W najbliższym czasie w wielu spółdzielniach socjalnych zostaną zorganizowane walne zgromadzenia sprawozdawcze, na których będą zatwierdzane sprawozdania finansowe za 2024 r. Postanowiłem zebrać w tym miejscu odpowiedzi na kilka pytań, jakie otrzymałem od czytelników w tym temacie.
Czy zarząd spółdzielni socjalnej powinien sporządzić sprawozdanie z działalności?
Tak. Sprawozdanie z działalności zarządu to obowiązek wynikający z art. 49 ust. 1 ustawy o rachunkowości.
Sprawozdanie z działalności to nie tylko wymóg formalny, ale również okazja do podsumowania całorocznych działań spółdzielni socjalnej. Powinno być czytelne, konkretne i rzetelne – tak, by każdy członek mógł zrozumieć, co wydarzyło się w organizacji i w jakim kierunku zmierza. Warto potraktować je jako narzędzie komunikacji i budowania zaufania wśród członków oraz partnerów.
Kiedy można nie sporządzać sprawozdania z działalności?
Warto też wspomnieć, że jeśli:
- spółdzielnia spełnia warunki związane z uznaniem jej za tzw. jednostkę mikro lub małą i
- walne zgromadzenie spółdzielni podejmie decyzję o sporządzaniu sprawozdania z zastosowaniem uproszczeń dla jednostek mikro / małych,
to sporządzanie sprawozdania z działalności nie będzie obowiązkowe. Warunkiem jest tutaj przedstawienie informacji dot. nabycia udziałów własnych określonych w załączniku nr 4 do ustawy o rachunkowości w informacji dodatkowej lub (w przypadku jej niesporządzania w jednostce mikro) jako informacje uzupełniające do bilansu (dla dociekliwych: art. 49 ust. 4 i 5 ustawy o rachunkowości).
Z praktycznego punktu widzenia nie ma możliwości nabycia udziałów własnych w spółdzielni socjalnej, więc wystarczy spełnić wymogi zawarte w dwóch podpunktach powyżej.
Z drugiej strony, z uwagi na istotną rolę sprawozdania z działalności w procesie oceny działań zarządu i komunikacji z członkami oraz pracownikami, moim zdaniem, warto je sporządzać. Dokument ten stanowi też podstawę do udzielenia zarządowi absolutorium przez walne zgromadzenie członków.
W jaki sposób sporządza się i podpisuje sprawozdanie z działalności?
Spółdzielnia socjalne, jako podmioty wpisane do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego, sporządzają sprawozdanie z działalności w formie elektronicznej i podpisują je kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym.
Forma elektroniczna nie musi być ustrukturyzowana – wystarczy plik tekstowy, graficzny lub mieszany, możliwy do odczytu komputerowego (np. DOC, ODT, PDF, JPG, XLS, RTF) albo skan dokumentu papierowego zapisany w PDF i opatrzony podpisem elektronicznym.
Kto i kiedy podpisuje to sprawozdanie?
Sprawozdanie z działalności podpisuje kierownik jednostki. Jeżeli spółdzielnią kieruje zarząd wieloosobowy, podpisują je wszyscy członkowie tego organu albo jedna osoba, po uzyskaniu od pozostałych pisemnych oświadczeń, że sprawozdanie spełnia wymogi ustawy (lub odmów takich oświadczeń). Osoba prowadząca księgi rachunkowe nie podpisuje tego sprawozdania – obowiązek ten dotyczy wyłącznie sprawozdania finansowego (dla dociekliwych: art. 52 ust. 2 i 3 ustawy o rachunkowości).
Terminy sporządzenia i podpisania są identyczne jak w przypadku sprawozdania finansowego.
Oznacza to, że sprawozdanie z działalności należy sporządzić w ciągu 3 miesięcy po zakończeniu roku obrotowego, a więc najczęściej do 31 marca za rok poprzedni. Fakt, że to sprawozdanie podpisuje się elektronicznie sprawia, że data ta będzie zawsze widoczna i nie jest możliwe antydatowanie dokumentu (tj. podpisanie go z datą wcześniejszą).
Zatwierdzone sprawozdanie z działalności należy złożyć do KRS wraz z rocznym sprawozdaniem finansowym (art. 69 ust. 1 ustawy o rachunkowości).
Co dokładnie powinno zawierać sprawozdanie z działalności?
Powinno ono obejmować opis działań zrealizowanych w danym roku obrotowym, główne zdarzenia finansowe i gospodarcze, a także ocenę sytuacji ekonomicznej spółdzielni.
Dokładniej rzecz ujmując sprawozdanie powinno zawierać:
- opis działań statutowych i gospodarczych,
- analizę sytuacji finansowej (np. przychody, koszty, wynik finansowy),
- informacje o zatrudnieniu, współpracy z partnerami, udziale w projektach,
- plany na kolejny rok obrotowy.
Przykład i wzór sprawozdania merytorycznego znajdziesz w naszym pakiecie „Prawo w spółdzielni socjalnej. Niezbędnik praktyka”.
Czy powinniśmy mieć komisję rewizyjną wewnętrzną, która zaakceptuje nasze sprawozdanie merytoryczne i finansowe oraz roczną działalność zarządu? Czy wystarczy głosowanie na walnym?
Nie ma obowiązku powołania w każdym przypadku wewnętrznej komisji rewizyjnej – w spółdzielni jest to rada nadzorcza. Obowiązek taki pojawi się, jeśli liczba członków przekroczy 15 osób.
Jeśli nie została powołana rada nadzorcza, to wszystkie kompetencje kontrolne i nadzorcze przejmuje walne zgromadzenie. W takiej sytuacji to członkowie spółdzielni, podczas walnego zgromadzenia, analizują sprawozdania i podejmują decyzję o ich zatwierdzeniu oraz udzieleniu absolutorium dla zarządu.
Z formalnego punktu widzenia powinniśmy jeszcze:
- przekazać członkom sprawozdania do wcześniejszego zapoznania się (15 dni przez walnym zgromadzeniem sprawozdawczym),
- zadbać o weryfikację sprawozdania pod względem prawidłowości i rzetelności jego sporządzenia (elementy takiej analizy, w przypadku braku rady nadzorczej powinny pojawić się na walnym zgromadzeniu, co należy odnotować w protokole z walnego).
Jakich formalności należy dokonać po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego?
Po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego przez walne zgromadzenie spółdzielni socjalnej, należy dopełnić kilku ważnych obowiązków:
- Złożenie sprawozdania do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS)
- termin: 15 dni od dnia zatwierdzenia,
- forma: elektroniczna, najlepiej zrobić to przez Portal Rejestrów Sądowych (wówczas korzystając z Repozytorium Dokumentów Finansowych takie złożenie jest bezpłatne),
- zakres dokumentów:
- sprawozdanie finansowe (ustrukturyzowany plik XML z podpisem),
- uchwała o zatwierdzeniu sprawozdania (wystarczy skan),
- uchwała o podziale zysku lub pokryciu straty (wystarczy skan),
- sprawozdanie z działalności zarządu (podpisane elektronicznie).
2. Przechowywanie dokumentacji
- czas przechowywania: minimum 5 lat od zakończenia roku obrotowego.
- forma: najczęściej papierowa.
Sprawozdanie finansowe w spółdzielni socjalnej – najważniejsze informacje
Z punktu widzenia osoby zarządzającej spółdzielnią socjalną, znajomość obowiązków związanych ze sprawozdawczością finansową ma kluczowe znaczenie dla bezpiecznego prowadzenia działalności. Warto regularnie monitorować zmiany przepisów dotyczących:
- zatwierdzania sprawozdań finansowych (6 miesięcy po zakończeniu roku obrotowego),
- terminów złożenia dokumentów do KRS (15 dni od zatwierdzenia sprawozdania),
- zasad udzielania absolutorium zarządowi,
- uproszczeń dostępnych dla jednostek mikro / małych,
- archiwizacji dokumentacji finansowej.
Odpowiednie przygotowanie się do walnego zgromadzenia i znajomość procedur zwiększa przejrzystość działania i zaufanie członków do zarządu.
Masz pytania o sprawozdanie finansowe w spółdzielni socjalnej lub potrzebujesz wsparcia w jego przygotowaniu? Zostaw komentarz lub napisz do mnie przez formularz kontaktowy.
Mam pytanie jak prawidłowo powinno wyglądać udzielanie absolutorium członkom zarządu czy takie głosowanie w spółdzielniach socjalnych powinno być tajne czy jawne? Czy przy głosowaniu nad udzieleniem absolutorium prezesowi bierze on tez udział w głosowaniu czy nie powinien uczestniczyć w głosowaniu?
Dzień dobry,
Prawo spółdzielcze nie wymaga tajnego głosowania w sprawie udzielenia absolutorium. Taki wymóg może wynikać z dokumentów wewnętrznych (np. regulaminu walnego czy statutu). Ewentualnie w tychże dokumentach może być zapis, że na wniosek np. 3 członków przewodniczący zarządza tajne głosowanie.
Członek zarządu nie uczestniczy w głosowaniu w sprawach wyłącznie jego dotyczących, w tym również w sprawie udzielania (sobie) absolutorium. Członek zarządu może brać udział w dyskusji poprzedzającej głosowanie, jednak podczas głosowania w zasadzie powinie opuścić salę obrad (w protokole z walnego zgromadzenia należy umieścić stosowną wzmiankę w tym zakresie).
pozdrawiam serdecznie,
Dzień dobry
A co zrobić w sytuacji kiedy zarząd spółdzielni uchyla się od obowiązków, nie zgłasza zmian do KRS, nie odpowiada na pisma z prośbą o informacje i nie rozlicza finansów? Dodatkowo ani myśli sporządzać sprawozdania finansowego.
Z góry dziękuję za pomoc.
Dzień dobry,
Temat był już przeze mnie poruszany. Na początek polecam 4 wpisy na blogu:
https://spoldzielniasocjalnawpraktyce.pl/czy-czlonek-spoldzielni-powinien-miec-dostep-do-wszystkich-dokumentow-spoldzielni-cz-1/
https://spoldzielniasocjalnawpraktyce.pl/%EF%BB%BFczy-czlonek-spoldzielni-powinien-miec-dostep-do-wszystkich-dokumentow-spoldzielni-cz-2/
https://spoldzielniasocjalnawpraktyce.pl/co-powinienes-nas-wiedziec-o-zasadach-pracy-walnego-zgromadzenia-spoldzielni-socjalnej-cz-2/
https://spoldzielniasocjalnawpraktyce.pl/jaka-odpowiedzialnosc-ponosza-czlonkowie-zarzadu-spoldzielni-socjalnej/
W razie potrzeby proszę pytać 🙂
pozdrowienia,
Waldek Żbik
Dziękuję bardzo! 🙂 Sytuacja jest jednak bardziej skomplikowana, spółdzielnia nie zaczęła działalności statutowej, wystąpiło podejrzenie popełnienia przestępstwa, cofnięto wszystkie dotacje i są do zwrotu wraz z odsetkami. A zarząd gra na czas i nie podejmuje żadnych działań mimo wezwań do wykupu weksla dla wszystkich członków.
Dziękuję za szybką odpowiedź 🙂
Dzień dobry, proszę o informację, czy sprawozdania należy wysyłać do Krajowej Rady Spółdzielczej?
Witam,
Nie. Nie ma takiej potrzeby.
pozdrowienia,
Waldek Żbik
Dzień dobry, prosiłabym o szczegółowe opisanie procedury składania sprawozdania online do KRS.
Polecam linki z wpisu powyżej.
pozdrawiam,
Waldek Żbik
Dzień dobry,
Mam wątpliwość dotyczącą podziału nadwyżki bilansowej za 2017 rok, czy powinno się to odbyć na podstawie nowej ustawy o spółdzielniach socjalnych, czy na zasadzie starej ustawy, która obowiązywała w 2017 roku?
Dzień dobry,
Ustawa zmieniona obowiązuje od 31.03.2018, więc po tej dacie należy stosować już nowe zapisy.
pozdrawiam,
Waldek Żbik
Witam, e pułap nie jest pełnym podpisem – można się z niego wyłgać.
E pułap nie wolno stosować po za jedno osobową działalnością gospodarczą a spółdzielnie socjalne takie nie są.
dla dociekliwych: art. 20 ust. 1g ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym tego nie ma w ustawie nie doszukałem się ale dostałem to 19 e
Dzień dobry,
Nie wiem skąd ten pomysł: „E pułap nie wolno stosować po za jedno osobową działalnością gospodarczą…”.
Art. 19e ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym, o którym Pan pisze brzmi tak:
1. Złożenie dokumentów, o których mowa w art. 69 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości, następuje przez zgłoszenie za pośrednictwem systemu teleinformatycznego udostępnionego do tego celu przez Ministra Sprawiedliwości.
2. Zgłoszenie opatruje kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym co najmniej jedna osoba fizyczna, której numer PESEL jest ujawniony w Rejestrze, wpisana jako uprawniona samodzielnie lub łącznie z innymi osobami do reprezentowania podmiotu, prokurent, syndyk, zarządca w postępowaniu restrukturyzacyjnym albo likwidator.
Profil zaufany (EPUAP) to właśnie narzędzie, które umożliwia złożenie podpisu zaufanego. Można o tym przeczytać np. tutaj: https://obywatel.gov.pl/zaloz-profil-zaufany;
Z kolei art. 20 ust. 1g ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym, o którym też Pan piszę brzmi tak:
Po zamieszczeniu w repozytorium dokumentów finansowych sprawozdania finansowego lub sprawozdania z badania są one przesyłane za pośrednictwem systemu teleinformatycznego do Centralnego Rejestru Danych Podatkowych.
Nie ma tam więc mowy o tym, kiedy można stosować EPUAP.
pozdrawiam,
Waldek Żbik