Zakładanie spółdzielni socjalnej może być szansą na stworzenie stabilnego miejsca pracy dla osób zagrożonych wykluczeniem społecznym. Spółdzielnia socjalna to specyficzna forma działalności gospodarczej, która łączy cele społeczne z działalnością ekonomiczną. Jest to przedsiębiorstwo, które tworzy warunki zatrudnienia dla osób znajdujących się w trudnej sytuacji na rynku pracy.
Po ostatnich zmianach w ustawie o Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS), warto zapoznać się z aktualnym procesem rejestracji. W tym artykule znajdziesz szczegółowy przewodnik po krokach niezbędnych do założenia spółdzielni socjalnej, zarówno przez osoby fizyczne, jak i prawne.
Kto może założyć spółdzielnię socjalną?
Spółdzielnia socjalna może być założone przez osoby prawne i fizyczne.
Spółdzielnia socjalna zakładana przez osoby fizyczne
W tym wariancie spółdzielnia socjalna może być założona przez minimum 5 osób fizycznych, z czego co najmniej 50% ma należeć do grupy osób zagrożonych wykluczeniem społecznym (np. osoby bezrobotne, osoby z niepełnosprawnościami).
W wyjątkowych przypadkach jest możliwość założenia spółdzielni socjalnej przez grupę, w której co najmniej 30% osób należy do grupy osób zagrożonych wykluczeniem społecznym. Dotyczy to sytuacji, gdy:
- spółdzielnię socjalną zakładają osoby o znacznym lub umiarkowanym stopniu niepełnosprawności w rozumieniu przepisów o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych albo
- gdy spółdzielnia socjalna prowadzi działalność w zakresie:
- zadań i usług pomocy społecznej w rozumieniu przepisów o pomocy społecznej,
- rehabilitacji zawodowej i społecznej osób niepełnosprawnych w rozumieniu przepisów o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych,
- opieki nad dziećmi do lat trzech, o której mowa w przepisach o opiece nad dziećmi w wieku do lat 3,
- prowadzenia niepublicznych przedszkoli lub innych form wychowania przedszkolnego, o których mowa w ustawie z dnia 14 grudnia 2016 r. – Prawo oświatowe (Dz. U. z 2020 r. poz. 910 i 1378),
- wspierania rodziny i pieczy zastępczej w rozumieniu przepisów o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej.
Istnieje też możliwość założenia spółdzielni przez 3 osoby fizyczne (z odsetkiem osób zagrożonych wykluczeniem społecznym jak powyżej). W takim przypadku spółdzielnia socjalna jest obowiązana do przyjęcia w poczet członków oraz do zatrudnienia w spółdzielni co najmniej dwóch osób zagrożonych wykluczeniem społecznym w terminie 12 miesięcy od dnia wpisu spółdzielni socjalnej do Krajowego Rejestru Sądowego.
Spółdzielnia socjalna zakładana przez osoby prawne
W tym wariancie spółdzielnia socjalna może być założona przez dwie osoby prawne z poniższych grup:
- organizacja pozarządowa (np. fundacja, stowarzyszenie),
- jednostka samorządu terytorialnego (gmina, powiat, województwo),
- kościelna osoba prawna (np. parafia, jednostka Caritas).
Konfiguracje mogą być tutaj dowolne. Np. założycielami spółdzielni socjalnej mogą być:
- dwie fundacje,
- stowarzyszenie i gmina,
- parafia i gmina,
- fundacja i jednostka Caritas.
Jakie kroki należy podjąć, aby założyć spółdzielnię socjalną?
Założenie spółdzielni wymaga przejścia przez kilka kroków.
- zebranie grupy założycielskiej,
- analiza rynku i wybór działalności,
- opracowanie biznesplanu,
- opracowanie statutu spółdzielni,
- podjęcie uchwały przez założycieli (dotyczy spółdzielni socjalnej założonej przez osoby prawne),
- walne zgromadzenie założycielskie,
- rejestracja w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS),
- zgłoszenie spółdzielni socjalnej w Centralnym Rejestrze Beneficjentów Rzeczywistych,
- założenie konta bankowego,
- wybór biura rachunkowego,
- podpisanie umowy na potrzeby lokalu będącego siedzibą spółdzielni
- złożenie formularza NIP-8 w urzędzie skarbowym.
Przyjrzymy się teraz szczegółom.
Zebranie grupy założycielskiej
Pierwszym krokiem jest znalezienie osób lub instytucji zainteresowanych założeniem spółdzielni. Ważne jest, aby przyszli członkowie mieli wspólną wizję i cele. Warto przeprowadzić spotkania organizacyjne, na których określicie kluczowe wartości i kierunki rozwoju spółdzielni. Możecie także podzielić się obowiązkami, co ułatwi przyszłe zarządzanie.
Jest to pierwszy etap zakładania spółdzielni, na którym formułuje się grupa założycielska. To jest moment, w którym zapadają pierwsze ustalenia i decyzje, które potem będą się przekładać na działalność spółdzielni.
Analiza rynku i wybór działalności
Zanim przejdziecie do formalności, warto zastanowić się nad rodzajem działalności gospodarczej, którą chcecie prowadzić. Należy przeprowadzić analizę rynku, aby sprawdzić, jakie usługi lub produkty będą cieszyć się popytem. W tym celu można np.:
- przeprowadzić badania ankietowe w lokalnej społeczności,
- porozmawiać z przyszłym klientami – dopytać o ich oczekiwania i potrzeby,
- sprawdzić konkurencję i ich ofertę,
- zastanowić się nad sposobem docierania do naszej grupy docelowej.
Opracowanie biznesplanu
Biznesplan to ważny dokument, który pomoże wam w przyszłym funkcjonowaniu spółdzielni i w pozyskiwaniu dotacji. Powinien zawierać m.in.:
- opis działalności i celów spółdzielni,
- analizę SWOT (mocne i słabe strony, szanse i zagrożenia),
- plan marketingowy,
- plan finansowy,
- harmonogram działań.
Więcej informacji nt. biznes planu znajdziesz w tych wpisach:
- 6 specyficznych cech biznes planu spółdzielni socjalnej
- Po co nam biznes plan? Opowieść.
- Parszywa dwunastka, czyli 12 najczęściej popełnianych błędów w biznes planie spółdzielni socjalnej cz. 1
- 12 najczęściej popełnianych błędów przy sporządzaniu biznes planu spółdzielni socjalnej cz. 2
- 12 najczęściej popełnianych błędów przy sporządzaniu biznes planu spółdzielni socjalnej cz. 3 i ostatnia
- Po co i jak prawidłowo wyznaczyć cele np. pisząc biznes plan?
Opracowanie statutu spółdzielni
Statut to kluczowy dokument określający zasady działania spółdzielni. Powinien zawierać m.in.:
- nazwę i siedzibę spółdzielni,
- cele i zakres działalności,
- prawa i obowiązki członków,
- strukturę zarządzania (np. czy będziemy mieć również radę nadzorczą?),
- zasady podziału zysków i podejmowania decyzji (np. ile osób musi być na walnym zgromadzeniu, by walne mogło podjąć decyzję; jaka większość jest wymagana).
W temacie statutu spółdzielni polecamy te wpisy na blogu:
- Statut spółdzielni socjalnej. Co warto wiedzieć?
- Jak napisać dobry statut w spółdzielni socjalnej?
- 2 błędy często występujące w statutach spółdzielni socjalnej.
- Jak zmienić statut spółdzielni socjalnej?
Podjęcie uchwały przez założycieli (dotyczy spółdzielni socjalnej założonej przez osoby prawne)
Jeśli założycielami spółdzielni socjalnej są osoby prawne, to przed walnym zgromadzeniem założycielskim konieczne jest podjęcie uchwał przez organy stanowiące założycieli. Będą to przykładowo:
- walne zebranie w stowarzyszeniu,
- rada gminy w przypadku gminy,
- zwykle zarząd w przypadku fundacji.
Dopiero po tej uchwale założyciele spółdzielni mogą spotkać się na walnym zgromadzeniu założycielskim.
Walne zgromadzenie założycielskie
Jest to ważny moment w procesie zakładania spółdzielni socjalnej. Spotykają się tutaj założyciele, którzy podejmują kilka kluczowych uchwał:
- przyjmują statut (stąd warto przygotować go już wcześniej),
- wybierają zarząd,
- ewentualnie wybierają radę nadzorczą.
Należy również zadbać o przygotowanie protokołu z zebrania, który będzie potrzebny do rejestracji spółdzielni.
Warto też pamiętać, że wybory do organów spółdzielni odbywają się w głosowaniu tajnym, stąd poprzedzone są wyborem komisji skrutacyjnej.
Rejestracja w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS)
Spółdzielnia socjalna musi zostać zarejestrowana w KRS. W tym celu należy złożyć:
- wniosek o rejestrację – robi się to elektronicznie przez Portal Rejestrów Sądowych,
- statut,
- listę członków założycieli,
- uchwały organów stanowiących założycieli o powołaniu spółdzielni (dotyczy spółdzielni socjalnej zakładanej przez osoby prawne),
- dokumentację z walnego zgromadzenia (protokół, lista obecności, wymienione wcześniej uchwały).
Procedura ta może zająć kilka tygodni, dlatego warto przygotować wszystkie dokumenty starannie, bo ewentualne błędy będą wydłużać cały proces.
Więcej o działaniu Portalu Rejestrów Sądowych znajdziesz w tym wpisie. To właśnie przez ten portal składa się dokumenty rejestrowe. Należy tutaj dołączyć dokumenty w wersji elektronicznej (wszystkie załączniki) i najczęściej dosłać je dodatkowo w wersji papierowej. Niektóre sądy, jeśli dokumenty są podpisane np. profilem zaufanym przez wszystkie potrzebne osoby, nie wymagają dosyłania wersji papierowych.
Po weryfikacji kompletu dokumentów sąd wpisuje spółdzielnię do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego. W tym momencie spółdzielni uzyskuje osobowość prawną i zaczyna funkcjonować jako niezależny podmiot.
Zgłoszenie spółdzielni socjalnej w Centralnym Rejestrze Beneficjentów Rzeczywistych
Spółdzielnia socjalna, podobnie jak każda spółdzielnia, musi zgłosić osoby mające decydujący wpływ na działalność spółdzielni do Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych.
Więcej informacji w tym temacie znajdziesz w tym wpisie.
Warto zauważyć, że bez zgłoszenia spółdzielni w CRBR pojawią się problemy z uruchomieniem konta bankowego, dlatego warto ten krok wykonać właśnie tutaj.
Założenie konta bankowego
Konto bankowe jest niezbędne do prowadzenia działalności gospodarczej oraz rozliczania się z instytucjami publicznymi. Przy wyborze banku warto sprawdzić oferty dedykowane spółdzielniom oraz warunki prowadzenia rachunku.
Warto to zrobić na tym etapie, ponieważ numer rachunku bankowego zgłasza się do urzędu skarbowego na formularzu NIP-8.
Wybór biura rachunkowego
Najczęściej księgowość spółdzielni prowadzona jest przez zewnętrzne biuro rachunkowe. W związku z tym w ramach procesu zakładania czeka nas wybór biura rachunkowego.
Warto to zrobić na tym etapie, ponieważ m.in. miejsce przechowywania dokumentów księgowych zgłasza się do urzędu skarbowego na formularzu NIP-8.
W temacie wyboru biura rachunkowego polecamy ten wpis na blogu.
Podpisanie umowy na potrzeby lokalu będącego siedzibą spółdzielni
Chodzi tutaj o to, że musimy dysponować dokumentem potwierdzającym prawo do lokalu będącego siedzibą spółdzielni. Może to być akt własności, ale najczęściej jest to umowa najmu lub umowa użyczenia.
Krok ten można wykonać również szybciej. Ważne jest to, że umowa będzie wymagana przez urząd skarbowy na etapie składania NIP-8.
Złożenie formularza NIP-8 w urzędzie skarbowym
Kolejnym etapem w procesie zakładania spółdzielni socjalnej jest złożenie formularz NIP-8 w urzędzie skarbowym. Zgłasza się tutaj dane uzupełniające dla trzech różnych urzędów, np.:
a) dla urzędu skarbowego:
- skróconą nazwę (firmę),
- wykaz rachunków bankowych,
- adresy miejsc prowadzenia działalności,
- dane prowadzącego dokumentację rachunkową, w tym jego NIP,
- adres miejsca przechowywania dokumentacji rachunkowej,
- dane kontaktowe,
- dane dotyczące poszczególnych wspólników, w tym ich identyfikatory podatkowe (jeśli masz osobową spółkę handlową),
a) dla Głównego Urzędu Statystycznego:
- przewidywaną liczbę pracowników,
- formę własności na podstawie procentowego udziału własności w ogólnej wartości kapitału,
- dane kontaktowe (np. telefon, e-mail, adres strony internetowej),
b) dla Zakładu Ubezpieczeń Społecznych:
- nazwę skróconą płatnika,
- datę powstania obowiązku opłacania składek na ubezpieczenia społeczne,
- wykaz rachunków bankowych,
- adres do korespondencji,
- adres prowadzenia działalności,
- dane dotyczące poszczególnych wspólników (jeśli masz osobową spółkę handlową).
Formularz zgłasza się w ciągu:
- 21 dni od dnia wpisu spółdzielni do KRS
- 7 dni , jeśli wcześniej będziemy zatrudniać pracowników.
Warto pamiętać, że NIP-8 jest jednocześnie zgłoszeniem płatnika składek, więc nie da się zgłosić zatrudnienia pracownika bez wcześniejszego zgłoszenia płatnika składek. A musimy tutaj założyć, że po zgłoszeniu NIP-u 8 potrzebne będzie kilka dni na faktyczną rejestrację płatnika składek (NIP-8 składa się najczęściej w wersji papierowej, ewentualnie elektronicznie z podpisem kwalifikwalnym).
Więcej o formularzu NIP-8 znajdziesz tutaj.
Najczęściej zadawane pytania dotyczące zakładania spółdzielni socjalnej
Poniżej znajdziesz kilka pytań często zadawanych w kontekście założenia spółdzielni.
Jak długo trwa proces rejestracji spółdzielni socjalnej?
Proces rejestracji może trwać od kilku tygodni do kilku miesięcy, w zależności od poprawności składanych dokumentów oraz obciążenia sądu rejestrowego. Przede wszystkim warto zadbać o kompletność dokumentów, aby uniknąć opóźnień.
Jakie są koszty założenia spółdzielni socjalnej?
Spółdzielnia socjalna nie ponosi opłat za wpis w Krajowym Rejestrze Sądowym oraz za ogłoszenie wpisu w Monitorze Sądowym i Gospodarczym.
Przypominam też, że założenie spółdzielni socjalnej nie wymaga wizyty u notariusza, więc nie będzie tu tego rodzaju kosztów.
Jakie wsparcie finansowe można uzyskać na start?
Spółdzielnie socjalne mogą ubiegać się o wsparcie z różnych źródeł, takich jak:
- dotacje unijne w ramach programów operacyjnych,
- pożyczki preferencyjne dla przedsiębiorstw społecznych,
- wsparcie lokalnych samorządów i organizacji pozarządowych,
- środki z Funduszu Pracy.
Jakie obowiązki administracyjne spoczywają na spółdzielni socjalnej?
Spółdzielnia socjalna, jak każde przedsiębiorstwo, musi prowadzić księgowość (z racji prowadzenia działalności gospodarczej będą to księgi rachunkowe – tzw. pełna księgowość), składać deklaracje podatkowe oraz raporty do ZUS i KRS. Dodatkowo może podlegać obowiązkom związanym z zatrudnianiem osób w ramach aktywizacji zawodowej. To są oczywiście tylko kluczowe sprawy.
Jakie są najczęstsze błędy przy zakładaniu spółdzielni socjalnej?
Najczęstsze błędy to:
- niekompletna dokumentacja przy składaniu wniosku do KRS (np. brak dołączenia niektórych załączników),
- niespójności w dokumentach (np. liczba założycieli nie zgadza się z liczbą osób głosujących na zgromadzeniu założycielskim),
- błędy w zapisach statutu – np. niezgodności z ustawą o spółdzielniach socjalnych, czy z prawem spółdzielczym, czy niespójności wewnątrz samego statutu.
Czy członkowie spółdzielni socjalnej mogą mieć różne role?
Tak, członkowie spółdzielni mogą pełnić różne role, np. zarządzać organizacją, zajmować się sprzedażą, księgowością czy produkcją.
Czy można zamknąć spółdzielnię socjalną, jeśli nie odniesie sukcesu?
Tak, spółdzielnia socjalna może zostać rozwiązana decyzją członków lub w wyniku postępowania sądowego. Proces likwidacji obejmuje zamknięcie zobowiązań finansowych i wykreślenie z KRS.
Czy spółdzielnia socjalna może prowadzić działalność gospodarczą?
Tak, co więcej działalność gospodarcza jest działalnością obowiązkową dla spółdzielni socjalnej.
Podsumowanie
Założenie spółdzielni socjalnej wymaga dobrego przygotowania i znajomości aktualnych przepisów. Dzięki nowoczesnym narzędziom, takim jak e-formularze KRS, proces stał się bardziej przejrzysty, ale również wymaga większej uwagi na etapie przygotowawczym. Dobrze zaplanowane działania pozwolą uniknąć problemów i zapewnić sprawne funkcjonowanie spółdzielni od samego początku.
To tyle nt. zakładania spółdzielni socjalnej. Pamiętaj, że jako spółka non profit w ramach swoich usług chętnie pomożemy Ci założyć spółdzielnię socjalną. W takiej sytuacji, po prostu odezwij się do nas.
Uwaga: artykuł został po raz pierwszy opublikowany 14 września 2015 r., po czym został zaktualizowany w marcu 2025 r. w ramach projektu pod nazwą „Przedsiębiorstwospołeczne.pl Non Profit – spółka, która skutecznie popularyzuje ekonomię społeczną oraz wspiera rozwój podmiotów ekonomii społecznej i ich zakładanie”. Zadanie to realizowane jest w ramach “Rządowego Programu Rozwoju Organizacji Obywatelskich” na lata 2018-2030.
