W najbliższym czasie w wielu spółdzielniach socjalnych zostaną zorganizowane walne zgromadzenia, na których będą zatwierdzane sprawozdania finansowe za 2014 r. Postanowiłem zebrać w tym miejscu odpowiedzi na kilka pytań, jakie w ostatnim czasie otrzymałem od czytelników w tym temacie.

Czy zarząd spółdzielni socjalnej powinien sporządzić sprawozdanie z działalności?

Tak. Taki obowiązek wynika z ustawy o rachunkowości (dla dociekliwych: art. 49 ust. 1). Sprawozdanie to powinno obejmować istotne informacje o stanie majątkowym i sytuacji finansowej spółdzielni. Tego rodzaju sprawozdanie to również dobre miejsce, by opisać najważniejsze działania zarządu oraz plany rozwojowe.

Przypominam, że podczas tego walnego zgromadzenia głosowana jest uchwała w sprawie udzielenia absolutorium członkom zarządu. Tym samym, opisując w sprawozdaniu z działalności zdarzenia istotne dla spółdzielni, powinni oni wskazać na swoją w nich rolę.

[Aktualizacja 20.06.2016]

Jeśli:

• spółdzielnia spełnia warunki związane z uznaniem jej za tzw. jednostkę mikro (pisałem o tym tutaj) i
• walne zgromadzenie spółdzielni podejmie decyzję o sporządzaniu sprawozdania z zastosowaniem uproszczeń dla jednostek mikro,

to sporządzanie sprawozdania z działalności nie będzie obowiązkowe pod warunkiem, że w informacji dodatkowej lub (w przypadku jej niesporządzania) jako informacje uzupełniające do bilansu jednostka mikro przedstawi informacje dot. nabycia udziałów własnych określone w załączniku nr 4 do ustawy (dla dociekliwych: art. 49 ust. 4 ustawy o rachunkowości). 

Jednak, moim zdaniem, z uwagi na istotną rolę tego sprawozdania, warto je sporządzać.

Czy powinniśmy mieć komisję rewizyjną wewnętrzną, która zaakceptuje nasze sprawozdanie merytoryczne i finansowe oraz roczną działalność zarządu? Czy wystarczy głosowanie na walnym?

Organem właściwym do zatwierdzenia sprawozdań jest walne zgromadzenie. Dodatkowo rada nadzorcza bada te sprawozdania (dla dociekliwych: art. 46 § 1 pkt. 2 podpunkt a ustawy prawo spółdzielcze). Jeśli w spółdzielni socjalnej nie wybrano rady nadzorczej, to jej kompetencje wykonuje walne zgromadzenie. Oznacza to, że walne zgromadzenie powinno – przynajmniej w pewnym zakresie – te sprawozdania zbadać.

Celem badania sprawozdań finansowych jest m.in. stwierdzenie, czy:

• sprawozdanie przedstawia rzetelnie i jasno informacje istotne dla oceny sytuacji majątkowej i finansowej jednostki,
• zostało sporządzone zgodnie z polityką rachunkowości,
• prawidłowo ustalono wynik finansowy.

Pojawia się tutaj pytanie o przygotowanie członków spółdzielni do tego rodzaju badania. Jak zapewne wiesz, bywa z tym bardzo różnie i większość walnych zgromadzeń spółdzielni socjalnych nie podejmuje żadnych działań związanych z badaniem sprawozdań finansowych.

Jakich formalności należy dokonać po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego?

Sprawozdanie finansowe wraz z uchwałą walnego zgromadzenia o zatwierdzeniu sprawozdań oraz uchwałą o podziale nadwyżki / pokryciu straty należy przesłać do urzędu skarbowego (w ciągu 10 dni od podjęcia uchwały o zatwierdzeniu) oraz do Krajowego Rejestru Sądowego (w ciągu 15 dni od daty podjęcia uchwały).

Dodatkowo w przypadku Krajowego Rejestru Sądowego należy:

• wypełnić i dołączyć jeszcze dwa formularze: KRS ZN (Wniosek o zmianę wpisu w Krajowym Rejestrze Sądowym – sprawozdania finansowe i inne dokumenty) i KRS Z30 (Sprawozdania finansowe i inne dokumenty – załącznik do wniosku o wpis/zmianę danych w rejestrze przedsiębiorców),
• dołączyć sprawozdanie z działalności.

[Aktualizacja 18.06.2018] Składanie sprawozdań w wersji elektronicznej

W związku z nowelizacją ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym od 2018 r. zmienia się sposób złożenia sprawozdań i dokumentów bezpośrednio związanych w KRS (dla dociekliwych: art. 19e ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym).

Złożenie dokumentów, o których mowa w ustawie o rachunkowości (dla dociekliwych: art. 69 tej ustawy) tj.:

• roczne sprawozdanie finansowe,
• sprawozdanie z badania, jeżeli podlegało ono badaniu,
• odpis uchwały bądź postanowienia organu zatwierdzającego o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego (w naszym przypadku po prostu uchwała walnego zgromadzenia o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego spółdzielni),
• uchwała o podziale zysku lub pokryciu straty,
• sprawozdanie z działalności,

następuje przez zgłoszenie za pośrednictwem specjalnego systemu teleinformatycznego udostępnionego do tego celu przez Ministra Sprawiedliwości. Powyższe dokumenty powinny mieć formę skanu w formacie PDF (każdy dokument powinien być zeskanowany oddzielnie).

Warto dodać, że zgłoszenie opatruje kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP co najmniej jedna osoba fizyczna, której numer PESEL jest ujawniony w Rejestrze, wpisana jako członek organu uprawnionego do reprezentowania, wspólnik uprawniony do reprezentowania spółki osobowej, syndyk albo likwidator. Oznacza to, że sprawozdanie w wersji elektronicznej ma zostać podpisane  kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP przez jednego z członków zarządu spółdzielni.

Jeśli nie masz konta w systemie „S-24 – rejestracja spółki, inne wnioski” konieczne będą następujące działania:

• założenie profilu ePUAP (chyba, że już go masz lub masz podpis kwalifikowany; info o tym, jak założyć profil ePUAP znajdziesz np. tutaj),
• założenie konta w systemie S-24 poprzez wejście do systemu „S-24 – rejestracja spółki, inne wnioski” na stronie głównej portalu eKRS (link tutaj),
• złożenie dokumentów finansowych.

Pełną instrukcję, jak krok po kroku należy złożyć sprawozdanie finansowe drogą elektroniczną znajdziesz tutaj lub tutaj.

Na koniec jeszcze dwie informacje:

• w 2018 r. sprawozdanie finansowe składamy w urzędzie skarbowym w takiej samej formie, jak dotychczas, natomiast już w 2019 r. sprawozdanie za 2018 r. zostanie do urzędu skarbowego (a dokładniej do Centralnego Rejestru Danych Podatkowych; art. 20 ust. 1g ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym) przekazane automatycznie (brak konieczności składania wersji papierowych w urzędzie skarbowym),
• od 1.10.2018 sporządzanie sprawozdań finansowych będzie następowało wyłącznie elektronicznie, będą one następnie podpisane kwalifikowanym podpisem lub zaufanym profilem ePUAP (do tego dnia sprawozdania mogą być podpisywane ręcznie, natomiast kwalifikowanym podpisem lub zaufanym profilem ePUAP muszą być podpisywane skany przesyłane do KRS).

To tyle z mojej strony na dzisiaj. Jeśli masz jakieś pytania lub chcesz coś do powyższego dodać, zachęcam do komentowania wpisu.