawem spółdzielczym:

  • rada nadzorcza, a w przypadku jej braku walne zgromadzenie powinno zbadać sprawozdanie finansowe (art. 46. § 1 ust. 2 pkt. a oraz art. 88a. § 1 prawa spółdzielczego), powinno to mieć miejsce oczywiście przed zatwierdzeniem sprawozdania (z mojego doświadczenia wynika, że powyższe bardzo rzadko ma miejsce w spółdzielni socjalnej),
  • roczne sprawozdanie z działalności spółdzielni, łącznie ze sprawozdaniem finansowym (i opinią biegłego rewidenta, jeżeli podlega ono obowiązkowemu badaniu), wykłada się w lokalu spółdzielni co najmniej na 14 dni przed terminem walnego zgromadzenia w celu umożliwienia członkom spółdzielni zapoznania się z nim (art. 89. § 1 prawa spółdzielczego).

Warto też wspomnieć, że sprawozdania powinny być podpisane przez (art. 52 ust. 2 ustawy o rachunkowości):

  • osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych (zazwyczaj główny księgowy), oraz
  • kierownika jednostki (członek zarządu, a jeśli jednostką kieruje organ wieloosobowy – najczęściej wszyscy członkowie tego organu).

Co należy zrobić po walnym zgromadzeniu sprawozdawczym?

Sprawozdanie finansowe wraz z uchwałą walnego zgromadzenia o zatwierdzeniu sprawozdań oraz uchwałą o podziale nadwyżki / pokryciu straty należy przesłać do urzędu skarbowego (w ciągu 10 dni od podjęcia uchwały o zatwierdzeniu) oraz do Krajowego Rejestru Sądowego (w ciągu 15 dni od daty podjęcia uchwały). Dodatkowo w KRS składa się sprawozdanie merytoryczne oraz dwa formularze (KRS ZN i KRS Z30).

Uwaga: Od 2018 r. sprawozdania oraz stosowne uchwały składamy w KRS w wersji elektronicznej (więcej o tym pisałem tutaj).

Warto przy tym wszystkim pamiętać, że spółdzielnia jest zwolniona z opłat za zmianę wpisu w KRS i ogłoszenie tej zmiany w Monitorze Sądowym i Gospodarczym. Oznacza to, że np. przy okazji składania sprawozdań oszczędzimy  140 zł. 

Uwaga – aktualizacja: Chcesz dowiedzieć się więcej?

Jeśli jesteś zainteresowany poznaniem zaawansowanych informacji dot.:

  • podejmowania decyzji w spółdzielni socjalnej (w tym zatwierdzania sprawozdań, udzielania absolutorium i podziału nadwyżki bilansowej / pokrycia straty)

oraz

  • otrzymaniem wzorów dokumentów (potrzebnych na walne zgromadzenia i kontekście zgłoszenia zmian w Krajowym Rejestrze Sądowym),

polecam Ci II Wydanie pakietu „Prawo w spółdzielni socjalnej. Niezbędnik praktyka„.

To tyle nt. podsumowania poprzedniego roku finansowego w spółdzielni socjalnej. W razie wątpliwości zachęcam do komentowania wpisu.

Jak prawidłowo przeprowadzić walne zgromadzenie podsumowujące poprzedni rok działalności?
Oceń ten wpis

Etykiety:, , , ,

31 komentarzy do “Jak prawidłowo przeprowadzić walne zgromadzenie podsumowujące poprzedni rok działalności?”

  1. 22 czerwca 2013 na 12:32 #

    Dziękuję za szybką reakcję i tel.
    Miłego dnia

  2. Waldemar Żbik
    28 czerwca 2013 na 09:56 #

    Uzupełniając powyższe: składając dokumenty do sądu należy oczywiście wypełnić jeszcze dwa formularze KRS ZN i KRS Z30.

    pozdrawiam,

  3. 26 stycznia 2014 na 19:25 #

    Proszę napisać, czy zawsze na walnym sprawozdawczym w porządku obrad musi być punkt dotyczący udzielenia absolutorium?

    • Waldemar Żbik
      27 lutego 2014 na 08:35 #

      Dzień dobry,

      Taka uchwała powinna zostać podjęta. W sposób naturalny wynika ona z podsumowania poprzedniego roku działalności.

      pozdrawiam serdecznie,

  4. 28 marca 2014 na 14:07 #

    Dzień dobry, zwracam się do Pana z prośbą o informację na temat dokumentów na walne zgromadzenie. Nie chodzi mi o sprawozdawcze, ale zwyczajne. Mam chyba cały komplet, ale nie chciałabym czegoś pominąć. Nie wiem też, czy na każdym walnym należy powołać Komisję Uchwał, bo skrutacyjną to na pewno. Nie mamy powołanych stałych komisji. Pozdrawiam i proszę o szybką odpowiedź

    • Waldemar Żbik
      28 marca 2014 na 14:20 #

      Dzień dobry,

      Podstawowe dokumenty to: protokół, uchwała/y i lista obecności. W dokumentacji spółdzielni powinny być również przechowywane zawiadomienia o walnym (z potwierdzeniem odbioru w terminie określonym w statucie).

      Komisja Skrutacyjna potrzebna jest przede wszystkim w przypadku wyboru organów spółdzielni. Jeśli nie wynika to wprost ze statutu lub regulaminu walnego zgromadzenia, to w przypadku małych spółdzielni, nie ma raczej potrzebny komplikowania sprawy i mnożenia komisji.

      pozdrowienia,

      • 30 marca 2014 na 16:10 #

        Bardzo dziękuję, a co z Komisją Uchwał i Wniosków, jakie miałaby zadanie? Powinna być?

        • Waldemar Żbik
          31 marca 2014 na 14:36 #

          Komisja taka ewentualnie zajmowałaby się np. zbieraniem wniosków od członków spółdzielni, przygotowywaniem treści uchwał etc. Można ją powołać, ale nie jest to niezbędne (chyba, że co innego wynika np. z regulaminu walnego zgromadzenia czy statutu).

          pozdrawiam serdecznie,

  5. 4 maja 2014 na 15:23 #

    Dzień dobry. Miał bym do Pana pytanie czy w przypadku spółdzielni socjalnej składając dokumenty do sądu KRS ZN i KRS Z30 jako spółdzielnia ponosimy opłaty czytałem, że wynosi: opłata sadowa za złożenie dokumentów – 40 zł oraz opłata za Monitor Sądowy i Gospodarczy – 250 zł. Czy spółdzielnia jest z tych opłat zwolniona ? Dziękuję za odp. Pozdrawiam Grzegorz.

    • 5 maja 2014 na 07:28 #

      Dzień dobry,

      Zgodnie z art. 6 ust. 3 ustawy o spółdzielniach socjalnych: Spółdzielnia socjalna nie uiszcza opłaty sądowej od wniosku o wpis tej spółdzielni do Krajowego Rejestru Sądowego, a także od wniosków o zmiany wpisu oraz nie uiszcza opłaty za ogłoszenie tych wpisów w Monitorze Sądowym i Gospodarczym.

      Spółdzielnia nie ponosi więc opłat za ogłoszenie zmiany wpisu w Monitorze Sądowym i Gospodarczym. Spotkałem się natomiast z praktyką pobierania opłaty 40 zł za przyjęcie dokumentów.

      pozdrawiam serdecznie,

  6. 16 maja 2014 na 22:02 #

    Do urzędu skarbowego sprawozdanie składa się w ciągu 10 dni od daty zatwierdzenia, a nie 7.
    Podstawa prawna art. 27 ust 2 updop

    • Waldemar Żbik
      17 maja 2014 na 11:25 #

      Dzień dobry,

      Faktycznie jest to 10 dni. Moja pomyłka. Na szczęście 7 dni mieści się w 10 🙂

      Poprawiłem już jednak dla jasności w tekście.

      Dziękuję za czujność i pozdrawiam,

  7. 8 lipca 2014 na 12:20 #

    Dzień dobry,

    Mam pytanie dot.sprawozdania finansowego. Czy koniecznym jest informowanie Krajowej Rady
    Spółdzielczej o walnym zgromadzeniu w celu zatwierdzenia sprawozdania finansowego?
    I co grozi spółdzielni za niedotrzymanie tego obowiązku? Wysłaliśmy już sprawozdanie do US i będziemy teraz wysyłać do KRS. I czy są konkretne daty czy po prostu trzeba go wysłać do końca czerwca?

    Czekam na odpowiedź.
    Pozdrawiam serdecznie 🙂

    • Waldemar Żbik
      8 lipca 2014 na 12:29 #

      Witam,

      Zgodnie z prawem spółdzielczym o każdym walnym zgromadzeniu należy informować Krajową Radę Spółdzielczą. Niedopełnienie tego obowiązku jest niedotrzymaniem wymogów formalnych związanych ze zwoływaniem walnego zgromadzenia. Nie powinno to jednak rodzić większych konsekwencji (z drugiej strony słyszałem np. o przypadku, w którym spółdzielcy próbowali kwestionować ważność podjętych uchwał ze względu na niedochowanie tego wymogu). Proszę po prostu pamiętać by robić to w przyszłości .

      Zgodnie z tekstem powyżej na wysłanie sprawozdań do US spółdzielnia ma 10 dni, a do Krajowego Rejestru Sądowego 14 dni od zatwierdzenia.

      pozdrawiam serdecznie,

  8. 8 lipca 2014 na 12:41 #

    Witam ponownie,

    Dziękuję bardzo za odpowiedź.

    A czy do sprawozdania finansowego trzeba dołączyć sprawozdanie z działalności
    Zarządu?

    Pozdrawiam.

    • Waldemar Żbik
      8 lipca 2014 na 13:33 #

      Tak, przygotowanie sprawozdania z działalności to wymów wynikający z art. 49 ustawy o rachunkowości. Sprawozdanie to na pewno należy złożyć w KRS, natomiast w przypadku urzędu skarbowego nie ma takiego obowiązku.

      pozdrowienia,

  9. 25 listopada 2014 na 08:45 #

    Dzień dobry:)
    Proszę mnie uświadomić w kwestii udzielania absolutorium, mianowicie: jak Pan zapewne pamięta, w naszej sp-ni w 2014 r. zmienił się zarząd. Ze starej ekipy został tylko wiceprezes. Wreszcie będziemy mieć sprawozdawcze. Kto będzie podmiotem głosowania w/s udzielenia absolutorium – wszyscy byli czy tylko wice…?
    Pozdrawiam i bardzo dziękuję za korespondencję na @.

    • Waldemar Żbik
      25 listopada 2014 na 20:17 #

      Witam,

      Jeśli walne sprawozdawcze dotyczy 2013 r., to absolutorium jest udzielane za ten okres, czyli absolutorium za ten okres będzie dotyczyć tylko wiceprezesa. Nie widzę sensu by głosować uchwałę w sprawie udzielenia absolutorium w stosunku do osób, których nie ma już w zarządzie. Taka uchwała nie miałaby w tym momencie żadnego znaczenia.

      pozdrawiam serdecznie,

  10. 25 listopada 2014 na 09:20 #

    I jeszcze jedna ważna kwestia; jeżeli walne zgromadzenie jest zwołane i/lub przeprowadzone w sposób nieprawidłowy – jak formalnie, zgodnie z prawem należy je zakwestionować, tak, żeby to było niepodważalne?
    Z góry dziękuję za odpowiedź:D

    • Waldemar Żbik
      25 listopada 2014 na 20:22 #

      Wszystko zależy od tego z jakimi nieprawidłowościami mieliśmy do czynienia. Pozostaje droga sądowa, ale szczegóły będą zależeć od powyższego (może to być powództwo o uchylenie uchwały, o stwierdzenie nieważności uchwały lub o ustalenie nieistnienia uchwały). Więcej tą tematyką zajmuję się w pakiecie edukacyjnym „Prawo w spółdzielni socjalnej. Niezbędnik praktyka”, który wkrótce trafi do sprzedaży.

      pozdrawiam serdecznie,

      • 26 listopada 2014 na 11:29 #

        Bardzo dziękuję, czekam niecierpliwie na publikację:)

  11. 30 stycznia 2015 na 15:40 #

    Dzień dobry, wysuwając do zarządu żądanie zwołania walnego sprawozdawczego, w proponowanym porządku obrad umieściłam pkt o udzieleniu absolutorium. Co jednak mam
    zrobić, jeżeli ten pkt celowo nie zostanie przez zarząd umieszczony? Przychodzi mi na myśl, że jest to jedyny pkt do porządku obrad, który można dodać w trakcie ich trwania?
    W Niezbędniku tego nie ma, ale gdzieś to spotkałam…

    • Waldemar Żbik
      30 stycznia 2015 na 16:46 #

      Jedyny tego rodzaju wyjątek wprost sformułowany w prawie spółdzielczym dotyczy odwołania członka zarządu w przypadku nieudzielenia mu absolutorium. W opisywanej sytuacji pozostanie ewentualnie wystąpienie z żądaniem uzupełnienia porządku obrad przez minimum 3 członków (pod warunkiem, że przewidziano taką możliwość w statucie).

      pozdrowienia,

      • 30 stycznia 2015 na 21:31 #

        No właśnie, wiedziałam, że gdzieś dzwoni:D …
        Dziękuję i pozdrawiam

  12. 27 lipca 2015 na 21:01 #

    Dzień dobry, czasem może się zdarzyć, że walne sprawozdawcze nie zostanie zwołane, a monitowanie zarządu nie daje efektów. Czy są jakieś szczególne wymogi co do treści i/lub załączników w przypadku wniesienia prośby do KRS? Jak zaadresować wniosek na Jasną – ogólnie, czy do jakiejś określonej komórki?
    Pozdrawiam

    • Waldemar Żbik
      28 lipca 2015 na 14:00 #

      Dzień dobry,

      Przede wszystkim musimy spełnienie przesłanek wynikających z art. 39 § 5 prawa spółdzielczego, tzn.: udokumentować, że minimum 3 członków wystąpiło z żądaniem zwołania walnego zgromadzenia, a zarząd tego nie zrobił w ciągu 6 tygodni od tego żądania. Należałoby również załączyć statut (m.in. by pokazać,że nie zastrzeżone tego uprawnienia dla większej niż 3 liczby członków).

      Można się też skontaktować telefonicznie z Krajową Radą Spółdzielczą by dopytać, czy jeszcze coś nie będzie potrzebne (według tego, co wiem – na podstawie jednego z ostatnich przypadków – to, co napisałem wystarczy).

      Wystarczy zaadresować na KRS na ul. Jasną.

      pozdrowienia,
      Waldek Żbik

      • 28 lipca 2015 na 14:53 #

        Dzięki piękne:D

  13. 5 stycznia 2017 na 11:23 #

    Witam mam pytanie spółdzielnia jest od 3 lat ani razu nie było walnego zgromadzenia ani nie zbieraliśmy pieniędzy tych które uchwaliliśmy zakładając spółdzielnie.Generalnie spółdzielnia była zawieszona.Teraz mamy pomysł i chcemy na nowo ruszyć z spółdzielnią co potrzebujemy żeby wszystko było w porządku w papierach

    • Waldemar Żbik
      5 stycznia 2017 na 13:10 #

      Dzień dobry Pani Kasiu,

      Rozumiem, że nie było formalnego zawieszenia działalności, tylko spółdzielnia pozostawała podmiotem nieaktywnym. W takiej sytuacji należałoby przede wszystkim zatwierdzić sprawozdania finansowe i merytoryczne za te wszystkie lata oraz złożyć odpowiednie rozliczenia w urzędzie skarbowym (CIT-8 za poszczególne lata, o ile oczywiście nie zostało to zrobione). Poza tym warto dopełnić obowiązków członków (wpłacenie wpisowego i udziałów) i zweryfikować czy przypadkiem kadencja zarządu się nie skończyła.

      To są te podstawowe rzeczy, na które zwróciłbym uwagę w pierwszej kolejności. Zakładam, że spółdzielnia nie miała nieuregulowanych zobowiązań.

      pozdrawiam,
      Waldek Żbik

  14. 18 marca 2018 na 16:12 #

    Witam. Art 244 Kodeksu Spółek Handlowych mówi o wykluczeniu z głosowania tego członka zarządu, któremu udzielane jest w tymże głosowaniu absolutorium. Czy w przypadku prawa spółdzielczego jest podobna zasada? Szukałem, ale nie znalazłem. Z góry dziękuję za odpowiedź.

    • Waldemar Żbik
      19 marca 2018 na 18:16 #

      Dzień dobry,

      Tak, jest podobny przepis, ale sformułowany bardziej ogólnie. Art. 56 § 2. „Członkowie zarządu i rady nie mogą brać udziału w głosowaniu w sprawach wyłącznie ich dotyczących.”

      pozdrawiam,
      Waldek Żbik

Dodaj komentarz

Zabezpieczenie antyspamowe *