Jak skorzystać z refundacji ZUS w spółdzielni socjalnej?

dotacje i preferencje dla spółdzielni socjalnych

Dzisiaj przyjrzymy się zasadom refundacji składek ZUS w spółdzielni socjalnej. Osoby, które rozpoczynają indywidualną działalność gospodarczą najczęściej mogą korzystać ze zniżek w składkach na ubezpieczenia społeczne. A czy wiesz, jak to wygląda w przypadku członków i pracowników spółdzielni socjalnej?

Wideo, dla osób, które wolą oglądać

Uwaga: pierwsza wersja tego wpisu powstała w listopadzie 2012 r. Został on zaktualizowany prawie 10 lat później, czyli w październiku 2022 r., a pretekstem był właśnie webinar, który możesz obejrzeć powyżej (zwróć na to uwagę, zwłaszcza gdy będziesz czytał komentarze pod wpisem). 

Składki ZUS – preferencje w spółdzielni socjalnej

Na początek dobra wiadomość: przewidziano również pewne preferencje dla pracowników spółdzielni socjalnej. Zgodnie z ustawą o spółdzielniach socjalnych spółdzielnia ma możliwość ubiegania się o zwrot zapłaconych składek na ubezpieczenie społeczne. Chodzi tutaj o składki na ubezpieczenie emerytalne, chorobowe, rentowe, wypadkowe – dotyczy to zarówno części składek płaconych przez pracownika, jak i przez pracodawcę.

Niestety jest też zła wiadomość: ustawa przewiduje tylko możliwość, a nie obowiązek refundacji. Oznacza to, że refundacja będzie zależeć od dobrej woli urzędu pracy i oczywiście dostępności środków. Niektóre urzędy rozumieją jej potrzebę i sens (i przeznaczają nawet kilkaset tysięcy rocznie na te cele), a inne wciąż takiej potrzeby nie dostrzegają lub nawet w ogóle nie wiedzą o takiej możliwości (to ostatnie dotyczy także spółdzielni socjalnych).

Jaka jest podstawa prawna refundacji?

Ustawa o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy stanowi, że refundacja składek ZUS jest jednym z możliwych wydatków z Funduszu Pracy (dla dociekliwych: art. 108 ust. 1 pkt. 41 ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy). Gdy będziemy rozmawiać w urzędzie pracy warto powołać się właśnie na tę ustawę jako podstawę prawną refundacji, bo jest ona znana i rozumiana w urzędach pracy. 

Szczegóły refundacji składek ZUS określone są w art. 12 ust. 3a – 3d ustawy o spółdzielniach socjalnych. 

Podstawowe zasady refundacji składek ZUS w spółdzielni socjalnej

Jest tutaj kilka istotnych aspektów:

  • wysokość wsparcia,
  • okres refundacji,
  • dla jakich osób można przyznać refundację?
  • jaki rodzaj umowy jest wymagany?
  • jaki jest punkt startowy refundacji?
  • czy jest możliwość płatności zaliczkowych?

Refundacja składek ZUS w spółdzielni socjalnej – wysokość wsparcia

Urząd pracy może refundować składki ZUS liczone od minimalnej pensji. W przypadku roku 2022 są to składki liczone od 3 010 zł brutto. Przy pełnym etacie wychodzi więc ok. 950 zł na osobę miesięcznie. Przy 5 osobach daje to 4 750 zł miesięcznie i 57 tys. zł rocznie. Temat jest więc zdecydowanie warty zainteresowania i podjęcia kontaktu z urzędem pracy. 

Przy zatrudnieniu w niepełnym wymiarze czasu pracy refundacja jest oczywiście proporcjonalnie mniejsza. 

Jeśli pracownik zarabia powyżej minimalnego wynagrodzenia, to też oczywiście nie ma problemu. Refundacja może dotyczyć jednak wyłącznie składek ZUS od minimalnej pensji. 

Refundacja składek ZUS – okres refundacji

Urząd może refundować składki przez 3 lata od dnia zatrudnienia osoby defaworyzowanej, przy czym:

  • dwa pierwsze lata to refundacja w pełnej kwocie zapłaconego ZUS liczonego od minimalnej pensji, 
  • trzeci rok to połowa wysokości, czyli aktualnie przy pełnym etacie będzie to ok. 475 zł. 

Na kogo będzie przysługiwała refundacja?

Refundacja ZUS dotyczy wynagrodzenia pracowników spółdzielni – osób defaworyzowanych na rynku pracy np. osób:

  • bezrobotnych,
  • niepełnosprawnych,
  • poszukujących pracy niepozostających w zatrudnieniu i niewykonujących innej pracy zarobkowej

(więcej o tym, jakie osoby znajdują się w grupie osób defaworyzowanych po nowelizacji ustawy o spółdzielniach socjalnych znajdziesz w tym wpisie na blogu – zmiana #3).

Jaki rodzaj umowy jest wymagany w przypadku refundacji?

Na pewno prawo do ubiegania się o refundację da zatrudnienie na podstawie umowy o pracę lub spółdzielczej umowy o pracę. Co ciekawe, możliwa jest również umowa zlecenia, zwłaszcza w przypadku członków spółdzielni. 

Taki wniosek wynika z lektury ustawy o spółdzielniach socjalnych. Poza tym w Rozporządzeniu z dnia 8 czerwca 2018 r. w sprawie wzoru wniosku spółdzielni socjalnej o zwrot opłaconych składek oraz trybu dokonywania ich zwrotu czytamy:

W przypadku gdy stosunek pracy między spółdzielnią socjalną

a jej członkiem, nawiązany na podstawie spółdzielczej umowy o pracę oraz w formach określonych w art. 201 ustawy z dnia 16 września 1982 r. – Prawo spółdzielcze (tutaj są zwykłe umowy o pracę i umowy zlecenia – przyp. autora),

lub pracownikiem

będącym osobą, o której mowa w art. 4 ust. 1 ustawy z dnia 27 kwietnia 2006 r. o spółdzielniach socjalnych,

ustanie przed upływem okresu finansowania składek ze środków Funduszu Pracy, zwrot opłaconych składek jest dokonywany do dnia ustania tego stosunku pracy.

Przy okazji z powyższego wynika również, że jak ustanie zatrudnienie danej osoby, to refundacja się kończy. Nie ma tutaj okresu trwałości – zobowiązania do utrzymania zatrudnienia po zakończeniu refundacji. 

Jaki jest punkt startowy refundacji?

Punkt startowy jest dowolny, przy czym (przynajmniej zdaniem części urzędów) musi się on mieścić w pierwszych 3 latach od zatrudnienia danej osoby defaworyzowanej w spółdzielni socjalnej. 

Czasami urzędy pracy refundują również składki zapłacone już przed podpisaniem umowy. Przykładowo umowa została zawarta w październiku, a dotyczy refundacji składek płaconych od lipca. 

Czy jest możliwość płatności zaliczkowych?

Tak, płatności zaliczkowe są możliwe. Przewiduje to bezpośrednio ustawa o spółdzielniach socjalnych (art. 12 ust. 3c ustawy). Na podstawie udokumentowanego wniosku spółdzielni urząd pracy może bowiem przekazać co miesiąc zaliczkę na opłacanie składek.

Gdzie należy się zgłosić w sprawie refundacji składek ZUS?

Należy zgłosić się do urzędu pracy właściwego ze względu na siedzibę spółdzielni (najlepiej więc by z tego terenu byli też wszyscy lub przynajmniej większość członków / pracowników spółdzielni).

Kiedy wystąpić o refundację składek ZUS w spółdzielni socjalnej?

Najkrócej: im szybciej wystąpimy z odpowiednim wnioskiem, tym lepiej.

Urzędy pracy planują swoje wydatki. Aby zarezerwować środki na refundację ZUS w spółdzielni socjalnej muszą wiedzieć, że istnieje taka potrzeba. Warto więc już po zebraniu założycielskim (lub nawet szybciej) skierować – jako grupa inicjatywna (lub poprosić o pomoc organizację, która pomaga zakładać spółdzielnię i wystąpić razem z nią) – pismo do urzędu pracy z:

  • informacją od kiedy planowane będzie zatrudnienie, jaka będzie jego wielkość i że wystąpimy z wnioskiem o refundację,
  • prośbą o zabezpieczenie odpowiednich środków na ten cel.

Jak ubiegać się o refundację składek ZUS w spółdzielni socjalnej?

Sposób postępowania jest natomiast następujący:

  • pismo (ew. oficjalny wniosek, jeśli urząd pracy taki przewiduje),
  • negocjacje z PUP,
  • umowa PUP – spółdzielnia (z urzędem pracy właściwym ze względu na siedzibę spółdzielni),
  • zapłata ZUS przez spółdzielnię,
  • wniosek spółdzielni o refundację zgodnie z umową (według wzoru określonego w rozporządzeniu, można je znaleźć tutaj),
  • po 3 miesiącach refundacja (możliwość zaliczkowania na podstawie wniosku spółdzielni; warto o to zawalczyć – dzięki temu nie trzeba będzie najpierw zapłacić ZUS i czekać na refundację, bo urząd pracy przekaże wcześniej odpowiednie środki).

Niektóre urzędy pracy przygotowują specjalne wnioski o zawarcie umowy o refundację ZUS. Wniosek ten złożony po zarejestrowaniu spółdzielni będzie niezbędnym krokiem w ubieganiu się o refundację ZUS. Przykładowo tutaj znajdziesz wzory dokumentów wykorzystywane podczas refundacji w Powiatowym Urzędzie Pracy w Strzelcach Krajeńskich

A jak to działa w praktyce?

Różnie. Dużo zależy od konkretnego urzędu pracy:

  • czy w ogóle wie, że takie narzędzie istnieje?
  • czy odpowiednio wcześnie dostał informacje o takiej potrzebie?
  • czy dysponuje środkami na ten cel?

Poniższy wykres pokazuje, jak wyglądała wartość refundacji w ostatnich latach.

Źródło: Informacja o funkcjonowaniu spółdzielni socjalnych działających na podstawie ustawy z dnia 27 kwietnia 2006 r. o spółdzielniach socjalnych za okres 2011–2022 (informacja obejmuje okresy dwuletnie, więc źródłem było kilka tego rodzaju informacji).

Jak widać, skala refundacji zdecydowanie nie rzuca na kolana. Jeśli przyjmiemy, że w 2021 r. aktywnych było ok. 900 spółdzielni socjalnych (na to wskazują badania GUS), to dzieląc wartość refundacji przez tę liczbę otrzymamy ok. 1 500 zł rocznie na spółdzielnie. Jest to kwota miesięcznej refundacji przy ok. 1,5 etatach. Widać więc, że częściej urzędy pracy nie wspierają w ten sposób spółdzielni, niż faktycznie wspierają. 

Co może zrobić spółdzielnia socjalna, by zwiększyć szanse na refundację?

Jest tutaj kilka spraw – warto:

  • pierwsze kroki skierować do urzędu pracy – tutaj przedstawimy spółdzielnię, powiemy czym się zajmujemy, ile zatrudniamy osób defaworyzowanych i jakie korzyści ma społeczność lokalna z naszej działalności (aktywizacja osób defaworyzowanych może być tutaj tylko jednym z elementów), o tym jak przekonać urząd pracy do refundacji pisałem już tutaj
  • poszukać kogoś, kto nas uwiarygodni i powie, że jesteśmy sprawdzonym partnerem – może to być np. lokalny Ośrodek Wsparcia Ekonomii Społecznej, z reguły są to organizacje rozpoznawalne w środowisku lokalnym, 
  • poszukać sojuszników w szerszym otoczeniu – np. w Powiatowej Radzie Rynku Pracy, która ostatecznie decyduje o podziale środków z Funduszu Pracy (na stronie Biuletynu Informacji Publicznej danego urzędu pracy można z reguły znaleźć informacje nt. jej składu), 
  • zgłosić chęć skorzystania z refundacji możliwie szybko – urzędy planują swój budżet i październik jest już ostatnim dzwonkiem, by zgłosić chęć skorzystania z refundacji w przyszłym roku (brak takiej informacji odpowiednio wcześnie może nam potem utrudnić skorzystanie z tego narzędzia).

Więcej informacji o refundacji składek ZUS oraz innych udogodnieniach i preferencjach dla spółdzielni socjalnych znajdziesz w książce: “Spółdzielczość socjalna. Poradnik skrajnie praktyczny“.

To tyle nt. refundacji składek ZUS w spółdzielni socjalnej. Zachęcamy do podzielenia się tym wpisem, również w urzędach pracy, które dotychczas nie refundowały składek ZUS, a chętne urzędy pracy zachęcamy do współpracy w zakresie przygotowania zespołu i procedur do wspierania przedsiębiorstw społecznych, w tym spółdzielni socjalnych. 

4.8/5 - (5 votes)

16 thoughts on “Jak skorzystać z refundacji ZUS w spółdzielni socjalnej?

  1. ewaraczynska says:

    Pytanie: Reprezentuję spółdzielnię socjalną, która powstała w ramach PO KL. Korzystaliśmy ze wsparcia pomostowego przez 12 m-cy ( od 15.04.2013 do 14. 04. 2014). Zakończyliśmy już udział w projekcie. Dodam, że od września 2013 r.prowadzimy Niepubliczne Przedszkole i Niepubliczny Żłobek , zatrudniamy 6 członków spółdzielni ( w tym 5 założycieli to osoby bezrobotne) oraz 8 osób z zewnątrz( wszyscy na umowy zlecenia). Od lutego 2014 mamy dodatkowo 1 osobę na stażu finansowanym przez Urząd Pracy. Czy teraz, po zakończeniu udziału w projekcie, możemy starać się o refundację składek ZUS przez Urząd Pracy? Ewa Raczyńska ,Spółdzielnia Socjalna Edu-Pasja z Opoczna

    • Waldemar Żbik says:

      Dzień dobry,

      Jak najbardziej możecie Państwo ubiegać się o refundację ZUS z urzędu pracy (oczywiście od dnia, w którym ustało wsparcie pomostowe na ten cel). Polecam też interpretację Departamentu Pożytku Publicznego Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej (http://ozrsspl.ozrss.iq.pl/wp-content/uploads/2012/08/interpretacja01.pdf).

      W praktyce spotykałem się z różnym podejściem ze strony urzędów pracy (np. jeden z urzędów w podobnej sytuacji stwierdził, że członkowie spółdzielni w momencie ubiegania się o refundację nie mają już statusu osoby bezrobotnej, więc nie należy im się refundacja). Ciekaw więc jestem, jak będzie w Waszym przypadku.

      Życzę powodzenia i będę wdzięczny za informację czy udało się to załatwić.

      pozdrawiam serdecznie,
      Waldek Żbik

      • ewaraczynska says:

        Witam,
        Serdecznie dziękuję za odpowiedź. W najbliższym tygodniu podejmiemy rozmowy z naszym urzędem pracy. O wynikach poinformuję.
        pozdrawiam
        Ewa Raczyńska

  2. mandragor says:

    Pytanie: Nasza spółdzielnia socjalna podpisała z PUP umowę na refundację składek, w której napisano: “refundacja będzie finansowana ze środków Funduszu Pracy za okres od dnia 01.05.2014 do dnia 30.11.2014”. Jak interpretować te terminy? Czy to znaczy, że zaczną nam refundować składki opłacone w tym okresie, czy należne za ten okres (od składek opłaconych w maju, czy od wykazanych w deklaracji za maj a opłaconych w czerwcu)? Wnioski o refundację mamy wg tej umowy składać “w terminie do 20 dnia miesiąca, następującego po kwartale, którego refundacja dotyczy”. Czy refundacja dotyczy składek opłaconych w maju i są to składki od wynagrodzenia za marzec wypłaconego w kwietniu i naliczone w deklaracji do ZUS składanej 15 maja , czy składek od wynagrodzeń za kwiecień wypłaconych w maju, które będą naliczone w deklaracji do ZUS za maj, składanej 15 czerwca?

    • Waldemar Żbik says:

      Dzień dobry,

      Trudno mi coś w tej sytuacji jednoznacznie wyrokować. Może chodzić o składki opłacone w maju (tj. od wynagrodzenie zapłaconego w kwietniu). Przynajmniej tak wnioskuję z treści wniosku o refundację składek (mowa jest tam o okresie opłacenia składek, więc jeśli traktować wskazany w umowie okres jako okres opłacania składek można wyciągnąć wniosek jak powyżej).

      Z drugiej strony spotkałem się też z sytuacją składania wniosku kwartalnie, ale z dwumiesięcznym opóźnieniem z racji właśnie przesunięcia w czasie płatności ZUS, ale nie mam wiedzy jakie postanowienia były zapisane w umowie w tamtym przypadku.

      Najlepiej po prostu upewnić się w urzędzie pracy jak oni interpretują ten zapis.

      Będę wdzięczny za informację jak ostatecznie jest to rozumiane.

      pozdrawiam serdecznie,

      • mandragor says:

        Mamy już pewną wiedzę, zdobytą własną “głupotą”. W naszym przypadku w praktyce wyjaśniło się, że refundacja dotyczy składek ZAPŁACONYCH w danym miesiącu, a nie składek należnych za dany miesiąc ani nie składek za okres składkowy obejmujący ten miesiąc. Sprawdziliśmy to, spóźniając się z zapłatą. Ponieważ refundują od jednej osoby tylko jedną składkę miesięcznie, musieliśmy z następną też się opóźnić, żeby nam refundacja nie przepadła, więc w następnym miesiącu tak samo itd. Okazuje się, że nie jest ważne za jaki miesiąc płacimy składkę w danym miesiącu, ponieważ refundowana jest składka zapłacona w miesiącu objętym refundacją, ale uwaga: tylko jedna składka miesięcznie od jednej osoby. Czyli wynika z tego, że w każdym miesiącu objętym umową możemy zapłacić jedną składkę od jednej osoby, ale za którykolwiek miesiąc… Na pozór wynika z tego, że teoretycznie w momencie opłacania składki i później w chwili jej refundacji ta osoba może już nawet nie pracować. Jednak w wypadku ustania zatrudnienia w trakcie trwania umowy przestaje ta umowa obowiązywać. Są przecież i na to środki zaradcze, a mianowicie urlopy bezpłatne – więc członek-pracownik spółdzielni może mieć refundowane zaległe składki za wcześniejsze miesiące, będąc obecnie na urlopie bezpłatnym, ale pozostając w stosunku pracy – dzięki temu da się zlikwidować “puste przebiegi”. Czyli możemy uniknąć płacenia składek, które nie mogą być zrefundowane, pobierając wciąż refundację wpłat dokonanych w każdym miesiącu. Przecież nigdzie nie powiedziano, że dla uzyskania refundacji musimy opłacać refundowane składki W TERMINE. Umowa nakłada wymóg terminowego opłacania TYLKO tych składek, na które pieniądze PUP przekazuje zaliczkowo (bo teoretycznie “w uzasadnionych przypadkach” jest możliwość “zaliczkowej refundacji”). Oprócz sytuacji z zaliczkowaniem TYLKO w chwili podpisywania umowy trzeba nie zalegać ze składkami, a w trakcie trwania umowy można. Wciąż uczymy się pływać w biurokratycznym gąszczu i żeglujemy dalej. To na razie tyle z linii frontu. Czołem, kapitanie!

        • Waldemar Żbik says:

          Dziękuję za raport wprost z linii frontu 🙂 Czołem Żołnierzu 🙂

  3. joanna23 says:

    Dzień dobry
    Jestem członkiem spółdzielni socjalnej od 4 miesięcy,staramy się o dotację na składki ZUS z Urzędu Pracy,bardzo mi na tym zależy ponieważ jestem już blisko emerytury a mam umowę na ułamek etatu -na jaki czas maksymalnie można tak być zatrudnionym?
    Czy można jakoś wpłynąć na Urząd Pracy,jakich użyć argumentów aby otrzymać pozytywną odpowiedż ?
    Pozdrawiam
    Joanna From

    • Waldemar Żbik says:

      Dzień dobry,

      Co do pierwszej sprawy: prawdo spółdzielcze art. 182 § 2. “Członek ma prawo do zatrudnienia stosownie do swoich kwalifikacji zawodowych i osobistych oraz aktualnych możliwości gospodarczych spółdzielni.” Oznacza to, że wymiar czasu pracy powinien odpowiadać możliwościom gospodarczym spółdzielni. Tym samym nie ma ograniczenia czasowego, jeśli chodzi o możliwość pracy na część etatu. Oczywiście w takiej sytuacji zwykle należy podjąć działania by rozwinąć spółdzielnię i zwiększyć wymiar czasu pracy zainteresowanym członkom (w szczególności odpowiada za to zarząd).

      Przypominam, że członkowie spółdzielni mogą pracować na pełny etat, nawet jeśli nie ma refundacji składek ZUS, ale oczywiście zależy to od sytuacji finansowej spółdzielni i właśnie tych możliwości gospodarczych.

      Co do tego, jak przekonać urząd pracy, to potrzebuję chwili czasu by poukładać to sobie w głowie – napiszę to tutaj w przyszłym tygodniu lub zrobię z tego kolejny wpis na blogu.

      pozdrawiam serdecznie,
      Waldek Żbik

  4. queensaba says:

    Witam.
    Zwracam się do Pana z pewną wątpliwością. Członkami naszej spółdzielni będą dwie osoby prawne. Pracownicy nie będą członkami spółdzielni, będą zatrudnieni na zwykłą umowę o pracę.
    Jak wygląda w tym przypadku sprawa refundacji składek ZUS? Pisze Pan, że rodzaj umowy nie ma znaczenia. Nie mogę jednak znaleźć przepisu, który wprost potwierdzałby ten fakt. Domyślam się, że może to zależeć od interpretacji konkretnego Urzędu Pracy…
    Pozdrawiam,
    Sabina

    • Waldemar Żbik says:

      Dzień dobry,

      Nie ma przepisu, który precyzowałby rodzaj umowy w przypadku refundacji ZUS, stąd taki mój wniosek. Urzędy jednak zwykle wymagają by była to umowa o pracę.

      Druga sprawa, że urzędy wymagają zwykle by pracownicy, których ZUS ma być refundowany, byli jednocześnie członkami spółdzielni. Postaram się w najbliższych dniach rozwinąć ten temat poprzez aktualizację powyższego wpisu.

      pozdrowienia,
      Waldek Żbik

  5. APK says:

    Witam,
    proszę o informację, czy otrzymana refundacja składek ZUS od wynagrodzeń dla członków spółdzielni jest przychodem podatkowym ?

    • Waldemar Żbik says:

      Dzień dobry,

      Z tego co rozeznałem temat spółdzielnie stosują różne podejścia. Niektóre traktują refundację jako przychód zwolniony na podstawie art. 17 ust. 1 pkt. 47 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (tylko wówczas refundowane składki ZUS nie są zaliczane do kosztów uzyskania przychodów). Inne traktują refundację jako przychód podatkowy i wówczas składki ZUS są normalnym elementem kosztów.

      Najważniejsze, że niezależnie od podejścia efekt jest podobny – tzn. wynik podatkowy na tej operacji jest zerowy.

      pozdrowienia,
      Waldek Żbik

  6. Karolina Pierchała says:

    Witam, jak należy dokonać rozliczeń refundacji w przypadku kiedy osoba, za którą ma być refundacja przebywała na zwolnieniu chorobowym lub korzystała z zasiłku opiekuńczego z ubezpieczenia chorobowego.

    • Waldemar Żbik says:

      Dzień dobry,

      Pytanie, czy były płacone składki w tym okresie. Jeśli tak, to nie powinno być przeszkód. O szczegóły techniczne proszę już jednak pytać w urzędzie pracy, bo nie mam tutaj wiedzy.

      pozdrowienia,
      Waldek Żbik

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *