5 pytań o konsultacje z pracownikami po nowelizacji ustawy o spółdzielniach socjalnych

Dzisiaj przyjrzę się nieco kwestii konsultacji z pracownikami w spółdzielni socjalnej. Konsultacje to cykliczne spotkania zarządu spółdzielni socjalnej z jej pracownikami. Nowelizacja ustawy o spółdzielniach socjalnych wprowadziła tutaj kilka obowiązków dla niektórych spółdzielni. Przyjrzyjmy się bliżej tej sprawie…

Konsultacje z pracownikami w spółdzielniach socjalnych to temat, który jest często traktowany pobieżnie. Wiele spółdzielni zapomina o tym obowiązku. Kogo on dotyczy i jak to przeprowadzić w praktyce? Dlaczego te konsultacje są szczególnie ważne w przypadku spółdzielni, która posiada status przedsiębiorstwa społecznego? Przyjrzyjmy się bliżej tym sprawom.

Co to są konsultacje z pracownikami?

Konsultacje to cykliczne spotkania zarządu spółdzielni socjalnej z jej pracownikami. Nowelizacja ustawy o spółdzielniach socjalnych z 2018 r. wprowadziła tutaj kilka obowiązków istotnych dla niektórych spółdzielni socjalnych.

Pytanie #1: W jakich spółdzielniach socjalnych konsultacje są obowiązkowe?

Zgodnie z ustawą o spółdzielniach socjalnych (dla dociekliwych: art. 7a ust. 1) konsultacje będą obowiązkowe w przypadku:

• spółdzielni socjalnej założonej przez osoby prawne np. dwie fundacje lub fundację i gminę,
• gdy liczba członków spółdzielni socjalnej jest mniejsza niż liczba pracowników niebędących członkami.

Ostatni przypadek dotyczy sytuacji, w której mamy np. 5 członków spółdzielni i 6 lub więcej pracowników niebędących członkami spółdzielni. Tym samym konsultacje będą obowiązkowe również w niektórych spółdzielniach socjalnych osób fizycznych.

Jeśli natomiast wszyscy pracownicy są jednocześnie członkami (lub liczba pracowników niebędących członkami jest mniejsza lub równa liczbie członków), to nie ma obowiązku przeprowadzania konsultacji.

Kilka przykładów i wnioski

Rozważmy kilka przykładów:

Przykład 1: Spółdzielnia założona przez fundację i przez gminę – obie są osobami prawnymi. Nawet jeśli np. większość pracowników jest członkami spółdzielni, nie zmienia to fakttu, że spółdzielnia została założona przez osoby prawne – obowiązek konsultacji występuje.

Przykład 2: Spółdzielnia osób fizycznych, w której mamy 5 członków spółdzielni i 7 pracowników, z czego 5 jest członkami, a 2 nie. Ponieważ liczba pracowników niebędących członkami (2) jest mniejsza niż liczba członków (5), nie ma obowiązku konsultacji.

Przykład 3: Spółdzielnia osób fizycznych, 6 członków, 7 pracowników, z czego 3 pracowników nie jest członkami – liczba tych niebędących członkami (3) jest mniejsza niż liczba członków (6) → brak obowiązku.

Warto przy tym zauważyć, że:

• powinno się sprawdzić stan na moment, kiedy konsultacje miałyby się odbyć – sytuacja kadrowa może się zmieniać w czasie, co może zmieniać obowiązek,
• spółdzielnia powinna mieć jasność w temacie, kto jest członkiem, a kto jest pracownikiem, bo to decyduje o tym obowiązku,
• by w razie kontroli móc pokazać, że warunki dla obowiązku konsultacji są lub nie są spełnione musimy posłużyć się rejestrem członków i listą pracowników.

Pytanie #2: Jaki jest cel konsultacji?

Spotkanie konsultacyjne ma dotyczyć informacji o działalności i sytuacji ekonomicznej spółdzielni oraz przewidywanych w tym zakresie kierunkach zmian. Krótko mówiąc chodzi o to, by pracownicy wiedzieli:

• co się w firmie dzieje,
• jaka jest sytuacja finansowa,
• czego można się spodziewać w przyszłości.

Z jednej strony daje to poczucie bezpieczeństwa pracownikom, może powodować ich większe zaangażowanie, z drugiej strony można wykorzystać to spotkanie, by np. wspólnie poszukać możliwych usprawnień realizowanych działań.

Bezpośrednim celem wprowadzenia tych regulacji jest natomiast przygotowanie pracowników spółdzielni socjalnej do świadomego i odpowiedzialnego wstąpienia do grona członków spółdzielni (zgodnie z uzasadnieniem do zmian w ustawie o spółdzielniach socjalnych z 2018 r.). Ustawodawca pośrednio wskazuje więc, że przyjęcie pracowników w poczet członków spółdzielni socjalnej osób prawnych jest działaniem mile widzianym i daje kolejne narzędzie, które może zachęcić pracowników do złożenia deklaracji członkowskiej.

Podsumowanie i rada

Konsultacje mają przede wszystkim zwiększyć przejrzystość działania spółdzielni i dać pracownikom realny wpływ na jej rozwój. W praktyce oznacza to kilka kluczowych obszarów:

• przekazywanie informacji w zrozumiały sposób – zarząd może przedstawić sprawozdanie finansowe z minionego roku, pokazując przychody, koszty, wynik finansowy czy zadłużenie; ważne, by nie ograniczać się tylko do samych liczb, ale wyjaśnić, skąd biorą się poszczególne koszty, jakie były wyzwania i jakie decyzje pozwoliły spółdzielni utrzymać się na rynku,
• omówienie planów i zmian – konsultacje to moment na przedstawienie kierunków rozwoju: np. rozszerzenia działalności o nowe usługi, wejścia na inne rynki, zmian w strukturze pracy czy wdrożenia nowych technologii; dzięki temu pracownicy wiedzą, co może ich czekać i jak się przygotować,
• angażowanie pracowników – to okazja, aby zebrać pomysły i usprawnienia od osób, które na co dzień wykonują pracę operacyjną, mogą to być sugestie dotyczące organizacji czasu, lepszych procedur czy nawet nowych produktów i usług; często mogą to być wskazówki, których zarząd sam by nie zauważył,
• wzmocnienie roli społecznej – konsultacje służą też budowaniu zaufania i partnerstwa w spółdzielni; włączenie pracowników w dyskusję zwiększa ich poczucie współodpowiedzialności i zaangażowania, a zarazem zmniejsza ryzyko konfliktów i poczucia „braku informacji”.

Praktyczna rada:

Skala i sposób prowadzenia konsultacji powinny być dostosowane do wielkości i specyfiki spółdzielni. W mniejszych podmiotach często wystarczy spotkanie wszystkich pracowników przy jednym stole. W większych – warto przygotować krótką prezentację, prostą grafikę lub wykres. Dzięki temu spotkanie będzie bardziej efektywne i zrozumiałe dla wszystkich, niezależnie od poziomu wiedzy ekonomicznej.

Pytanie #3: Kiedy konsultacje muszą być przeprowadzone?

Ustawa narzuca tutaj konsultacje co najmniej raz w roku, nie później niż w terminie 3 miesięcy od dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego. Oznacza to, że jeśli sprawozdanie zostało zatwierdzone 30 czerwca, to konsultacje powinny się odbyć do końca września danego roku.

Na co zwrócić uwagę?

Przede wszystkim:

• termin konsultacji zależy od terminu zatwierdzenia sprawozdania finansowego – jeśli sprawozdanie finansowe zostało zatwierdzone przez walne zgromadzenie 15 marca – to konsultacje muszą się odbyć do 15 czerwca,
• „co najmniej raz w roku” – oznacza, że można przeprowadzać konsultacje częściej, jeśli statut lub regulamin spółdzielni to przewiduje, albo jeśli sytuacja ekonomiczna lub operacyjna wymaga częstszych spotkań (np. gdy coś się mocno zmienia – nowy projekt, restrukturyzacja, kryzys),
• trzeba zaplanować kalendarz spółdzielni tak, żeby po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego zarząd wiedział, kiedy upływa termin konsultacji – najlepiej mieć harmonogram roczny,
• w praktyce warto też zarezerwować czas na przygotowanie dokumentów, prezentacji – pracownicy powinni mieć dostęp do danych wcześniej, jeśli regulamin to przewiduje, aby lepiej się przygotować do rozmowy.

Pytanie #4: W jaki sposób konsultacje będą się odbywać?

Ustawa nie reguluje szczegółów. Określa cel i termin konsultacji. Natomiast szczegółowe warunki i tryb przekazywania informacji, o których wspomniałem powyżej oraz przeprowadzania konsultacji z pracownikami określa regulamin przyjęty przez walne zgromadzenie spółdzielni. Oznacza to, że m.in. w spółdzielniach socjalnych osób prawnych należy przyjąć tego rodzaju dokument.

Oznacza to, że sposób organizacji konsultacji powinien być jasno opisany w regulaminie spółdzielni i dostosowany do realiów pracy. Warto pamiętać o kilku praktycznych elementach:

• Tryb i zaproszenie – zarząd powinien przygotować np. pisemne zaproszenie (tradycyjne lub e-mail), w którym znajdą się: data, godzina, miejsce, agenda spotkania oraz informacja o udostępnieniu dokumentów (np. sprawozdania finansowego, prognoz). Dzięki temu każdy pracownik wie, czego się spodziewać.
• Forma spotkania – najczęściej konsultacje odbywają się stacjonarnie z udziałem wszystkich pracowników. W spółdzielniach rozproszonych lub z pracą zdalną warto rozważyć formę hybrydową, np. wideokonferencję dla osób, które nie mogą być obecne na miejscu.
• Komunikacja i termin – pracownicy powinni być poinformowani z wyprzedzeniem (najlepiej co najmniej 7–14 dni przed terminem), aby mieli czas zapoznać się z dokumentami i przygotować pytania.
• Dokumentacja spotkania – należy sporządzić protokół, dołączyć listę obecności i zapisać zgłoszone pytania czy propozycje. To istotne, bo późniejsze obowiązki zarządu (np. poinformowanie o sposobie wykorzystania wniosków) zależą właśnie od tego, co zostało udokumentowane.

Na co jeszcze zwrócić uwagę w praktyce?

• Jeśli konsultacje są obowiązkowe w Twojej spółdzielni, to obowiązkowe jest również przyjęcie regulaminu tych konsultacji.
• Jeśli regulamin przewiduje więcej niż jedno spotkanie rocznie, dobrze jest określić terminy z góry (np. na początku roku kalendarzowego).
• Warto ustalić osobę prowadzącą spotkanie – może to być prezes zarządu albo inny upoważniony pracownik. Dzięki temu dyskusja będzie uporządkowana.
• Czas trwania powinien odpowiadać liczbie tematów. Lepiej zaplanować dłuższe spotkanie z możliwością zadawania pytań niż kończyć je w pośpiechu – to buduje poczucie, że głos pracowników naprawdę się liczy.

Chcesz mieć gotowe narzędzia i pewność, że Twoja spółdzielnia działa zgodnie z przepisami? Skorzystaj z naszego kursu online o spółdzielniach socjalnych, w którym krok po kroku omawiamy wszystkie obowiązki zarządu. Otrzymasz także praktyczne wzory dokumentów – w tym ramowy regulamin konsultacji z pracownikami. Dzięki temu zaoszczędzisz czas i unikniesz błędów formalnych.

Pytanie #5: Jakie działania należy podjąć po przeprowadzeniu konsultacji?

Nie wystarczy przeprowadzenie samego spotkania, bo ustawa przewiduje, że z konsultacji mogą wynikać pewne wnioski, które będą podlegać dalszemu procedowaniu.

Po pierwsze, wnioski ze spotkania konsultacyjnego przedstawione przez pracowników podlegają dyskusji na zebraniu zarządu.

Po drugie, zarząd jest obowiązany przedstawić pracownikom oraz walnemu zgromadzeniu pisemną informację o wykorzystaniu tych wniosków.

Może to wyglądać np. tak, że wnioski ze spotkania będą przedyskutowane na najbliższym posiedzeniu zarządu, a podczas najbliższego spotkania z pracownikami oraz podczas najbliższego walnego zarząd przedstawi informację z wykorzystania tych wniosków. Szczegóły będzie określał regulamin konsultacji przyjęty w konkretnej spółdzielni.

Podsumowując, samo spotkanie to dopiero pierwszy krok. Równie ważne jest to, co dzieje się później. Ustawa określa pewne ramy, a szczegółowo powinien się do tego odnosić regulamin konsultacji.

Jak to zorganizować w praktyce?

W praktyce po konsultacjach zarząd powinien zadbać o kilka kluczowych rzeczy:

• Analiza wniosków i pomysłów – wszystkie zgłoszone uwagi trzeba przejrzeć i uporządkować (np. według tematyki: organizacja pracy, inwestycje, szkolenia). Dobrą praktyką jest stworzenie krótkiego zestawienia, które ułatwi podjęcie decyzji.
• Decyzja, co wdrażamy – zarząd powinien jasno określić, które propozycje są możliwe do realizacji, które wymagają dodatkowych środków, a które nie mogą być uwzględnione (z uzasadnieniem). To buduje zaufanie – pracownicy widzą, że ich głos został wysłuchany.
• Przekazanie informacji zwrotnej – w formie pisemnej (notatka, e-mail, raport) lub ustnej na kolejnym spotkaniu. Ważne, by pracownicy dowiedzieli się, co stało się z ich propozycjami.
• Dokumentacja dla walnego zgromadzenia –zarząd musi przekazać informacje dot. realizacji wniosków pracowników również na walnym zgromadzeniu.
• Monitorowanie realizacji – przy większych propozycjach warto wyznaczyć harmonogram i odpowiedzialne osoby. Dzięki temu widać, że sprawa nie utknęła w martwym punkcie.

Na co zwrócić uwagę w praktyce?

• Nie zostawiaj sprawy bez odpowiedzi – brak informacji zwrotnej demotywuje pracowników i osłabia sens konsultacji.
• Nawet jeśli wnioski nie mogą być od razu wdrożone, wskaż możliwy termin lub warunki, które trzeba spełnić.
• Zadbaj, by dokumentacja (protokół, raport, decyzje) była przechowywana w aktach spółdzielni – będzie to potrzebne przy kontroli. Na pewno zapyta o to lustrator i kontrola z urzędu wojewódzkiego, jeśli spółdzielnia posiada status przedsiębiorstwa społecznego.

Dlaczego będzie to szczególnie ważne w przypadku spółdzielni socjalnych posiadających status przedsiębiorstwa społecznego?

W przypadku gdy spółdzielnia socjalna:

• uzyskała status przedsiębiorstwa społecznego i
• jej założycielem jest osoba prawna lub gdy liczba członków spółdzielni socjalnej jest mniejsza niż liczba pracowników niebędących jej członkami, funkcję organu konsultacyjno-doradczego pełni spotkanie konsultacyjne, o którym mowa w art. 7a ustawy z dnia 27 kwietnia 2006 r. o spółdzielniach socjalnych.

Tym samym w spółdzielniach socjalnych posiadających status przedsiębiorstwa społecznego konsultacje z pracownikami zyskują dodatkowy, ustawowy wymiar. Pełnią one bowiem rolę organu konsultacyjno-doradczego. Oznacza to nie tylko obowiązek spotkania się i przedstawienia wyników działalności, ale także konieczność rozszerzenia zakresu tych konsultacji o nowe obszary.

Zgodnie z ustawą o ekonomii społecznej do kompetencji organu konsultacyjno-doradczego należy w szczególności:

1. zapoznawanie się nie rzadziej niż raz w roku z wynikami działalności przedsiębiorstwa społecznego oraz wyrażanie opinii w tym zakresie;
2. opiniowanie regulaminu pracy lub zasad organizacji pracy ustalanych przez przedsiębiorstwo społeczne oraz proponowanych zmian w tym zakresie;
3. opiniowanie planowanych działań przedsiębiorstwa społecznego, w tym na rzecz reintegracji społecznej i zawodowej.

Dlaczego jest to istotne w praktyce?

Przede wszystkim:

• Konsultacje stają się formalnym narzędziem włączania pracowników w procesy decyzyjne – ich głos ma realny wpływ na funkcjonowanie przedsiębiorstwa.
• Daje to pracownikom większe poczucie współodpowiedzialności za kierunek rozwoju spółdzielni, a zarządowi – lepsze rozeznanie w oczekiwaniach i potrzebach zespołu.
• Wymóg opiniowania działań reintegracyjnych sprawia, że konsultacje obejmują także kluczowy obszar misji społecznej – czyli realne wsparcie osób zagrożonych wykluczeniem.
• Udział pracowników w opiniowaniu regulaminów pracy i zasad organizacji pracy zwiększa transparentność i może zapobiegać konfliktom wewnętrznym.
• W procesach kontroli i sprawozdawczości konsultacje traktowane są jako dowód, że spółdzielnia faktycznie działa zgodnie z ideą przedsiębiorstwa społecznego.

Dla spółdzielni posiadających status PS konsultacje nie są więc tylko formalnością – stają się trwałym elementem zarządzania i kanałem współdecydowania, który łączy wymogi prawne z praktycznym rozwojem kultury organizacyjnej.

Najczęściej zadawane pytania o konsultacje z pracownikami w spółdzielni socjalnej

Po co tyle formalności związanych z konsultacjami?

Chodzi o przejrzystość działania i włączenie pracowników w decyzje spółdzielni. Konsultacje mają być nie tylko obowiązkiem prawnym, ale też narzędziem budowania zaufania i poczucia współodpowiedzialności.

Co, jeśli nie przeprowadziliśmy konsultacji, choć powinniśmy?

To uchybienie formalne, które może wyjść przy kontroli lub w trakcie sprawozdawczości. Warto wtedy jak najszybciej zorganizować spotkanie i zadbać o dokumentację, aby pokazać, że obowiązek jest realizowany, zwłaszcza wtedy, gdy spółdzielnia posiada status przedsiębiorstwa społecznego.

Czy konsultacje muszą obejmować wszystkich pracowników?

Tak – zaproszenie powinno dotyczyć wszystkich zatrudnionych. O szczegółach będzie decydował regulamin konsultacji.

Jak należy dokumentować konsultacje?

Podstawą jest zwykle lista obecności i protokół ze spotkania, w którym zapisane są omówione tematy, pytania i zgłoszone wnioski. To właśnie na tej podstawie zarząd później przekazuje informację o ich wykorzystaniu. Szczegóły określi regulamin konsultacji w konkretnej spółdzielni.

Czy konsultacje można przeprowadzić online?

Tak, ustawa tego nie zabrania. Ważne, aby pracownicy mieli równy dostęp do udziału, mogli zadawać pytania i zgłaszać uwagi – niezależnie od tego, czy są obecni stacjonarnie, czy łączą się zdalnie.

To tyle nt. konsultacji z pracownikami w spółdzielni socjalnej. Chcesz wiedzieć więcej o obowiązkach zarządu w spółdzielni socjalnej? Sprawdź nasz kurs online o spółdzielniach socjalnych – znajdziesz tam omówienie przepisów krok po kroku oraz gotowe wzory dokumentów, w tym ramowy regulamin konsultacji z pracownikami.

Uwaga: artykuł został po raz pierwszy opublikowany 16 listopada 2018 r., po czym został zaktualizowany we wrześniu 2025 r. w ramach projektu pod nazwą „Przedsiębiorstwospołeczne.pl Non Profit – spółka, która skutecznie popularyzuje ekonomię społeczną oraz wspiera rozwój podmiotów ekonomii społecznej i ich zakładanie”. Zadanie to realizowane jest w ramach “Rządowego Programu Rozwoju Organizacji Obywatelskich” na lata 2018-2030.