Jak przebiega lustracja w spółdzielni socjalnej?

Dzisiaj przyjrzymy się bliżej lustracji w spółdzielni socjalnej. Przybliżę Ci, jak w praktyce wygląda lustracja w spółdzielni socjalnej oraz czego można się spodziewać podczas jej przebiegu.

Wniosek spółdzielni i umowa jako warunek rozpoczęcia lustracji

Na początek przypominam, że lustracja odbywa się na wniosek spółdzielni. Pierwszym krokiem będzie złożenie stosownego wniosku do Ogólnopolskiego Związku Rewizyjnego Spółdzielni Socjalnych (wniosek można pobrać tutaj) lub Krajowej Rady Spółdzielczej (na ich stronie nie znalazłem wniosku, ale można posłużyć się wnioskiem OZRSS). To są dwie organizacje, które najczęściej dokonują lustracji w spółdzielni socjalnej. One wyznaczają też lustratorów, którzy faktycznie wykonują czynności lustracyjne.

Po złożeniu wniosków następuje wycena lustracji, wyznaczenie lustratora lub lustratorów oraz podpisanie stosownej umowy między spółdzielnią, a podmiotem zarządzającym lustrację (OZRSS lub Krajowa Rada Spółdzielcza).

Etap #1 Przygotowania do czynności lustracyjnych

Przygotowania dotyczą zarówno spółdzielni, jak i lustratora.

Spółdzielnia z reguły stara się uporządkować dokumentację oraz uzupełnić ewentualne braki. Nie zawsze jest to możliwe lub proste. Czasami jest tak, że spółdzielcy są na tyle obciążeniu bieżącą pracą, że kwestia dokumentacji jest odłożona nieco na bok, a czasami nie dysponują wiedzą pozwalającą na pełną weryfikację dokumentacji. W tym ostatnim przypadku polecam publikację pod moją redakcją: „Jak przygotować spółdzielnię socjalną do lustracji?”.

Jeśli chodzi o czynności przygotowawcze lustratora, to w moim przypadku są to zwykle następujące rzeczy:

  • wysłanie do spółdzielni listy dokumentów, które będą potrzebne w pierwszej kolejności podczas lustracji,
    weryfikacja w bazie Krajowego Rejestru Sądowego danych spółdzielni, w tym osób uprawnionych do reprezentacji, sprawdzenie, czy spółdzielnia zmieniała statut, czy złożyła sprawozdania finansowe za poprzednie lata prowadzenia działalności, 
  • weryfikacja statutu spółdzielni pod kątem zgodności z przepisami prawa, ale również wewnętrznej spójności oraz rozwiązań organizacyjnych przyjętych w konkretnej spółdzielni.

Powyższe rzeczy pozwalają już dokonać pierwszych ustaleń lustracyjnych (np. niezgodności statutu z ustawą prawo spółdzielcze lub ustawą o spółdzielniach socjalnych) oraz dają wyobrażenie nt. sposobu funkcjonowania spółdzielni.

Etap #2 Pierwsze 10 minut lustracji, czyli sprawy organizacyjne i formalne

Z reguły jest to najbardziej stresujący moment w całym procesie 😊 Po przybyciu do siedziby spółdzielni (oczywiście data czynności lustracyjnych na miejscu jest wcześniej ustalana z zarządem spółdzielni) lustrator informuje kierownika o rozpoczęciu czynności lustracyjnych. Przy pierwszym kontakcie lustrator powinien okazać upoważnienie (wystawione przez podmiot zarządzający lustrację). Przyznam jednak szczerze, że zdarza mi się o tym zapominać – zawsze jednak spółdzielnia może się upomnieć o takie upoważnienie (zwłaszcza w erze RODO).

Następnie:

  • lustrator ustala z kierownikiem spółdzielni sprawy organizacyjne, np. do której godziny będzie w siedzibie spółdzielni, w jaki sposób pracownicy spółdzielni zostaną poinformowani o rozpoczęciu lustracji i miejscu pracy lustratora, terminy, w których niezbędna będzie obecność poszczególnych pracowników (jeśli taka sytuacja będzie miała miejsce), ustalenie, czy będzie potrzeba prowadzenia lustracji w dniach wolnych od pracy lub poza godzinami pracy,
  • lustrator zawiadamia przewodniczącego rady nadzorczej o swoim przybyciu do spółdzielni:
    • bezpośrednio lub za pośrednictwem zarządu,
    • informuje o zakresie lustracji,
    • uzgadnia formy i zakres współdziałania oraz uczestnictwa rady nadzorczej w czasie lustracji.

W przypadku spółdzielni socjalnej często nie ma rady nadzorczej, więc lustrator informuje członków spółdzielni o rozpoczęciu lustracji.

Uwaga: Zamiast poprawiać, najlepiej od początku zrobić wszystko, by dokumentacja spółdzielni socjalnej była prowadzona zgodnie z prawem. Dlatego polecam Twojej uwadze pakiet „Prawo w spółdzielni socjalnej. Niezbędnik praktyka„. Trwa redakcja III wydania Niezbędnika, a przedsprzedaż zacznie się już w listopadzie. Jeśli chcesz dostać info o przedsprzedaży (na pewno będą korzystniejsze warunku zakupu), daj mi znać (wystarczy w treści wpisać przedsprzedaż)!

Etap #3 Rozpoczęcie i prowadzenie czynności lustracyjnych

Z reguły pierwszą rzeczą, jaką wykonuje lustrator jest zapoznanie się z protokołami z poprzednich kontroli i poprzedniej lustracji. Lustrator zwróci szczególną uwagę, czy wnioski i zalecenia pokontrolne zostały wykonane.

Drugą czynnością, w moim przypadku, jest poproszenie o dokumenty założycielskie spółdzielni oraz dokumentację z pracy organów statutowych spółdzielni. Następnie weryfikuję kompletność dokumentacji i zgodność podejmowanych uchwał (zakresu i trybu) z przepisami prawa.

Potem dokonuję kolejnych ustaleń lustracyjnych zgodnie z zakresem tematycznym lustracji.

Warto zdawać sobie sprawę, że:

  • lustrację przeprowadza się w siedzibie spółdzielni oraz w miejscu wykonywania jej zadań w godzinach jej pracy, w taki sposób, aby nie utrudniać pracownikom lustrowanej spółdzielni realizacji bieżących zadań,
  • można dokonywać ustaleń również w innych pomieszczeniach lub innych terminach po uprzednim uzgodnieniu z zarządem spółdzielni (nie dot. porządkowania dokonanych ustaleń i sporządzania protokołu lustracji – z reguły lustrator wykonuje to poza siedzibą spółdzielni).

Etap #4 Protokół z czynności lustracyjnych

Lustracja kończy się zawsze przygotowaniem protokołu. To jest najważniejszy dokument, w którym pojawiają się wszystkie ustalenia lustracyjne (opis co zostało sprawdzone, w jaki sposób i jakie wnioski stąd wynikają).

Protokół z lustracji zawiera:

  • informacje wstępne (np. nazwa spółdzielni, dane osobowe członków zarządu),
  • ustalenia lustracji, a w szczególności dane dające podstawę do postawienia wniosków i wykonaniu wniosków otrzymanych w wyniku poprzedniej lustracji,
  • informacje o stanie rozrachunków z tytułu należnych KRS (ew. związkowi rewizyjnemu) składek,
  • protokół ze sprawdzenia sporządzonego rocznego sprawozdania finansowego spółdzielni w przypadku nie badania go obligatoryjnie corocznie w trybie określonym art. 64 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości,
  • informacje końcowe (wykaz załączników, data podpisania protokołu przez Zarząd, potwierdzenie odbioru protokołu),
  • parafy lustratora i członków na każdej stronie protokołu,
  • wzmiankę o poinformowaniu zarządu spółdzielni/związku o prawie zgłoszenia zastrzeżeń oraz o stosunku zajętym wobec nich przez lustratora,
  • klauzulę końcową zawierającą stwierdzenie, że protokół został sporządzony w 2 lub 3 (w przypadku, gdy w spółdzielni jest rada nadzorcza) jednobrzmiących egzemplarzach oraz informację o przysługującym lustrowanemu podmiotowi prawie złożenia zastrzeżeń,
  • wzmiankę o poinformowaniu zarządu spółdzielni / związku o prawie odmowy podpisania protokołu.

Dodam jeszcze, że przygotowanie protokołu następuje maksymalnie po 14 dniach od zakończenia lustracji, a zarząd ma możliwość wniesienia zastrzeżeń po 7 dniach od podpisania protokołu. Jeśli interesuje Cię kwestia działań nietypowych, np. gdy zarząd odmawia podpisania protokołu, to polecam Instrukcję organizacji spółdzielczych.

Etap #5 Postępowania polustracyjne

Postępowanie polustracyjne to proces ukierunkowany na wdrożenie wniosków polustracyjnych.

W ramach tego etapu następuje:

  • przekazanie wniosków
    • zarządzający lustrację sporządza na podstawie protokołu lustracji syntezę ustaleń lustracji oraz wnioski polustracyjne,
    • przekazuje je radzie nadzorczej i zarządowi w terminie 30 dni od zakończenia badań lustracyjnych,
  • tzw. narada polustracyjna, czyli:
    • zorganizowanie posiedzenia rady nadzorczej w celu przedstawienia wyników lustracji oraz wniosków polustracyjnych,
    • w posiedzeniu uczestniczą członkowie zarządu i inne osoby zaproszone przez radę nadzorczą,
    • nie później niż 30 dni licząc od dnia zakończenia lustracji,
  • przedstawienie wniosków na walnym zgromadzeniu spółdzielni:
    • zarząd spółdzielni zamieszcza w porządku obrad najbliższego walnego zgromadzenia przedstawienie informacji o wnioskach polustracyjnych,
    • wnioski przedstawiane są przez radę nadzorczą (ew. przez członka spółdzielni upoważnionego przez walne zgromadzenie, w najgorszym razie przez zarząd),
  • ponadto zarząd obowiązany jest:
    • corocznie przekazywać podmiotowi zarządzającemu lustrację i walnemu zgromadzeniu informację o realizacji wniosków polustracyjnych,
    • na żądanie członków spółdzielni udostępnić mu do wglądu protokół lustracji oraz wnioski polustracyjne i informację o ich realizacji.

To tyle nt. procesu lustracji w spółdzielni socjalnej. Jeśli masz pytania, nie wahaj się je zadać. Jeśli chcesz podzielić się doświadczeniem z lustracji w Twojej spółdzielni, to jest to bardzo mile widziane.

Etykiety:

Brak komentarzy.

Dodaj komentarz

Zabezpieczenie antyspamowe *