Dzisiaj przyjrzymy się wybranym zasadom zarządzania spółdzielnią socjalną. Szczególny nacisk położyłem na początkowy etap prac, gdyż wtedy kształtują się nawyki i zachowania, które będą miały wpływ na dalszą działalność spółdzielni. Nie ograniczymy się jednak tylko do spółdzielni rozpoczynających działalność. Oto zasady zarządzania spółdzielnią socjalną, którymi powinieneś się kierować od samego początku.
Dbaj o aktywność i zaangażowane członków
Oznacza to, że warto (najlepiej w krótkim czasie po podjęciu decyzji o założeniu spółdzielni) zastanowić się, kto wejdzie w skład zarządu. Moim zdaniem najlepiej jest przeprowadzić wstępne wybory do zarządu, nawet jeśli zebranie założycielskie będzie za kilka tygodni lub kilka miesięcy. Proces zakładania spółdzielni socjalnej trwa z reguły na tyle długo (zwłaszcza jeśli korzystamy z dotacji), że nie możemy sobie pozwolić na marnowanie tego czasu. Już na etapie przygotowań powinniśmy dążyć do:
- wypracowania zasad współpracy w grupie, sposobów podziału zadań i egzekwowania ustaleń,
- aktywnego szukania zleceń i kontaktu z klientem.
Na tym etapie jest do zrobienia wiele pracy i nie ma powodu, by tylko 1 lub 2 osoby wykonywały te zadania, skoro jest np. pięciu założycieli. Oczywiście nie wszyscy będą w stanie np. przygotowywać biznes plan lub jego większe fragmenty, jednak na pewno część zadań będą w stanie wykonać wszyscy spółdzielcy. Dotyczy to np. przygotowania informacji przydatnych przy pisaniu biznes planu, w szczególności:
- badania konkurencji, w tym analizy cen i jakości obsługi,
- przygotowanie listy zakupów inwestycyjnych i szczegółowych parametrów poszczególnych sprzętów,
- weryfikacji kosztów inwestycyjnych czy planowanych kosztów bieżących,
- przygotowania opisu swojego doświadczenia i kwalifikacji zawodowych.
Jednego powinieneś być pewien: sam nie jesteś w stanie uzyskać efektu, który spółdzielnia może osiągnąć przy pełnym zaangażowaniu i aktywności członków. Dlatego motywuj i podsycaj to zaangażowanie.
Jeśli z kolei przygotowujesz się do roli członka zarządu w spółdzielni socjalnej założonej przez osoby prawne, to zadbaj przynajmniej o jawność interesów poszczególnych założycieli oraz o ustalenie zasad wymiany informacji.
Buduj rozsądną świadomość członkostwa w spółdzielni i poczucia współwłasności
Staraj się rozgraniczać kompetencje i decyzje związane z bieżącym zarządzaniem (zadanie zarządu) od tych najważniejszych przypisanych do walnego zgromadzenia. Zadbaj jednocześnie o to, by członkowie spółdzielni wiedzieli, co się dzieje i jakie działania są realizowane przez zarząd. Niezbędne będą w tym zakresie regularne spotkania i przywiązanie dużej wagi do przepływu informacji.
Dbaj o wzajemne zaufanie i o zaufanie do zarządu. Jak to zrobić? Najprościej zacząć od siebie i być godnym zaufania :), czyli m.in. trzymać się ustaleń, dotrzymywać słowa, być wiarygodnym i w odniesieniu do członków spółdzielni – przewidywalnym.
Dbaj o marketing
Rozpoczęcie szukania klientów po zarejestrowaniu spółdzielni lub (tym bardziej) zakończeniu remontu lokalu (który, jak już kiedyś pisałem, prawie zawsze trwa trochę dłużej niż się zakłada i kosztuje nieco więcej), to z reguły rozwiązanie najgorsze z możliwych. Zastanów się, co możesz zrobić dla klientów, zanim faktycznie ruszy spółdzielnia. Być może będziesz w stanie np.:
- przeprowadzić szereg rozmów z klientami szukając zrozumienia istoty ich problemu i potrzeb,
- dotrzeć do potencjalnych klientów (np. przez w/w rozmowy i bezpłatny fan page na Facebooku) i przygotować listę osób zainteresowanych ofertą (takie rozwiązanie z reguły stosowane są w żłobkach czy przedszkolach),
- przygotować produkt w okrojonej wersji i przeprowadzić testową sprzedaż,
- wypracować ciekawe treści, poradniki, instrukcje rozwiązujące konkretny problem klienta w kontekście Twojej branży, co pozwoli pokazać, że znasz się na tym co robisz i pozycjonuje Cię na eksperta.
Jasne, że to wszystko wymaga zaangażowania i wysiłku, ale minimalizując wysiłek na etapie zakładania, w zasadzie skazujesz się na porażkę.
Słuchaj swoich klientów
Powinieneś nauczyć się słuchać swoich klientów. Ostatecznie, to właśnie oni płacą rachunki Twojej spółdzielni, w tym Twoje wynagrodzenie. Słuchaj i wyciągaj wnioski. Nie chodzi mi o to, by przywiązywać ogromną wagę do pojedynczej opinii, ale chodzi o to, by zawsze reagować (np. prosić i dziękować za opinię) i wyciągać z nich wnioski.
Zadbaj o to, by być w kontakcie ze swoimi klientami. Zbieraj od nich dane (tel., e-mail) i w rozsądny (nienachalny) sposób podtrzymuj kontakt i relacje.
Ostatnio skończył mi się eko groszek. Chciałem zamówić go w tej samej firmie, co ostatnio, ale wyrzuciłem ich ulotkę. Wiedziałem w jakiej miejscowości mają swoją siedzibę, więc znalazłem ich w Internecie. Aby mieć pewność, że to ta sama firma co ostatnio poświęciłem kolejnych kilka minut na znalezienie ich numeru telefonu na moim bilingu z maja. Możesz powiedzieć, że to mój problem jako klienta, a nie tej firmy. Zgadza się, ale nie każdemu klientowi będzie się chciało wykonywać tyle dodatkowych czynności (zwłaszcza, jeśli „pod nosem” będzie konkurencja, która ma porównywalną ofertę). A może warto to zrobić w taki sposób:
- prowadzić bazę klientów z danymi kontaktowymi oraz informacją nt. liczby i wielkości zamówień,
- szacować przyszłe zamówienia na bazie historii transakcji z danym klientem,
- kontaktować się z klientami kilka lub kilkanaście dni przed spodziewanym zamówieniem.
Najciekawsze jest to, że tego typu firma i tak posiada numery telefonów swoich klientów (często w taki sposób składa się kolejne zamówienia). Wymaga więc to wprowadzenia pewnego systemu (nie musi to być skomplikowany system klasy CRM, tak naprawdę wystarczy tabelka w Excelu) i regularnego uzupełniania danych.
Zalety takiego rozwiązania są co najmniej dwie:
- wyróżniamy się na rynku (na rynku dostarczycieli opału nikt nie robi takich rzeczy, przynajmniej w mojej okolicy nie słyszałem o tym),
- nie musimy czekać z założonymi rękami pod telefonem, ale możemy sami szukać możliwości kolejnych transakcji.
Kontroluj finanse
Musisz też dbać o przepływy finansowe w firmie. Kontroluj więc koszty i przychody. O płynności finansowej pisałem tutaj.
Ale to nie wszystko…
Jeśli interesuje Cię temat zarządzania spółdzielnią socjalną, zachęcam do pobrania darmowego raportu, który znajdziesz tutaj.
Dowiesz się z niego m.in.:
- jakich jest 9 najczęstszych przyczyn problemów spółdzielni socjalnych,
- co składa się na 5 fundamentów sprawnego zarządzania spółdzielnią socjalną,
- dlaczego uchwały ok. 50% walnych zgromadzeń w spółdzielniach socjalnych mogą zostać zakwestionowane.
To tyle nt. zarządzania spółdzielnią socjalną w tym wpisie. Tradycyjnie zachęcam do dzielenia się swoim doświadczeniem poprzez komentowanie poniżej.
