Walne zgromadzenie w spółdzielni socjalnej w czasach pandemii. Co się zmieniło?

prawo w spółdzielni socjalnej

Dzisiaj zajmiemy się zmianami w funkcjonowaniu walnego zgromadzenia spółdzielni socjalnej w czasach pandemii. W ciągu ostatnich tygodni zmieniło się tutaj kilka spraw, które warte są uwagi.

Czy można zrobić walne zgromadzenie w sposób zdalny?

Tak – opcja taka pojawiła się w momencie wprowadzenia tzw. tarczy 2.0, a dokładniej na podstawie ustawy z dnia 16 kwietnia 2020 r. o szczególnych instrumentach wsparcia w związku z rozprzestrzenianiem się wirusa SARS-CoV-2 (dla dociekliwych: chodzi o art. 15 ww. ustawy, która wprowadziła zmiany m.in. w art. 36 prawa spółdzielczego).

Jakie są warunki podjęcia uchwały przez walne zgromadzenie w trybie zdalnym?

Przede wszystkim:

  • wymaga to decyzji zarządu, ewentualnie rady nadzorczej,
  • wszyscy członkowie spółdzielni muszą być poinformowani o głosowaniu w tym trybie (najlepiej zrobić to w zawiadomieniu o walnym, które dostarczane jest do członków w sposób i w terminach wynikających ze statutu),
  • przy obliczaniu kworum uwzględnia się członków uczestniczących przez oddanie głosu na piśmie lub przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość,
  • tego rodzaju głosowanie może być przeprowadzone wyłącznie w przypadku wprowadzenia stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii, o których mowa w ustawie z dnia 5 grudnia 2008 r. o zapobieganiu oraz zwalczaniu zakażeń i chorób zakaźnych u ludzi.

Co ciekawe, głosowanie w trybie zdalnym może być przeprowadzone niezależnie od postanowień statutu spółdzielni.

Jak dokładnie wygląda podjęcie uchwały przez walne zgromadzenie w tym trybie?

Prawo spółdzielcze mówi tutaj o głosowaniu na piśmie albo przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość (dla dociekliwych: art. 36 § 9), przy czym możliwy jest też wariant mieszany, czyli część osób głosuje na piśmie, a część osób głosuje za pośrednictwem środków porozumiewania się na odległość.

Głosowanie na piśmie odbywa się w następujący sposób:

  • zarząd przesyła członkom jednobrzmiący projekt uchwały poddanej głosowaniu wraz ze wskazaniem terminu oddania głosu,
  • członkowie przesyłają na piśmie swój głos.

Jeśli chodzi o podjęcie uchwały przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość to należy zorganizować transmisję obrad w czasie rzeczywistym. Powinno to nastąpić w taki sposób, by każdy członek mógł się wypowiadać w toku obrad i oczywiście oddać głos. Tym samym członkowie nie przebywają w jednym miejscu, ale prowadzą dyskusję online, a następnie głosują.

Kwestie techniczne takiego posiedzenia (jaki program do komunikacji wybrać, jak głosować tajnie etc.) są przedstawione w tym artykule na portalu ngo. Jest tam mowa o stowarzyszeniu, ale można to odnieść również do spółdzielni socjalnej.  

Jeśli interesuje Cię kwestia podejmowania decyzji przez organy spółdzielni, to polecam Ci pakiet “Prawo w spółdzielni socjalnej. Niezbędnik praktyka“. Znajdziesz tam nie tylko zaawansowane informacje, ale i wzory dokumentów przydatnych przy prowadzeniu spółdzielni. 

Co jeszcze uległo zmianie w kontekście decyzji walnego zgromadzenia?

Zawiadomienia o walnym zgromadzeniu (również żądania członków dot. zwołania walnego zgromadzenia lub uzupełnienia porządku obrad) mogą zostać dokonane przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość (art. 40 §3 prawa spółdzielczego).

Co to są środki bezpośredniego porozumiewania się na odległość?

Środek porozumiewania się na odległość to każdy środek, który bez jednoczesnej fizycznej obecności dwóch stron można wykorzystywać do kontaktu między nimi. Ważna jest jeszcze „bezpośredniość”, która oznacza komunikację odpowiadającą tej, jaka jest możliwa pomiędzy osobami obecnymi fizycznie w jednym miejscu, przy jednoczesnym zaangażowaniu się obu stron.

Wchodzi tutaj w grę np. wykorzystanie komunikatorów internetowych (typu skype), ale w rozwiązaniu tym nie mieści się już droga mailowa (bo Ty napiszesz do mnie maila, a ja odczytam go jutro lub za 3 dni, więc nie będzie tutaj bezpośredniości).

Do kiedy trzeba zatwierdzić sprawozdanie finansowe spółdzielni socjalnej za 2019 r.?

Pisałem już o tym w poprzednim wpisie, ale przypomnę jeszcze raz: jeżeli ustawowy termin zwołania walnego zgromadzenia spółdzielni (…) przypada w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii, ulega on przedłużeniu o 6 tygodni od dnia odwołania tego stanu. Oznacza to, że jeśli stan zagrożenia epidemiologicznego będzie trwał nadal, to walne zgromadzenia w spółdzielniach nie będą musiały odbywać się do końca czerwca b.r..

Czy można zrobić posiedzenie zarządu / rady nadzorczej spółdzielni socjalnej w sposób zdalny?

Tak, taka opcja została wprowadzona już w tarczy 1.0 (wprowadzono wtedy odpowiednią nowelizację prawa spółdzielczego, a dokładniej art. 35 §41 – §44). W tym zakresie też odsyłam do poprzedniego wpisu, bo tam przytoczyłem te zasady. Jest to o tyle ważne, że możemy je stosować niezależnie od stanu epidemii.

To tyle w temacie zmian, które pojawiły się w ostatnim czasie, a które mogą mieć znaczący wpływ na sposób funkcjonowania organów spółdzielni socjalnej, w tym zwłaszcza walnego zgromadzenia.

  1. Julka mówi:

    Czyli jak dobrze zrozumiałam walne zgromadzenie mogłabym przeprowadzić w taki sposób:

    1. Zawiadomienie o walnym wraz z projektami uchwał, inf o sposobie przeprowadzenia zgromadzenia członkowie odbierają osobiście w siedzibie spółdzielni, kiedy przychodzą do pracy (wszyscy członkowie są również pracownikami SS) podpisują listę, że odebrali
    2. Na walne przychodzi fizycznie 2 członków,którzy są także protokolantem i przewodniczącym, reszta członków jest obecna poprzez np. skype czy zoom
    3. Rozpoczynają się obrady członkowie w sposób ustny głosują nad uchwałami, gdy zostaną podjęte dokumenty podpisują je protokolant i przewodniczący.

    Czy może w taki sposób to wyglądać. Co wówczas z podpisaniem listy obecności? Czy mogą ją podpisać np. później, kiedy przyjdą do pracy?

    Pozdrawiam serdecznie

    • Julka mówi:

      Czy jeśli muszę zrobić głosowanie tajne można po prostu wyłączyć widok i każdy po kolei podniesie rękę? Lub wyśle wiadomość na czacie

      • Waldemar Żbik mówi:

        Odnośnie głosowania tajnego. Nie jest to takie proste, bo przecież widzimy, kto podnosi rękę, więc nie jest to głosowanie tajne. Podobnie w przypadku pisania wiadomości na czacie.

        Należałoby stworzyć m.in. możliwość weryfikacji, kto głosował i czy ktoś nie oddał np. dwóch głosów. Najczęściej korzysta się tutaj z zewnętrznych rozwiązań. Trochę na ten temat jest tutaj: https://publicystyka.ngo.pl/walne-zebranie-on-line-mozliwe-dzieki-narzedziom

        Mam w planach przyjrzeć się bliżej tej kwestii. Postaram się tutaj wówczas to napisać lub podlinkować odpowiedni artykuł.

        pozdrawiam serdecznie,
        Waldek Żbik

    • Waldemar Żbik mówi:

      Dzień dobry,

      W sytuacji, którą Pani opisuje (rozumiem, że wszyscy razem na co dzień pracują i i tak się widzą), raczej nie stosowałbym tego zdalnego trybu. Bo traci on sens.

      Oczywiście tak, czy tak można to zrobić, przy czym o sposobie zawiadomienia decyduje statut, więc tam należałoby zweryfikować proponowany sposób (z reguły przekazanie zawiadomień osobiście jest jak najbardziej możliwe).

      Reszta może przebiegać w opisany przez Panią sposób.

      W przypadku posiedzeń on line zasadniczo nie sporządza się listy obecności, bo jest to najczęściej niemożliwe. Na pewno jednak można sporządzić protokół oraz nagrać całość posiedzenia, co będzie dobrym dowodem jego odbycia (zastępującym listę obecności).

      Oczywiście jak podpisanie list jest możliwe, to można to zrobić. Cały czas jednak się zastanawiam po co w takim razie robić posiedzenie zdalne 🙂

      pozdrawiam serdecznie,
      Waldek Żbik

      • Julka mówi:

        Czyli w obecnej sytuacji COVID-19 walne zgromadzenie może się odbyć “normalnym” trybie tzn. członkowie spotykają się bezpośrednio? U nas to 5 osób.

        • Waldemar Żbik mówi:

          Tak, może się odbyć w normalnym trybie. Oczywiście należy zachować odpowiednie środki ostrożności.

          pozdrawiam,
          Waldek Żbik

  2. Magdalena Derucka mówi:

    A jak jest z oddaniem głosu na piśmie?? Czy wystarczy przesłać projekty uchwał do każdego z członków i oni na nim jakby zapisują swój głos i odsyłają wówczas do siedziby calość?? Czy stworzyć jakąś kartę głosowania do kazdej uchwały osobno lub zbiorczo na jednej stronie dla spisu uchwał? Najlepsza byłaby dla nas taka droga głosowania, ale właśnie ciężko mi to na razie wyobrazić sobie formalnie

    • Waldemar Żbik mówi:

      Dzień dobry,

      Myślę, że najlepiej by członek oddał / wyraził swój głos pod treścią uchwały (oczywiście ta treść musi być taka sama dla wszystkich członków). Może to być nawet na jednej stronie, ale w taki sposób, by była możliwość oddania głosu w różny sposób na poszczególne uchwały.

      Może być również karta do głosowania np. na odwrocie uchwały.

      Zadbałbym przede wszystkim o to, by nie było wątpliwości, na jakąś treść uchwały członek oddawał głos.

      pozdrawiam,
      Waldek Żbik

      • Magdalena mówi:

        Dziękuje serdecznie za odpowiedź, nurtuje mnie tylko jeszcze kwestia protokołu i podpisywania uchwal w takim wypadku – czy mogą to zrobić normalnie dwie osoby, które sporządzą protokół po powrocie całej korespondencji?

        • Waldemar Żbik mówi:

          Tak, jak najbardziej takie rozwiązanie wchodzi w grę.

          pozdrawiam,
          Waldek Żbik

      • Magdalena mówi:

        Czy wówczas protokół przybiera inną formę – nie trzeba wybierać Komisji, ustanawiać Przewodniczącego i Sekretarza?

        • Waldemar Żbik mówi:

          Komisja nigdy nie jest obowiązkowa, chyba że głosowanie jest tajne (ewentualnie obowiązek powołania komisji może wynikać ze statutu lub regulaminu wewnętrznego również w przypadku głosowania jawnego).

          Można wybrać normalnie prezydium, które przygotuje protokół i opisze cały proces (zwłaszcza w kontekście spełnienia wymogów, o których pisałem powyżej we wpisie).

          pozdrawiam,
          Waldek Żbik

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *