Spółdzielnia socjalna działa całkiem sprawnie. Ludzie pracują, generowana jest niewielka nadwyżka lub księgowo jest niewielki minus. Czegoś jednak brakuje. Panuje chaos, jest sporo nerwów, brakuje narzędzi, by przejść na wyższy poziom działalności, czegoś by praca to była przyjemność, bez szarpania się. W tym wpisie wskażę kilka pomysłów i rozwiązań pozwalających przenieść biznes w spółdzielni na wyższy poziom.
Po pierwsze, oderwij się od przysłowiowej łopaty
Czasami jest to problem mentalny – członkom zarządu łatwiej jest pracować w firmie, niż nad firmą. Łatwiej robić, to co robi spółdzielnia (np. lepić pierogi, czy malować ściany), niż wdrażać rozwiązania, które mogą poprawić funkcjonowanie całej firmy. Niekiedy członkowie zarządu nie widzą też takiej potrzeby.
Czasami z kolei jest tak, że spółdzielnia ma dużo zleceń. Nie ma czasu na dokumentację, na myślenie o firmie, na wprowadzanie usprawnień, bo „wszystkie ręce na pokład i realizujemy zlecenia”. Paradoksalnie to pułapka. Ktoś (czyt. zarząd) musi mieć czas, by pracować nad firmą, szukać usprawnień, podtrzymywać relacje z klientami, pilnować kosztów, prowadzić budżet, szukać dodatkowych możliwości sprzedaży (np. usług bardziej marżowych), a nie tylko zajmować się bieżącą realizacją zleceń. Bez tego spółdzielnia nie pójdzie do przodu.
Czasami też pojawia się presja ze strony spółdzielców. Jeśli spółdzielcy wymagają od zarządu, by rozwojem firmy zajmował się po godzinach, to znaczy, że jesteśmy już na równi pochyłej ku katastrofie. Praca zarządu nie polega na tym, by robić to, co wszyscy, choć oczywiście czasami będzie taka potrzeba.
Po drugie, zbuduj fundament marki Twojej spółdzielni
Sprowadza się to do odpowiedzi na pięć pytań:
- Czym konkretnie się zajmujesz? W czym Twoja firma jest użyteczna? Kto jest Twoim klientem?
- Czego klient potrzebuje w pierwszej kolejności? Co go napędza? Dlaczego ma wybrać właśnie Ciebie?
- Jakich emocji mu dostarcza Twoja oferta? Po jakie emocje będzie wracał?
- Jakim typem człowieka mogłaby być Twoja marka? Dlaczego robisz to, co robisz? Przeciwko czemu się opowiadasz? Kto jest Twoim wrogiem?
- Jaka idea przyświeca Twojej marce? Co możesz obiecać klientowi, pod czym podpiszesz się swoim nazwiskiem?
Na część z tych pytań odpowiadałeś już pewnie pisząc biznes plan. Odpowiedzi powinny jednak stale Ci towarzyszyć w codziennej pracy. Fundament marki przekłada się bowiem np. na:
- sposób komunikacji – np. to, co piszesz na swojej stronie internetowej, czy to, jak komunikujesz się na Facebooku,
- sposób obsługi klienta (możesz np. zaprojektować jedno zdanie, które będziesz powtarzał klientowi po wykonaniu usługi, a które będzie wzmacniać emocje, o których mowa w punkcie 3).
Po trzecie, zarządzaj finansami w oparciu o budżet
Budżet być może kojarzy Ci się z budżetem państwa lub gminy. Mam tu jednak na myśli tzw. zarządczy rachunek wyników, który pozwala zapanować nad finansami.
Czasami słyszę, że od finansów to jest księgowa. Niestety księgowa nie wyręczy Cię w zarządzeniu finansami. Księgowa musi się stosować do ustawy o rachunkowości, ustalić wynik finansowy i naliczyć podatek. Jej zadaniem nie jest zarządzanie pieniędzmi. O to musisz zadbać sam. Sprawozdania finansowe generowane przez księgowość nie wystarczają, bo nie dostarczają potrzebnych informacji np.
- Jaka jest średnia generowana przez firmę marża?
- Jaki jest wynik wynikający z core biznesu (głównej działalności firmy), a jaki z innych źródeł?
- Które produkty / oferty generują jakie marże i jaką sprzedaż?
- Jak mają się osiągane wyniki do założeń budżetowych (planów)?
Dobrym narzędziem niwelującym powyższe problemy jest budżet (zarządczy rachunek wyników). Pokazuje on źródła tworzenia sprzedaży i wysokość generowanych marż, pozwala ustalić realną zdolność firmy do zarabiania pieniędzy oraz informuje, na których produktach zarabiamy najwięcej, a z których możemy bez strachu zrezygnować.
Więcej o budżecie w firmie usługowej znajdziesz tutaj.
| Jeśli szukasz sprawdzonych informacji nt. funkcjonowania spółdzielni, to polecam Twojej uwadze książkę “Spółdzielczość socjalna. Poradnik skrajnie praktyczny“. Do 19 maja 2019 r. można kupić V wydanie (aktualnie, rozszerzone i poprawione) w przedsprzedaży 18 zł taniej. |
Po czwarte, wykorzystuj procedury i listy sprawdzające
Wiem, wiem, brzmi strasznie, ale prawda jest taka, że na pewnym etapie rozwoju firmy nie da się przejść na wyższy poziom bez takich narzędzi. Jeśli firma zatrudnia 7-10 pracowników, to procedury i standardy są niezbędne do tego, by każdy pracownik wiedział, co ma robić i za co odpowiada, a wdrożenie nowej osoby przebiegało sprawnie i bez kłopotów.
Prawda jest też taka, że również w mniejszych firmach procedury i listy sprawdzające mogą być przydatne. W swojej firmie wykorzystuję procedury dot. np. reinstalacji systemu operacyjnego czy innych tematów, które robię od czasu do czasu (dzięki temu nie muszę za każdym razem szukać informacji, jak dany proces poprowadzić). Mam też spisaną listę zadań do zrobienia w ramach wyjazdu na szkolenia, czy przeprowadzania lustracji. Dzięki temu nie muszę się za każdym razem zastanawiać, czy zrobiłem już wszystko, co trzeba było.
W pakiecie „Prawo w spółdzielni socjalnej. Niezbędnik praktyka” znajdziesz z kolei np. procedurę zwoływania walnego zgromadzenia, czy listę sprawdzającą wykonanie obowiązków zarządu przy rozpoczynaniu działalności gospodarczej.
Więcej informacji o wykorzystaniu procedur i standardów w biznesie znajdziesz pod tym linkiem.
Po piąte, planuj i wdrażaj działania marketingowe z wykorzystaniem logiki lejków sprzedażowych
Lejek sprzedażowy to kilkuetapowy proces, przez który przechodzą potencjalni klienci – od zainteresowania ofertą, do zakupu i obsługi posprzedażowej. Chodzi w tym o to, by poprowadzić potencjalnego klienta przez poszczególne etapy:
- Znam.
- Lubię.
- Ufam.
- Kupuję.
- Kupuję częściej i więcej.
Wykorzystanie logiki lejków sprzedażowych pozwala na zwrócenie uwagi na kilka ważnych elementów istotnych dla prowadzenia biznesu, np.:
- dobranie działań marketingowych na każdym etapie lejka sprzedażowego (np. inne komunikaty / reklamy / metody, dla kogoś, kto jeszcze nic od nas nie kupił, inne dla naszych klientów),
- uwzględnienie w ofercie prostych produktów, które pozwalają nas wypróbować,
- zapewnienie dopływu nowych osób na każdym etapie lejka sprzedażowego,
- mierzenie skuteczności, poprzez weryfikację jaki odsetek klientów przechodzi w dół lejka i jednoczesne dążenie do tego, aby ten odsetek zwiększać.
Więcej o lejku sprzedażowym możesz posłuchać / poczytać tutaj.
To tyle nt. narzędzi, które pozwolą Ci przenieść biznes w spółdzielni na wyższy poziom. Nie jest to proste, ani banalne, ale na pewno może być skuteczne. Jeśli będziesz szukał wsparcia we wdrożeniu któregoś z powyższych rozwiązań, skieruj swoje kroki w pierwszej kolejności do Ośrodka Wsparcia Ekonomii Społecznej.
Jeśli interesuje Cię rozwinięcie któregoś z powyższych narzędzi w kontekście spółdzielni socjalnej lub szerzej biznesu społecznego, daj mi znać lub skomentuj poniżej.
