Dzisiaj wracam do tematu Walnego Zgromadzenia. Skupimy się na czterech sprawach: Jak często powinno się odbywać Walne Zgromadzenie? Co, jeśli należy podjąć jakąś decyzję, a zarząd celowo nie zwołuje Walnego Zgromadzenia? Czy w Walnym Zgromadzeniu trzeba brać udział osobiście? Jak udokumentować decyzje Walnego Zgromadzenia?
Na początek przypominam, że o przykładowych decyzjach podejmowanych przez Walne Zgromadzenie oraz procedurze zwoływania Walnego pisałem we wpisie: Co warto wiedzieć o zasadach funkcjonowania Walnego Zgromadzenia spółdzielni socjalnej? cz. 1 Dzisiaj czas na cztery kolejne sprawy.
1. Jak często powinno odbywać się Walne Zgromadzenie?
Najprostsza odpowiedź:w razie potrzeby. To znaczy, że jeśli jest potrzeba np. zmiany statutu czy zmiany członka zarządu należy zwołać i zorganizować Walne. Jest tutaj jedno „ale”. Ustawa prawo spółdzielcze mówi bowiem, że Walne powinno odbyć się przynajmniej raz w roku, w ciągu 6 miesięcy od zakończenia roku obrachunkowego. Dlaczego? Należy wówczas podsumować poprzedni rok, czyli zatwierdzić sprawozdania finansowe za miniony rok, podjąć uchwałę o podziale nadwyżki bilansowej lub sposobie pokrycia straty oraz podjąć uchwałę o udzieleniu absolutorium poszczególnym członkom zarządu.
Zarząd ma więc obowiązek zwołać Walne w ciągu 6 miesięcy po zakończeniu roku obrachunkowego (najczęściej pokrywa się z rokiem kalendarzowym; dla dociekliwych art. 39, § 1 prawa spółdzielczego), czyli do 30 czerwca 2012 r. powinno odbyć się Walne Zgromadzenie, które zatwierdziło sprawozdania finansowe za 2011 r.
2. Co jeśli należy podjąć jakąś decyzję, a zarząd celowo nie zwołuje Walnego Zgromadzenia?
Czasem może zdarzyć się taka sytuacja (np. członkowie spółdzielni chcą odwołać jednego z członków zarządu). Wówczas członkowie spółdzielni mają prawo wystąpić do zarządu z pisemnym żądaniem zwołania Walnego Zgromadzenia wraz z podaniem celu jego zwołania (dla dociekliwych: sprawy te reguluje art. 39 prawa spółdzielczego).
Zarząd ma wówczas obowiązek zwołania Walnego w taki sposób by mogło się ono odbyć w ciągu 6 tygodni od dnia wniesienia żądania. A co jeśli tego nie zrobi? Spokojnie. W takiej sytuacji zwołuje je rada nadzorcza, związek rewizyjny, w którym spółdzielnia jest zrzeszona lub Krajowa Rada Spółdzielcza, na koszt spółdzielni.
Pojawia się pytanie: Ilu członków może wystąpić z takim żądaniem? Czy wystarczy dwóch? Nie, nie wystarczy i wydaje mi się to dobrym rozwiązaniem (dla dociekliwych: ustawa stanowi, że wymagana jest 1/10 wszystkich członków, nie mniej jednak niż trzech członków, jeżeli uprawnienia tego nie zastrzeżono w statucie dla większej liczby członków). Jeśli bowiem nie znajdzie się trzech członków, którzy popierają daną sprawę to i tak na Walnym Zgromadzeniu taka sprawa nie zostałaby przegłosowana (przy minimalnej liczbie 5 członków spółdzielni socjalnej, zakładając, że wszyscy będą obecni i nikt nie wstrzymał się od głosu, aby przegłosować uchwałę potrzebne są co najmniej trzy głosy „za”).
3. Czy w Walnym Zgromadzeniu trzeba brać udział osobiście?
Nie, prawo spółdzielcze (dla dociekliwych: art. 36, § 3) dopuszcza tutaj możliwość uczestnictwa w Walnym przez pełnomocnika (pod warunkiem, że przepis szczególny ustawy lub statut konkretnej spółdzielni nie stanowi inaczej). Jednocześnie prawo spółdzielcze formułuje tutaj szczegółowe wymogi (np. forma pisemna pełnomocnictwa, dołączenie do protokołu z Walnego, pełnomocnik nie może zastępować więcej niż jednego członka).
4. Jakie dokumenty należy sporządzić by prawidłowo udokumentować decyzje Walnego Zgromadzenia?
Przede wszystkim z Walnego Zgromadzenia sporządza się protokół (odpowiedzialny za to jest protokolant). Następnie protokół podpisywany jest przez Przewodniczącego Walnego zgromadzenia oraz inne osoby wskazane w statucie (np. protokolant) (najlepiej – oprócz podpisu na końcu protokołu – parafować każdą stronę). Każda uchwała podjęta przez Walne Zgromadzenie powinna być również udokumentowana i podpisana przez Przewodniczącego i inne osoby wskazane w statucie. W dokumentacji spółdzielni powinna być również przechowywana lista obecności.
Tym samym mamy trzy dokumenty: protokół, uchwały/ę i listę obecności.
Godny uwagi jest też fakt, że protokoły są jawne dla członków spółdzielni. Oznacza to, że jeśli nie mogłeś być akurat w danym dniu na Walnym, to możesz przejrzeć protokół i dowiedzieć się co było dyskutowane i jakie uchwały zostały podjęte.
Na dzisiaj wystarczy … 🙂 Mam nadzieję, że Cię nie zanudziłem. Z ważniejszych spraw dot. Walnego Zgromadzenia pozostało jeszcze dokładniejsze omówienie tematu wymaganej większości głosów do podjęcia uchwały oraz podsumowanie dot. ważności uchwał. Ale o tym napiszę w jednym z kolejnych wpisów.
To tyle nt. walnego zgromadzenia w dniu dzisiejszym. Tradycyjnie: jakby coś było dla Ciebie niejasne, nie wahaj się dopytać np. komentując ten wpis.
Dzień dobry, w związku ze zbliżającym się Walnym, chciałabym wnieść do porządku obrad ważny punkt. Nadmieniam, że byłam jednym z inicjatorów tego zebrania. Czy też muszę pozbierać podpisy. Porządek obrad już podano. Zgodnie z postanowieniami statutu mamy 7 dni na uzupełnienia. Czy zarząd musi uwzględnić mój wniosek obligatoryjnie, czy niekoniecznie. W Prawie spółdzielczym nic na ten temat nie znalazłam. Pozdrawiam serdecznie
Dzień dobry,
Proszę zerknąć na art. 40, par. 2 prawa spółdzielczego: Uprawnieni do żądania zwołania walnego zgromadzenia (zebrania przedstawicieli), w myśl art. 39 § 2 i 3, mogą również żądać zamieszczenia oznaczonych spraw na porządku jego obrad, pod warunkiem wystąpienia z tym żądaniem w terminie przez statut określonym.
Czyli minimum 3 członków (jeśli w statucie nie zastrzeżono tego uprawnienia dla większej liczby osób) może żądać zamieszczenia oznaczonych spraw na porządku obrad pod warunkiem wystąpienia z tym żądaniem w terminie przez statut określonym.
pozdrowienia,
Dzień dobry, bardzo dziękuję za wskazówki. Jak rozumiem, zarząd nie może zlekceważyć takiego żądania? Życzę pogodnych, spokojnych Świąt i pozdrawiam.
Oczywiście zarząd powinien to uwzględnić w porządku obrad.
Dziękuję i również życzę wszystkiego dobrego,
pozdrawiam serdecznie,
1) cyt: “Zarząd ma więc obowiązek zwołać Walne w ciągu 6 miesięcy po zakończeniu roku obrachunkowego (najczęściej pokrywa się z rokiem kalendarzowym; dla dociekliwych art. 36, § 1 prawa spółdzielczego),..” Art 39 par 1, nie 36.
2) cyt: “Ustawa prawo spółdzielcze mówi bowiem, że Walne powinno odbyć się przynajmniej raz w roku, w ciągu 6 miesięcy od zakończenia roku obrachunkowego.” – a w sytuacji, kiedy pierwszym rokiem obrachunkowym Spółdzielni jest rok 2017, “połączony” z miesiącem grudniem 2016r (zapis w Statucie)? Jak należy rozumieć ten rok, jako “rok obrachunkowy”, czy rok kalendarzowy? A może rok od ostatniego Walnego? Tyle, że u nas było tylko założycielskie… Podpowie Pan kiedy zrobić Walne? Z góry dziękuję.
Dzień dobry,
1. Dziękuję za zwrócenie uwagi. Poprawiłem.
2. Do końca czerwca 2018 r., bo ten jeden miesiąc doliczany jest do 2017 r. i stanowią one jeden rok obrotowy.
pozdrawiam,
Waldek Żbik
Witam, a co w przypadku gdy pod protokołem z obrad WZ podpisze się tylko przewodniczący, a sekretarz już nie. Że statutu wynika że protokół powinien być podpisany przez obie te osoby. Czy ma to jakieś znaczenie dla ważności protokołu lub samych uchwał podjętych na walnym?
Dzień dobry,
Aż tak daleko bym nie szedł, ważniejsze jest, że uchwała została faktycznie podjęta, ale oczywiście podpisy mają znaczenie również dowodowe. Proponuję po prostu uzupełnić to przy okazji, a przy następnych walnych pilnować.
pozdrawiam,
Waldek Żbik