Umowa o pracę z członkiem zarządu. 9 pytań od czytelników

zarządzanie spółdzielnią socjalną

Jakiś czas temu otrzymałem kilka pytań dot. umowy z członkiem zarządu spółdzielni socjalnej. Postanowiłem zająć się tą kwestią w tym wpisie. Do dzieła.

#1 Jak prawidłowo podpisać taką umowę?

Sposób podpisana umowy z członkiem zarządu spółdzielni już kiedyś opisywałem.

Dla przypomnienia: w przypadku umowy z członkiem zarządu spółdzielnia jest reprezentowana przez radę nadzorczą, czyli umowa z członkiem zarządu powinna być poprzedzona uchwałą rady dot. głównych punktów umowy (czas trwania, wymiar czasu pracy, wynagrodzenie, zakres obowiązków) i wyznaczeniem dwóch członków rady do podpisania tej umowy.

Sposób postępowania w przypadku braku rady nadzorczej przedstawia poniższa infografika.

Źródło: Spółdzielczość socjalna. Poradnik skrajnie praktyczny, Wydanie V, 2019 r.

#2 Co powinna zawierać uchwała walnego zgromadzenia i jak ją aneksować?

Uchwała walnego zgromadzenia powinna zawierać:

  • główne punktu umowy np. ¾ etatu, zakres obowiązków, czas trwania umowy, wynagrodzenie,
  • wyznaczenie dwóch reprezentantów walnego do podpisania umowy z członkiem zarządu.

Przykład takiej umowy znajdziesz w pakiecie „Prawo w spółdzielni socjalnej. Niezbędnik praktyka”.

Jeśli pojawi się potrzeba zmiany umowy, to należy ponownie zwołać walne zgromadzenie i zmienić treść głównych punktów umowy (a dokładniej zmienić treść upoważnienia reprezentantów tak, by pozwalało podpisać umowę zgodnie z nowymi wytycznymi). Zadaniem reprezentantów jest bowiem tylko złożenie podpisów, oni nie podejmują decyzji, więc ich działanie musi mieć umocowanie w uchwale walnego zgromadzenia.

Może być od tego wyjątek, gdy uchwała określa widełki np. zatrudnienie w wymiarze od ¾ etatu do pełnego etatu. W takiej sytuacji zmiana etatu z ¾ na 4/5 nie będzie wymagało kolejnej uchwały walnego zgromadzenia.

#3 Na jakich stanowiskach pracy można zatrudniać członków zarządu?

O tym pisałem tutaj.

#4 Na jaki okres powinien być zatrudniony członek zarządu?

Członkowie zarządu spółdzielni socjalnej mogą pracować zarówno na podstawie umowy na czas określony, jak i na czas nieokreślony. Najlepiej, by decyzja w tym zakresie odpowiadała długości trwania stosunku organizacyjnego, jaki łączy członka zarządu ze spółdzielnią. Oznacza to, że jeśli kadencja członka zarządu trwa 3 lata, to najlepiej, by również umowa była podpisana na ten okres. Jeśli zaś członek zarządu wybierany jest na czas nieokreślony, to również umowa powinna być zawarta na czas nieokreślony.

Warto też podkreślić, że w przypadku umowy o pracę zawartej w celu wykonywania pracy na okres kadencji, nie stosuje się ograniczeń dot. zawierania kolejnych umów o pracę z tym samym pracownikiem, czyli np. czwarta umowa na czas określony nie stanie się umową na czas nieokreślony (na podstawie art. 251 . § 4 kodeksu pracy nie stosuje się art. 251 . § 1. Okres zatrudnienia na podstawie umowy o pracę na czas określony, a także łączny okres zatrudnienia na podstawie umów o pracę na czas określony zawieranych między tymi samymi stronami stosunku pracy, nie może przekraczać 33 miesięcy, a łączna liczba tych umów nie może przekraczać trzech).

Z drugiej strony może być też tak, że umowa o pracę zostaje zawarta na czas nieokreślony, a członek zarządu wybrany jest na kadencję. Rozwiązanie takiej umowy w przypadku np. odwołania członka zarządu będzie jednak wymagało dodatkowej czynności prawnej. Ta sprawa związana jest z kolejnym pytaniem.

#5 Czy odwołanie członka zarządu spółdzielni powoduje z automatu rozwiązanie umowy o pracę?

Wszystko zależy od rodzaju umowy o pracę:

  • w przypadku umowy o pracę zawartej na czas określony w celu wykonywania pracy przez okres kadencji, zakończenie kadencji w zarządzie powoduje wygaśnięcie umowy o pracę,
  • w przypadku umowy na czas nieokreślony, umowa o pracę po odwołaniu członka zarządu będzie trwała nadal (zgodnie z art. 52 § 2 prawa spółdzielczego: Odwołanie członka zarządu lub zawieszenie go w czynnościach nie narusza jego uprawnień wynikających ze stosunku pracy lub innego stosunku prawnego, którego przedmiotem jest świadczenie pracy).

W tym ostatnim przypadku, były członek zarządu może zostać przeniesiony na inne stanowisko pracy w spółdzielni, o ile oczywiście posiada wymagane na tym stanowisku kwalifikacje. Jeśli natomiast chcemy rozwiązać taką umowę o pracę, to podstawowe pytanie brzmi…

#6 Kto rozwiązuje umowę o pracę z byłym członkiem zarządu spółdzielni?

Odpowiadając najkrócej: zarząd.

Rada nadzorcza (walne zgromadzenie, gdy nie ma rady) w przypadku odwołania członka zarządu traci kompetencje do dokonywania czynności prawnej między spółdzielnią a tą osobą. Oznacza to, że nie może wypowiedzieć umowy o pracę takiej osobie. Obowiązują tym samym normalne zasady reprezentacji spółdzielni. Dlatego właśnie umowę wypowiada zarząd.

#7 Czy członek zarządu może pracować na podstawie spółdzielczej umowy o pracę?

Tak, rozwiązanie takie wprost przewiduje ustawa o spółdzielniach socjalnych (dla dociekliwych: art. 12 ust. 1b). Nie jest to jednak rozwiązanie zalecane.

Przede wszystkim spółdzielcza umowa o pracę cechuje się większą stabilnością zatrudnienia (jestem członkiem i jednocześnie pracownikiem spółdzielni). Ze swej natury powinna być ona zawierana na czas nieokreślony.

Co więcej, prawo spółdzielcze stanowi, że rozwiązanie tej umowy w trakcie trwania członkostwa jest niedopuszczalne i jednocześnie określa kilka wyjątków. Tym samym w przypadku odwołania członka zarządu, spółdzielcza umowa o pracę będzie trwała nadal i jednocześnie nie będzie podstaw, by ją wypowiedzieć (samo odwołanie z zarządu nie będzie wystarczającym powodem).

Najbardziej oczywistym rozwiązaniem będzie w tej sytuacji wypowiedzenie warunków pracy i płacy byłemu członkowi zarządu i jednocześnie zaproponowanie nowych warunków.

#8 Jak prawidłowo rozwiązać umowę o pracę z członkiem zarządu?

Jeśli chcemy rozwiązać umowę o pracę z członkiem zarządu bez odwoływania go z tej funkcji, to należy pamiętać o kilku uwarunkowaniach:

  • nie jest to zalecane, przede wszystkim dlatego że ustawa o spółdzielniach socjalnych po nowelizacji z 2018 r. przewiduje zatrudnienie członka zarządu na umowie o pracę lub spółdzielczej umowie o pracę,
  • jeśli byłaby to spółdzielcza umowa o pracę, to należy pamiętać o uwarunkowaniach dot. tej umowy (więcej o tym w tym wpisie),
  • będzie to wymagało uchwały rady nadzorczej, względnie w razie jej braku – walnego zgromadzenia (ze względu na wagę tej decyzji uważam, że powinno to być poprzedzone właśnie taką uchwałą, zwłaszcza, gdy np. reprezentanci walnego byli uprawnieni jedynie do podpisania umowy),
  • po podjęciu uchwały przez ww. organ reprezentanci składają wypowiedzenie członkowi zarządu, albo (zależnie od treści uchwały) następuje rozwiązanie tej umowy za porozumieniem stron (w przypadku spółdzielczej umowy o pracę musiałoby się to wiązać z jednoczesnym rozwiązaniem stosunku członkostwa), oczywiście spółdzielnia jest reprezentowana przez radę nadzorczą lub przedstawicieli walnego zgromadzenia.

#9 Jakie są skutki prawne związane z nieprawidłowym podpisaniem umowy o pracę ze strony spółdzielni (przez członków zarządu zamiast przez reprezentantów walnego) i ważność takiej umowy?

Umowa zawarta z członkiem zarządu z naruszeniem powyższych zasad (czyli np. podpisana przez prezesa zarządu) jest nieważna.

Należy jednak zauważyć, że kodeks pracy nie wymaga dla ważności umowy o pracę formy pisemnej. Do zawarcia umowy dochodzi wraz z uzgodnieniem przez strony istotnych elementów umowy i dopuszczenie pracownika do pracy. Zgodnie z Wyrokiem Sądu Najwyższego z 5 października 2016 r. (sygn. II PK 278/15): „Nieważna umowa o pracę zawarta z członkiem zarządu spółdzielni także może zostać uznana za skutecznie zawartą, jeżeli członek zarządu został dopuszczony do wykonywania umówionej pracy.”

To tyle pytań dot. umowy z członkiem zarządu w spółdzielni socjalnej. Jeśli coś byłoby niejasne, zachęcam do komentowania wpisu poniżej.

  1. Marcin mówi:

    Witam.
    Pisze Pan, że umowa z członkiem zarządu powinna być poprzedzona uchwałą dotyczącą głównych punktów umowy, czyli czas trwania, wymiar czasu pracy, wynagrodzenie i zakres obowiązków, a czy w tej uchwale powinno być też zapisane stanowisko pracy na jakim ma pracować członek zarządu (zwykły członek zarządu), czy zapis odnośnie stanowiska pracy umieścić jedynie w umowie, a w uchwale zawrzeć powyższe punkty?

    • Waldemar Żbik mówi:

      Dzień dobry,

      Myślę, że to stanowisko pracy też warto podać w uchwale.

      pozdrawiam,
      Waldek Żbik

  2. Zarząd Spółdzielni mówi:

    Dzień dobry,

    Spółdzielnia socjalna ma dwóch członków, którzy są w zarządzie. Podmiot nie prowadzi działalności od 2 lat i zarząd chce ją zamknąć. Pojawił się problem w postaci wyrejestrowania spółdzielni z Zus-u, jako płatnika składek. Jak w tej sytuacji zakończyć stosunek pracy z członkami zarządu(skoro jest ich tylko dwóch i nie ma pełnomocnika), żeby nie musieli opłacać składek? Czy można figurować jako zarząd w KRS, a nie być pracownikiem spółdzielni socjalnej osób fizycznych?
    Spółdzielnia nie ma środków na likwidację.

    Zarząd Spółdzielni

    • Waldemar Żbik mówi:

      Dzień dobry,

      Nie bardzo rozumiem. Podmiot jest nieaktywny od 2 lat, a członkowie zarządu są zatrudnieni?

      Walne zgromadzenie może wybrać pełnomocnika, który będzie reprezentował walne przy zmianach w umowie z członkiem zarządu (jak zostały dwie osoby, to zostaje zrobić to na krzyż; ciężko coś innego tutaj wymyślić).

      Zarząd (po zmianach w ustawie) powinien być zatrudniony, ale w takiej sytuacji jest to bez sensu.

      pozdrawiam,
      Waldek Żbik

      • Krys mówi:

        Dzień dobry,
        Skąd wynika, że członek zarządu “powinien” być zatrudniony na podstawie jakiejkolwiek umowy? Społeczne pełnienie funkcji w organach w spółdzielni przez jej członków ma długą tradycję, a nie dostrzegam przepisu prawa, który by się jej sprzeciwiał?

          • Krys mówi:

            Najmocniej przepraszam, moje pytanie miało być w tamtym wpisie. Tam się Pan powołuje na art 52 Prawa spółdzielczego, wspólny dla wszystkich spółdzielni, z którego jednak nie wynikał obowiązek “zatrudnienia w ogóle”. Nadal mogli być członkowie pracujący w zarządzie społecznie. Konstrukcja art.12 ust.1b ustawy o spn.s. jest b.podobna (“zatrudnianymi”). Oczywistym było (i, wg mnie nadal jest, zmian w tym zakresie nie było), że mogą też wystąpić w obrocie członkowie zarządu niezatrudniani. I to nawet nie tyle zależne jest od statutu spółdzielni, ile od struktury organizacyjnej spółdzielni.

          • Waldemar Żbik mówi:

            Dzień dobry,

            Zgadzam się, że przepis ustawy o spółdzielniach socjalnych nie jest w tym zakresie jasny i oczywisty. Dlatego warto sięgnąć do uzasadnienia do zmian w ustawie o spółdzielniach socjalnych, bo to pokazuje nam, co było intencją ustawodawcy. I tak czytamy tam:

            “… z członkami zarządu, bez względu na stanowisko, zatrudnienie następuje na podstawie spółdzielczej umowy o pracę. Projektowany przepis wskazuje, iż z członkami zarządu spółdzielni socjalnej nawiązuje się stosunek pracy na podstawie spółdzielczej umowy o pracę albo umowy o pracę. Odstępstwo od zasady zawartej w ustawie z dnia 16 września 1982 r. – Prawo spółdzielcze podyktowane jest faktem, iż spółdzielnie socjalne mogą być zakładane przez osoby prawne, gdzie członkowie zarządu nie są jednocześnie członkami spółdzielni.”

            Moim zdaniem, nie ulega więc wątpliwości, że nie wchodzą w grę umowy cywilno-prawne. A co z nieodpłatną pracą?

            Po pierwsze, istnienie umowy porządkuje wzajemne prawa i obowiązki, więc już z tego powodu istnienie umowy jest zalecane.

            Po drugie, nieodpłatna praca członka zarządu to nieodpłatne świadczenie w myśl ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (należy ją wycenić i potraktować jako przychód). W spółdzielni socjalnej nie ma dywidendy, więc nie ma tutaj argumenty w stylu: członek zarządu, który jest członkiem spółdzielni wykonuje zadania, za które otrzyma wynagrodzenie w formie dywidendy.

            Po trzecie wreszcie, spotkałem się już z sytuacją, w której ZUS podczas kontroli domagał się zawarcia umowy o pracę z członkiem zarządu.

            Nieodpłatne świadczenie pracy jest natomiast możliwe w przypadku oddelegowania członka zarządu przez osoby prawne, które są członkami spółdzielni (np. jest to pracownik gminy i w ramach swoich obowiązków w gminie zarządza spółdzielnią).

            pozdrawiam serdecznie,
            Waldek Żbik

          • Krys mówi:

            Oczywiście, zgadzam się, że zlecenie “odpada”. Co do pracy nieodpłatnej – ad 1. Umowa porządkuje, jasne, ale prawo spółdzielcze umożliwia przyjęcie regulaminu zarządu, który może dopracować niektóre kwestie. Ad 2. Naturalnie od strony podatkowej w przypadku spółdzielni każdego typu powstałby przychód i znam spółdzielnie, które uwzlgedniają to w deklaracjach podatkowych, kolejne lustracje od lat wskazują to jako działanie ze wszechmiar prawidłowe, a i kontrola się do tego nie przyczepiła. Ad 3. Ciekawe, na jaką podstawę powołał się inspektor z ZUS. Właśnie o to pytam. Być może zerócili wowczas uwagę na niedopełnienie obowiązku z ad 2.?
            Co do uzasadnienia, nie przekonuje mnie to. Ten fragment uzasadnia wprowadzenie przepisu zawarciu umowy o pracę z członkiem zarządu w przypadku spn.s. osób prawnych. I tylko tyle.

          • Waldemar Żbik mówi:

            Jasne. Rozumiem.

            Jest jeszcze kwestia tego, że zarządzamy podmiotem gospodarczym, a wiedza, umiejętności i zaangażowanie na wysokim poziomie powinny być odpowiednio wynagradzane. Oczywiście nie na siłę 🙂 Więc ten argument też pewnie Pana nie przekona 🙂

            pozdrawiam,
            Waldek Żbik

          • Krys mówi:

            To ma znaczenie, ale jest to tylko jeden z czynników. Przeważające są możliwości gospodarcze spółdzielni. Oczywiście wynagrodzenie członka zarządu powinno być brane pod uwagę w ocenie rentowności całego przedsięwzięcia. Jednak bywa różnie.

  3. Zarząd Spółdzielnia mówi:

    Dzień dobry,

    Tak, właśnie tak wygląda sytuacja, że spółdzielnia jest nieaktywna od 2 lat, zarząd nie składał odpowiednich dokumentów do zusu – bo nie zostali wyrejestrowani pracownicy i podmiot, jako płatnik składek. Teraz należy za te 2 lata nadrobić zaległości.

    Zarząd Spółdzielni

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *