Jak przechowywać dokumentację spółdzielni, by w przyszłości nie mieć kłopotów

W ciągu ostatnich kilku tygodni przeglądałem dokumentację kilku spółdzielni socjalnych. Skłoniło mnie to do refleksji w temacie: jak najlepiej uporządkować i przechowywać dokumentację spółdzielni, by łatwo i szybko można było dotrzeć do potrzebnych rzeczy. Większość uwag będzie miała charakter techniczny, a część będzie wynikać z uwarunkowań prawnych.

Po pierwsze, trzeba mieć co przechowywać

O tym, jakie dokumenty powinny być w każdej spółdzielni już kiedyś pisałem.

Dodam jeszcze, że w tym wpisie najbardziej skupię się na dokumentacji z pracy organów spółdzielni, z którą np. w ramach lustracji mam największy kontakt. W praktyce w spółdzielniach różnie bywa z ilością i jakością dokumentów. Zdarzają się sytuacje, w których np. w ogóle nie ma dokumentacji z pracy zarządu, mimo że statut zobowiązuje zarząd do posiedzeń, np. raz na kwartał.

Po drugie, przygotuj oddzielne segregatory lub zakładki na dokumentację dot. poszczególnych organów

Wyjątkowo często zdarza się, że dokumentacja walnego zgromadzenia, zarządu i rady nadzorczej znajduje się w jednym segregatorze i ułożona jest chronologicznie. Aby dotrzeć np. do protokołu z konkretnego walnego, trzeba przejrzeć po drodze protokoły z zarządu i rady nadzorczej. Strata czasu.

Moim zdaniem warto więc dokumentacje poszczególnych organów przechowywać oddzielnie (może być w jednym segregatorze, ale oddzielona zakładkami / przekładkami).

Po trzecie, unikaj koszulek na dokumenty

Wiem, że jest to mocno subiektywne. Znam osoby, które są fanami koszulek i nic je nie przekona do innej postawy. Dlaczego ja uważam inaczej? Pamiętam, że gdy przygotowywałem dokumentację swojej spółdzielni do archiwizacji, to jedną z mocno kłopotliwych rzeczy była konieczność wyciągania każdego dokumentu z koszulki. Ponownie strata czasu.

Gdy prowadzę lustrację to często spotykam się z tym, że np. dokumentacja z jednego walnego zgromadzenia znajduje się w jednej koszulce. Żeby teraz coś na szybko znaleźć i sprawdzić, trzeba wyciągnąć dokumenty z koszulki i potem je tam schować. Jeśli jest potrzeba, by zrobić to ponownie, to całość operacji znowu składa się z tych samych działań. Staje się to mocno irytujące, zwłaszcza jeśli nie jesteś pewny, w której koszulce szukać.

Być może uznasz, że jest to mało istotna rzecz. Z drugiej strony jest to irytujące i spowalnia pracę – utrudnia znalezienie czegoś.

Po czwarte, ogranicz liczbę egzemplarzy poszczególnych dokumentów

Spotykam się czasami z sytuacją, że w dokumentacji spółdzielni znajduje się kilka kompletów tych samych dokumentów (np. z jednego walnego są 3 komplety tych samych dokumentów, oczywiście każdy w oddzielnej koszulce ?). Czasami jeszcze niektóre są podpisane, a inne nie. Naprawdę szkoda na to papieru. Zrób lepiej jeden egzemplarz, dopilnuj podpisów, a jeśli bardzo chcesz mieć kopię, to zrób skan.

Oczywiście są sytuacje, gdy tych egzemplarzy trzeba zrobić więcej, bo np. jeden idzie do sądu. Wtedy dopilnuj, by został zrobiony jeden egzemplarz na potrzeby spółdzielni.

Po piąte, zadbaj o podpisy i parafki

Przygotowany i wydrukowany dokument, który jest bez podpisu to żaden dokument (zdarza się, że np. na pytanie o politykę rachunkowości dostaję w ramach lustracji wydruk nieopatrzony żadnymi podpisami, nie mówiąc już o przyjęciu go w formie uchwały zarządu). Zadbaj więc o to, by właściwe osoby podpisały dokumenty.

Jeśli mówimy o dokumentacji z walnego zgromadzenia, to będzie to przewodniczący i sekretarz zebrania (podpisy na uchwałach i protokole, parafki na wszystkich stronach protokołu).

Jeśli mówimy o pracy zarząd, to będą to podpisy wszystkich członków zarządu obecnych na posiedzeniu.

Warto też pamiętać, że nie powinniśmy przerabiać lub skreślać tekstu znajdującego się na podpisanym wydruku. A jeśli już musimy to zrobić, to konieczne jest zostawienie podpisu, względnie parafki i opatrzenie tego datą.

Po szóste, pamiętaj o warunkach przechowywania dokumentów

Mam tutaj na myśli zwłaszcza dokumentację związaną z pracownikami (w szczególności akta osobowe). Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Rodziny, Pracy I Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (a dokładniej z § 8): „Pracodawca zapewnia odpowiednie warunki zabezpieczające dokumentację pracowniczą prowadzoną i przechowywaną w postaci papierowej przed zniszczeniem, uszkodzeniem lub utratą i dostępem osób nieupoważnionych, w szczególności przez zapewnienie w pomieszczeniu, w którym przechowywana jest dokumentacja pracownicza, odpowiedniej wilgotności, temperatury i zabezpieczenie tego pomieszczenia przed dostępem osób nieupoważnionych”.

Godne uwagi jest zwłaszcza to, że od tego roku do wszystkich pracodawców odniesiono normy stosowane wobec profesjonalnych archiwów. Przykładowo pracodawca powinien wiedzieć
w jakiej temperaturze przechowywane są akta pracownicze, oraz jaka jest wilgotność otaczającego je powietrza. Warto o tym pamiętać, jeśli akta osobowe przechowywane są w siedzibie spółdzielni.

Dodam jeszcze, że kodeks pracy za pozostawianie dokumentacji pracowniczej w warunkach grożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przewiduje karę grzywny od 1 000 do 30 000 zł (dla dociekliwych: art. 281 §1 pkt. 7 kodeksu pracy).

Jeśli z kolei chodzi o dokumenty księgowe, to zgodnie z ustawą o rachunkowości (dla dociekliwych: art. 71 ust. 1 ww. ustawy) należy je przechowywać w należyty sposób i chronić przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym rozpowszechnianiem, uszkodzeniem lub zniszczeniem

To tyle nt. zasad przechowywania dokumentacji w spółdzielni socjalnej. Jeśli uznasz wpis za wartościowy, zachęcam do jego upowszechniania. A jeśli chcesz coś dodać, to też jest to mile widziane.