3 pytania dot. zatwierdzenia sprawozdań w spółdzielni socjalnej (składanie sprawozdań w 2025 r.)

W najbliższym czasie w wielu spółdzielniach socjalnych zostaną zorganizowane walne zgromadzenia sprawozdawcze, na których będą zatwierdzane sprawozdania finansowe za 2024 r. Postanowiłem zebrać w tym miejscu odpowiedzi na kilka pytań, jakie otrzymałem od czytelników w tym temacie.

Czy zarząd spółdzielni socjalnej powinien sporządzić sprawozdanie z działalności?

Tak. Sprawozdanie z działalności zarządu to obowiązek wynikający z art. 49 ust. 1 ustawy o rachunkowości.

Sprawozdanie z działalności to nie tylko wymóg formalny, ale również okazja do podsumowania całorocznych działań spółdzielni socjalnej. Powinno być czytelne, konkretne i rzetelne – tak, by każdy członek mógł zrozumieć, co wydarzyło się w organizacji i w jakim kierunku zmierza. Warto potraktować je jako narzędzie komunikacji i budowania zaufania wśród członków oraz partnerów.

Kiedy można nie sporządzać sprawozdania z działalności?

Warto też wspomnieć, że jeśli:

• spółdzielnia spełnia warunki związane z uznaniem jej za tzw. jednostkę mikro lub małą i
• walne zgromadzenie spółdzielni podejmie decyzję o sporządzaniu sprawozdania z zastosowaniem uproszczeń dla jednostek mikro / małych,

to sporządzanie sprawozdania z działalności nie będzie obowiązkowe. Warunkiem jest tutaj przedstawienie informacji dot. nabycia udziałów własnych określonych w załączniku nr 4 do ustawy o rachunkowości w informacji dodatkowej lub (w przypadku jej niesporządzania w jednostce mikro) jako informacje uzupełniające do bilansu (dla dociekliwych: art. 49 ust. 4 i 5 ustawy o rachunkowości).

Z praktycznego punktu widzenia nie ma możliwości nabycia udziałów własnych w spółdzielni socjalnej, więc wystarczy spełnić wymogi zawarte w dwóch podpunktach powyżej.

Z drugiej strony, z uwagi na istotną rolę sprawozdania z działalności w procesie oceny działań zarządu i komunikacji z członkami oraz pracownikami, moim zdaniem, warto je sporządzać. Dokument ten stanowi też podstawę do udzielenia zarządowi absolutorium przez walne zgromadzenie członków.

W jaki sposób sporządza się i podpisuje sprawozdanie z działalności?

Spółdzielnia socjalne, jako podmioty wpisane do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego, sporządzają sprawozdanie z działalności w formie elektronicznej i podpisują je  kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym.

Forma elektroniczna nie musi być ustrukturyzowana – wystarczy plik tekstowy, graficzny lub mieszany, możliwy do odczytu komputerowego (np. DOC, ODT, PDF, JPG, XLS, RTF) albo skan dokumentu papierowego zapisany w PDF i opatrzony podpisem elektronicznym.

Kto i kiedy podpisuje to sprawozdanie?

Sprawozdanie z działalności podpisuje kierownik jednostki. Jeżeli spółdzielnią kieruje zarząd wieloosobowy, podpisują je wszyscy członkowie tego organu albo jedna osoba, po uzyskaniu od pozostałych pisemnych oświadczeń, że sprawozdanie spełnia wymogi ustawy (lub odmów takich oświadczeń). Osoba prowadząca księgi rachunkowe nie podpisuje tego sprawozdania – obowiązek ten dotyczy wyłącznie sprawozdania finansowego (dla dociekliwych: art. 52 ust. 2 i 3 ustawy o rachunkowości).

Terminy sporządzenia i podpisania są identyczne jak w przypadku sprawozdania finansowego.

Oznacza to, że sprawozdanie z działalności należy sporządzić w ciągu 3 miesięcy po zakończeniu roku obrotowego, a więc najczęściej do 31 marca za rok poprzedni. Fakt, że to sprawozdanie podpisuje się elektronicznie sprawia, że data ta będzie zawsze widoczna i nie jest możliwe antydatowanie dokumentu (tj. podpisanie go z datą wcześniejszą).

Zatwierdzone sprawozdanie z działalności należy złożyć do KRS wraz z rocznym sprawozdaniem finansowym (art. 69 ust. 1 ustawy o rachunkowości).

Co dokładnie powinno zawierać sprawozdanie z działalności?

Powinno ono obejmować opis działań zrealizowanych w danym roku obrotowym, główne zdarzenia finansowe i gospodarcze, a także ocenę sytuacji ekonomicznej spółdzielni.

Dokładniej rzecz ujmując sprawozdanie powinno zawierać:

• opis działań statutowych i gospodarczych,
• analizę sytuacji finansowej (np. przychody, koszty, wynik finansowy),
• informacje o zatrudnieniu, współpracy z partnerami, udziale w projektach,
• plany na kolejny rok obrotowy.

Przykład i wzór sprawozdania merytorycznego znajdziesz w naszym pakiecie „Prawo w spółdzielni socjalnej. Niezbędnik praktyka”.

Czy powinniśmy mieć komisję rewizyjną wewnętrzną, która zaakceptuje nasze sprawozdanie merytoryczne i finansowe oraz roczną działalność zarządu? Czy wystarczy głosowanie na walnym?

Nie ma obowiązku powołania w każdym przypadku wewnętrznej komisji rewizyjnej – w spółdzielni jest to rada nadzorcza. Obowiązek taki pojawi się, jeśli liczba członków przekroczy 15 osób.

Jeśli nie została powołana rada nadzorcza, to wszystkie kompetencje kontrolne i nadzorcze przejmuje walne zgromadzenie. W takiej sytuacji to członkowie spółdzielni, podczas walnego zgromadzenia, analizują sprawozdania i podejmują decyzję o ich zatwierdzeniu oraz udzieleniu absolutorium dla zarządu.

Z formalnego punktu widzenia powinniśmy jeszcze:

• przekazać członkom sprawozdania do wcześniejszego zapoznania się (15 dni przez walnym zgromadzeniem sprawozdawczym),
• zadbać o weryfikację sprawozdania pod względem prawidłowości i rzetelności jego sporządzenia (elementy takiej analizy, w przypadku braku rady nadzorczej powinny pojawić się na walnym zgromadzeniu, co należy odnotować w protokole z walnego).

Jakich formalności należy dokonać po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego?

Po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego przez walne zgromadzenie spółdzielni socjalnej, należy dopełnić kilku ważnych obowiązków:

1. Złożenie sprawozdania do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS)

• termin: 15 dni od dnia zatwierdzenia,
• forma: elektroniczna, najlepiej zrobić to przez Portal Rejestrów Sądowych (wówczas korzystając z Repozytorium Dokumentów Finansowych takie złożenie jest bezpłatne),
• zakres dokumentów:
  • sprawozdanie finansowe (ustrukturyzowany plik XML z podpisem),
  • uchwała o zatwierdzeniu sprawozdania (wystarczy skan),
  • uchwała o podziale zysku lub pokryciu straty (wystarczy skan),
  • sprawozdanie z działalności zarządu (podpisane elektronicznie).

2. Przechowywanie dokumentacji

• czas przechowywania: minimum 5 lat od zakończenia roku obrotowego.
• forma: najczęściej papierowa.

Sprawozdanie finansowe w spółdzielni socjalnej – najważniejsze informacje

Z punktu widzenia osoby zarządzającej spółdzielnią socjalną, znajomość obowiązków związanych ze sprawozdawczością finansową ma kluczowe znaczenie dla bezpiecznego prowadzenia działalności. Warto regularnie monitorować zmiany przepisów dotyczących:

• zatwierdzania sprawozdań finansowych (6 miesięcy po zakończeniu roku obrotowego),
• terminów złożenia dokumentów do KRS (15 dni od zatwierdzenia sprawozdania),
• zasad udzielania absolutorium zarządowi,
• uproszczeń dostępnych dla jednostek mikro / małych,
• archiwizacji dokumentacji finansowej.

Odpowiednie przygotowanie się do walnego zgromadzenia i znajomość procedur zwiększa przejrzystość działania i zaufanie członków do zarządu.

Masz pytania o sprawozdanie finansowe w spółdzielni socjalnej lub potrzebujesz wsparcia w jego przygotowaniu? Zostaw komentarz lub napisz do mnie przez formularz kontaktowy.