Dzisiaj skupimy się na kwestii wymogów, które trzeba spełnić rozpoczynając działalność gospodarczą w formie spółdzielni socjalnej. Załóżmy, że Twoja spółdzielnia została już wpisana do KRS, a numery NIP i REGON są w drodze. O czym trzeba pamiętać na tym etapie? Jeśli prowadzisz już spółdzielnię, sprawdź czy nic Ci nie umknęło.
1. Podstawowe wymogi związane z zatrudnianiem pracowników.
Jeśli spółdzielnia będzie od początku zatrudniać członków na umowy o pracę lub spółdzielcze umowy o pracę należy pamiętać minimum o:
- skompletowaniu dokumentacji pracowniczej i założeniu teczek osobowych zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28.05.1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika; tutaj często zapomina się o konieczności zgromadzenia oświadczeń pracownika m.in. o: zapoznaniu się z przepisami i zasadami dotyczącymi bezpieczeństwa i higieny pracy, obowiązującej pracownika dobowej i tygodniowej normie czasu pracy, częstotliwości wypłat wynagrodzenia za pracę, wymiarze przysługującego pracownikowi urlopu wypoczynkowego, obowiązującej pracownika długości okresu wypowiedzenia umowy o pracę,
- przygotowaniu oceny ryzyka zawodowego, czyli dokonanie analizy tego, co się może stać pracownikom na poszczególnych stanowiskach pracy, a co negatywnie może wpłynąć na ich zdrowie; więcej informacji można znaleźć na stronie Państwowej Inspekcji Pracy; najprościej zlecić to osobie, która specjalizuje się w BHP; nie zawsze bowiem przygotowanie tej oceny będzie proste (zwłaszcza przy nieco skomplikowanych przedsięwzięciach),
- wyznaczeniu osoby odpowiedzialnej za ppoż i udzielanie pierwszej pomocy i przekazanie informacji w tym zakresie wszystkim pracownikom (zgodnie z art. 2071 kodeksu pracy),
- zorganizowaniu szkolenia wstępnego BHP dla pracowników oraz szkolenia BHP dla osób kierujących pracownikami (na koszt pracodawcy i w godzinach pracy),
- zorganizowaniu wstępnych badań lekarskich (na koszt pracodawcy i w godzinach pracy)
2. Zagadnienia finansowo księgowe:
- przygotowanie polityki rachunkowości (zgodnie z art. 10 ustawy o rachunkowości),
- przygotowanie zasad prowadzenia kasy (warto to zrobić zwłaszcza wtedy, gdy spółdzielnia korzysta z dotacji i w obrocie gotówkowym mogą pojawić się stosunkowo duże kwoty),
- kasa fiskalna (w przypadku firm rozpoczynających działalność obowiązek posiadania kasy fiskalnej pojawi się, jeśli sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych przekroczy 20 tys. zł w ciągu roku, choć są od tego wyjątki; warto też wiedzieć, że w przypadku rozpoczęcia działalności w ciągu roku limit powyższy liczony jest proporcjonalnie do liczby miesięcy, czyli przy rozpoczęciu działalności 1 lipca wynosi on 10 tys. zł; o szczegółach w tym zakresie stanowi: ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług oraz Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 14 marca 2013 r. w sprawie kas rejestrujących).
3. Wymogi wynikające ze specyfiki spółdzielni; np.:
- przygotowanie regulaminów wewnętrznych, jeśli taki obowiązek wynika ze statutu spółdzielni,
- prowadzenie rejestru członków (zgodnie z prawem spółdzielczym jest to obowiązek zarządu).
4. Inne; np.:
- zgłoszenie się jako płatnik podatku VAT (jeśli chcemy lub musimy odliczać podatek VAT) przed wykonaniem pierwszej czynności sprzedaży,
- mogą to być również specyficzne wymogi związane z rodzajem działalności, jak np. uzyskanie zgody SANEPID-u (gastronomia) czy wpisu do rejestru organizatorów turystyki i pośredników turystycznych (np. w przypadku organizowania imprez turystycznych).
Jako ciekawostkę dodam, że od 17 stycznia 2013 r, w związku ze zmianą kodeksu pracy, nie ma obowiązku zgłaszania faktu zatrudnienia pracowników do inspektora pracy i inspektora sanitarnego (będą oni otrzymywać informację o tym fakcie z innych źródeł np. ZUS).
To tyle na temat działań niezbędnych do rozpoczęcia działalności gospodarczej przez spółdzielnię. Jeśli uważasz, że powyższy wykaz powinien być uzupełniony o inne zadania, to zachęcam do dzielenia się swoimi spostrzeżeniami w formie komentarzy.
