Jak nie zmarnować czasu na zakładanie spółdzielni socjalnej?

Dzisiaj przyjrzymy się kwestii efektywnego wykorzystania czasu od momentu podjęcia decyzji o prowadzeniu spółdzielni socjalnej do momentu rozpoczęcia działalności. Włączając szkolenia i rejestrację zajmuje to zwykle około 6 miesięcy, albo i dłużej (moje ostatnie doświadczenia wskazują, że nadal w Polsce rejestracja spółdzielni może trwać nawet 4 miesiące). Jak nie zmarnować tego czasu?

Powinieneś wziąć pod uwagę przynajmniej trzy sprawy.

Budowa zespołu i wybór zarządu

Proces przygotowań do prowadzenia spółdzielni socjalnej powinien być traktowany również jako proces budowania zespołu spółdzielców. Dlatego też warto już tutaj zastanowić się nad kształtem przyszłego zarządu i najlepiej wstępnie go wybrać (ostatecznie trzeba będzie to zrobić na walnym zebraniu założycielskim w głosowaniu tajnym) oraz wypracować mechanizmy komunikacji i wymiany informacji (np. cotygodniowe spotkania, podczas których będą omawiane najważniejsze sprawy).

Przygotowania to wiele pracy, którą ktoś musi wykonać. Przykładowo będzie to:

• wypełnienie i skompletowanie dokumentów do sądu,
• rozmowy z poszczególnymi klientami i przyszłymi dostawcami,
• badanie konkurencji, w tym próbne skorzystanie z ich oferty (jeśli to oczywiście możliwe),
• ewentualny udział w szkoleniach zawodowych (zwłaszcza jeśli takowe przewidziane są w projekcie),
• znalezienie odpowiedniego lokalu,
• skonkretyzowanie koncepcji działania firmy poprzez przygotowanie biznes planu (na to składa się wiele zadań cząstkowych, ale ostatecznie ktoś musi wpisać zebrane dane lub efekty przemyśleń w biznes planie).

Warto podzielić się tą pracą wyznaczając terminy końcowe i osoby odpowiedzialne za poszczególne zadania. Nikt nie powiedział, że wszystko musi robić lider, a wręcz mogłoby to świadczyć o niskim zaangażowaniu założycieli i prawie pewnych kłopotach w przyszłości.

Jeśli jesteś na etapie zakładania spółdzielni socjalnej, to zachęcam Cię do skorzystania z aktualnego wzoru statutu spółdzielni socjalnej z moim komentarzem. Znajdziesz tam m.in. konkretne rozwiązania organizacyjne, które polecam oraz miejsca, które trzeba uzupełnić zależnie od decyzji członków.

Nie czekaj z założonymi rękami, czyli rozmowy z klientami

Nie da się przygotować dobrze do prowadzenia firmy siedząc za biurkiem, więc musisz pójść w teren, rozmawiać z tymi, którzy w przyszłości będą Twoimi klientami. Dowiedz się czego tak naprawdę oczekują i co jest dla nich ważne. Pomoże Ci to nie tylko przygotować dobry biznes plan, ale również pozwoli na przygotowanie oferty dopasowanej do potrzeb konkretnej grupy. Oczywiście skala tych działań będzie zależeć od specyfiki działalności.

Chciałbym przy tym podkreślić, że czekanie na rejestrację spółdzielni z poszukiwaniem klientów może być gwoździem do trumny Twojego biznesu. Powinieneś zrobić wszystko by zminimalizować ryzyko, że w pierwszych miesiącach działalności nie będziesz miał klientów lub będziesz ich miał za mało, a spółdzielnia będzie już musiała ponosić część kosztów (np. czynszu lub wynagrodzenia, zwłaszcza wtedy, gdy spółdzielnia bierze dotacje i projektodawca wymaga zatrudnienia od dnia podpisania umowy o wsparcie finansowe).

Zaplanowanie i podjęcie pierwszych działań marketingowych

Pierwsze działania marketingowe mogą i powinny zostać rozpoczęte przed podjęciem działalności gospodarczej, a nawet przed zarejestrowaniem spółdzielni.

Przykładowo fan page na Facebooku Spółdzielni Socjalnej Fantasy Inn (prowadzi karczmę Rudy Goblin w Katowicach) powstał grube kilka miesięcy przed uruchomieniem spółdzielni. Jedną z pierwszych aktywności był konkurs na nazwę karczmy.

W innym przypadku bardziej adekwatne może być np. rozpoczęcie prowadzenia bloga firmowego czy przygotowanie tekstów ofert.

To tyle nt. przygotowań do założenia spółdzielni. O czym jeszcze warto pamiętać? Zapraszam do komentowania wpisu.