3 pytania dot. zatwierdzenia sprawozdań w spółdzielni socjalnej (składanie sprawozdań w 2019 r.)

W najbliższym czasie w wielu spółdzielniach socjalnych zostaną zorganizowane walne zgromadzenia, na których będą zatwierdzane sprawozdania finansowe za 2014 2018 r. Postanowiłem zebrać w tym miejscu odpowiedzi na kilka pytań, jakie w ostatnim czasie otrzymałem od czytelników w tym temacie. Przekreśleniem zaznaczyłem tekst, który według stanu na czerwiec 2019 r. jest już nieaktualny.

Czy zarząd spółdzielni socjalnej powinien sporządzić sprawozdanie z działalności?

Tak. Taki obowiązek wynika z ustawy o rachunkowości (dla dociekliwych: art. 49 ust. 1). Sprawozdanie to powinno obejmować istotne informacje o stanie majątkowym i sytuacji finansowej spółdzielni. Tego rodzaju sprawozdanie to również dobre miejsce, by opisać najważniejsze działania zarządu oraz plany rozwojowe.

Przypominam, że podczas tego walnego zgromadzenia głosowana jest uchwała w sprawie udzielenia absolutorium członkom zarządu. Tym samym, opisując w sprawozdaniu z działalności zdarzenia istotne dla spółdzielni, powinni oni wskazać na swoją w nich rolę.

Więcej o sprawozdaniu z działalności pisałem w maju 2019 r. [kliknij].

[Aktualizacja 20.06.2016]

Jeśli:

• spółdzielnia spełnia warunki związane z uznaniem jej za tzw. jednostkę mikro (pisałem o tym tutaj) i
• walne zgromadzenie spółdzielni podejmie decyzję o sporządzaniu sprawozdania z zastosowaniem uproszczeń dla jednostek mikro,

to sporządzanie sprawozdania z działalności nie będzie obowiązkowe pod warunkiem, że w informacji dodatkowej lub (w przypadku jej niesporządzania) jako informacje uzupełniające do bilansu jednostka mikro przedstawi informacje dot. nabycia udziałów własnych określone w załączniku nr 4 do ustawy (dla dociekliwych: art. 49 ust. 4 ustawy o rachunkowości).

Jednak, moim zdaniem, z uwagi na istotną rolę tego sprawozdania, warto je sporządzać.

Czy powinniśmy mieć komisję rewizyjną wewnętrzną, która zaakceptuje nasze sprawozdanie merytoryczne i finansowe oraz roczną działalność zarządu? Czy wystarczy głosowanie na walnym?

Organem właściwym do zatwierdzenia sprawozdań jest walne zgromadzenie. Dodatkowo rada nadzorcza bada te sprawozdania (dla dociekliwych: art. 46 § 1 pkt. 2 podpunkt a ustawy prawo spółdzielcze). Jeśli w spółdzielni socjalnej nie wybrano rady nadzorczej, to jej kompetencje wykonuje walne zgromadzenie. Oznacza to, że walne zgromadzenie powinno – przynajmniej w pewnym zakresie – te sprawozdania zbadać.

Celem badania sprawozdań finansowych jest m.in. stwierdzenie, czy:

• sprawozdanie przedstawia rzetelnie i jasno informacje istotne dla oceny sytuacji majątkowej i finansowej jednostki,
• zostało sporządzone zgodnie z polityką rachunkowości,
• prawidłowo ustalono wynik finansowy.

Pojawia się tutaj pytanie o przygotowanie członków spółdzielni do tego rodzaju badania. Jak zapewne wiesz, bywa z tym bardzo różnie i większość walnych zgromadzeń spółdzielni socjalnych nie podejmuje żadnych działań związanych z badaniem sprawozdań finansowych.

Jakich formalności należy dokonać po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego?

Sprawozdanie finansowe wraz z uchwałą walnego zgromadzenia o zatwierdzeniu sprawozdań oraz uchwałą o podziale nadwyżki / pokryciu straty należy przesłać do urzędu skarbowego (w ciągu 10 dni od podjęcia uchwały o zatwierdzeniu) oraz do Krajowego Rejestru Sądowego (w ciągu 15 dni od daty podjęcia uchwały). Ponieważ od 2018 r. zmienił się sposób składania sprawozdania więcej informacji znajdziesz poniżej.

Dodatkowo w przypadku Krajowego Rejestru Sądowego należy:

• wypełnić i dołączyć jeszcze dwa formularze: KRS ZN (Wniosek o zmianę wpisu w Krajowym Rejestrze Sądowym – sprawozdania finansowe i inne dokumenty) i KRS Z30 (Sprawozdania finansowe i inne dokumenty – załącznik do wniosku o wpis/zmianę danych w rejestrze przedsiębiorców),
• dołączyć sprawozdanie z działalności.

[Aktualizacja 18.06.2018] Składanie sprawozdań w wersji elektronicznej

W związku z nowelizacją ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym od 2018 r. zmienia się sposób złożenia sprawozdań i dokumentów bezpośrednio związanych w KRS (dla dociekliwych: art. 19e ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym).

Złożenie dokumentów, o których mowa w ustawie o rachunkowości (dla dociekliwych: art. 69 tej ustawy) tj.:

• roczne sprawozdanie finansowe,
• sprawozdanie z badania, jeżeli podlegało ono badaniu,
• odpis uchwały bądź postanowienia organu zatwierdzającego o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego (w naszym przypadku po prostu uchwała walnego zgromadzenia o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego spółdzielni),
• uchwała o podziale zysku lub pokryciu straty,
• sprawozdanie z działalności,

następuje przez zgłoszenie za pośrednictwem specjalnego systemu teleinformatycznego udostępnionego do tego celu przez Ministra Sprawiedliwości. Powyższe dokumenty powinny mieć formę skanu w formacie PDF (każdy dokument powinien być zeskanowany oddzielnie).

[Aktualizacja 13.06.2019] Składanie sprawozdań finansowych w 2019 r.

Kluczowe uwarunkowania:

• sporządzanie sprawozdań finansowych następuje wyłącznie elektronicznie (w określonym przez Ministerstwo Finansów formacie i strukturze logicznej),
• wszyscy członkowie zarządu oraz osoba odpowiedzialna za prowadzenie ksiąg rachunkowych podpisują sprawozdania kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub zaufanym profilem ePUAP (chyba że ktoś z jakiejś przyczyny odmawia podpisu – wymaga to wskazania kto i z jakiego powodu),
• dwa etapy podpisania sprawozdań:
  • sporządzenie i podpisanie dokumentu, co powinno nastąpić do dnia 31 marca (termin podpisu profilem zaufanym zawarty jest w pliku XML i nie może zostać zmieniony),
  • przesłanie sprawozdania (w formacie XML) wraz z uchwałami zatwierdzającymi (zatwierdzenie do końca czerwca),
• sprawozdania składa się w Repozytorium Dokumentów Finansowych,
• sprawozdania finansowe z repozytorium będą przesyłane do Centralnego Rejestru Danych Podatkowych (dla dociekliwych: art. 20 ust. 1g ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym) – nie ma już obowiązku przesyłania sprawozdań finansowych do urzędów skarbowych,
• w repozytorium dokumentów finansowych składa się także:
  • odpis uchwały organu zatwierdzającego o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego,
  • odpis uchwały o podziale zysku lub pokryciu straty,
  • sprawozdanie z działalności,
• dokumenty te powinny zostać zeskanowane, a następnie podpisane elektronicznie jeszcze przed wprowadzeniem ich do systemu S24 – podpis ePUAPem:
  • za pomocą specjalnej podpisywarki lub
  • z profilu organizacji (wcześniej każdy z członków zarządu musi mieć ePUAP, jedna osoba tworzy profil organizacji i zaprasza pozostałe),
• oświadczenie, że dołączone do zgłoszenia dokumenty spełniają wymogi określone w ustawie o rachunkowości (elektronicznie, na koncie w portalu – bez dodatkowych plików).

Warto dodać, że zgłoszenie opatruje kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP co najmniej jedna osoba fizyczna, której numer PESEL jest ujawniony w Rejestrze, wpisana jako członek organu uprawnionego do reprezentowania, wspólnik uprawniony do reprezentowania spółki osobowej, syndyk albo likwidator. Oznacza to, że sprawozdanie w wersji elektronicznej ma zostać podpisane  kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP przez jednego z członków zarządu spółdzielni.

Jeśli nie masz konta w systemie „S-24 – rejestracja spółki, inne wnioski” konieczne będą następujące działania:

• założenie profilu ePUAP (chyba, że już go masz lub masz podpis kwalifikowany; info o tym, jak założyć profil ePUAP znajdziesz np. tutaj),
• założenie konta w systemie S-24 poprzez wejście do systemu „S-24 – rejestracja spółki, inne wnioski” na stronie głównej portalu eKRS,
• złożenie dokumentów finansowych.

Na koniec polecam Ci kilka stron:

• Jak podpisać sprawozdanie finansowe profilem zaufanym ePUAP?
• Jak założyć profil ePUAP dla instytucji (spółki, stowarzyszenia, fundacji, itp.)?
• Jak podpisać podpisem zaufanym ePUAP plik lub pismo przez kilka osób?

To tyle z mojej strony na dzisiaj. Jeśli masz jakieś pytania lub chcesz coś do powyższego dodać, zachęcam do komentowania wpisu.