Walne zgromadzenie w spółdzielni socjalnej w czasach pandemii. Co się zmieniło?

Dzisiaj zajmiemy się zmianami w funkcjonowaniu walnego zgromadzenia spółdzielni socjalnej w czasach pandemii. W ciągu ostatnich tygodni zmieniło się tutaj kilka spraw, które warte są uwagi.

Czy można zrobić walne zgromadzenie w sposób zdalny?

Tak – opcja taka pojawiła się w momencie wprowadzenia tzw. tarczy 2.0, a dokładniej na podstawie ustawy z dnia 16 kwietnia 2020 r. o szczególnych instrumentach wsparcia w związku z rozprzestrzenianiem się wirusa SARS-CoV-2 (dla dociekliwych: chodzi o art. 15 ww. ustawy, która wprowadziła zmiany m.in. w art. 36 prawa spółdzielczego).

Jakie są warunki podjęcia uchwały przez walne zgromadzenie w trybie zdalnym?

Przede wszystkim:

• wymaga to decyzji zarządu, ewentualnie rady nadzorczej,
• wszyscy członkowie spółdzielni muszą być poinformowani o głosowaniu w tym trybie (najlepiej zrobić to w zawiadomieniu o walnym, które dostarczane jest do członków w sposób i w terminach wynikających ze statutu),
• przy obliczaniu kworum uwzględnia się członków uczestniczących przez oddanie głosu na piśmie lub przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość,
• tego rodzaju głosowanie może być przeprowadzone wyłącznie w przypadku wprowadzenia stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii, o których mowa w ustawie z dnia 5 grudnia 2008 r. o zapobieganiu oraz zwalczaniu zakażeń i chorób zakaźnych u ludzi.

Co ciekawe, głosowanie w trybie zdalnym może być przeprowadzone niezależnie od postanowień statutu spółdzielni.

Jak dokładnie wygląda podjęcie uchwały przez walne zgromadzenie w tym trybie?

Prawo spółdzielcze mówi tutaj o głosowaniu na piśmie albo przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość (dla dociekliwych: art. 36 § 9), przy czym możliwy jest też wariant mieszany, czyli część osób głosuje na piśmie, a część osób głosuje za pośrednictwem środków porozumiewania się na odległość.

Głosowanie na piśmie odbywa się w następujący sposób:

• zarząd przesyła członkom jednobrzmiący projekt uchwały poddanej głosowaniu wraz ze wskazaniem terminu oddania głosu,
• członkowie przesyłają na piśmie swój głos.

Jeśli chodzi o podjęcie uchwały przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość to należy zorganizować transmisję obrad w czasie rzeczywistym. Powinno to nastąpić w taki sposób, by każdy członek mógł się wypowiadać w toku obrad i oczywiście oddać głos. Tym samym członkowie nie przebywają w jednym miejscu, ale prowadzą dyskusję online, a następnie głosują.

Kwestie techniczne takiego posiedzenia (jaki program do komunikacji wybrać, jak głosować tajnie etc.) są przedstawione w tym artykule na portalu ngo. Jest tam mowa o stowarzyszeniu, ale można to odnieść również do spółdzielni socjalnej.  

Co jeszcze uległo zmianie w kontekście decyzji walnego zgromadzenia?

Zawiadomienia o walnym zgromadzeniu (również żądania członków dot. zwołania walnego zgromadzenia lub uzupełnienia porządku obrad) mogą zostać dokonane przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość (art. 40 §3 prawa spółdzielczego).

Co to są środki bezpośredniego porozumiewania się na odległość?

Środek porozumiewania się na odległość to każdy środek, który bez jednoczesnej fizycznej obecności dwóch stron można wykorzystywać do kontaktu między nimi. Ważna jest jeszcze „bezpośredniość”, która oznacza komunikację odpowiadającą tej, jaka jest możliwa pomiędzy osobami obecnymi fizycznie w jednym miejscu, przy jednoczesnym zaangażowaniu się obu stron.

Wchodzi tutaj w grę np. wykorzystanie komunikatorów internetowych (typu skype), ale w rozwiązaniu tym nie mieści się już droga mailowa (bo Ty napiszesz do mnie maila, a ja odczytam go jutro lub za 3 dni, więc nie będzie tutaj bezpośredniości).

Uwaga: Temat zasad pracy walnego zgromadzenia, w tym również w czasach pandemii rozwijam w kursie on-line “Spółdzielnia socjalna bez tajemnic“.

Do kiedy trzeba zatwierdzić sprawozdanie finansowe spółdzielni socjalnej za 2019 r.?

Pisałem już o tym w poprzednim wpisie, ale przypomnę jeszcze raz: jeżeli ustawowy termin zwołania walnego zgromadzenia spółdzielni (…) przypada w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii, ulega on przedłużeniu o 6 tygodni od dnia odwołania tego stanu. Oznacza to, że jeśli stan zagrożenia epidemiologicznego będzie trwał nadal, to walne zgromadzenia w spółdzielniach nie będą musiały odbywać się do końca czerwca b.r..

Czy można zrobić posiedzenie zarządu / rady nadzorczej spółdzielni socjalnej w sposób zdalny?

Tak, taka opcja została wprowadzona już w tarczy 1.0 (wprowadzono wtedy odpowiednią nowelizację prawa spółdzielczego, a dokładniej art. 35 §41 – §44). W tym zakresie też odsyłam do poprzedniego wpisu, bo tam przytoczyłem te zasady. Jest to o tyle ważne, że możemy je stosować niezależnie od stanu epidemii.

To tyle w temacie zmian, które pojawiły się w ostatnim czasie, a które mogą mieć znaczący wpływ na sposób funkcjonowania organów spółdzielni socjalnej, w tym zwłaszcza walnego zgromadzenia.